供应商的选择与组织

6．3　供应商的选择与组织

会展业的基础之一是团队协作的理念，如果没有各个相关行业的配合和贡献，会展经理人就不可能成功地举办一个大型活动。而在会展经理人的团队中，有一个重要成员便是综合服务承办商。在美国，服务供应商业务的崛起印证了会展业的成长与发展。综合服务承包商和会展经理人之间的关系可以说是相互依存的。服务承包商在筹办活动的整个过程中是一个重要的角色。在很多方面，服务提供商被认为是精心管理的、高质量的而且是多能的智囊团。承包商所要完成的许多工作是耗费脑力的，而这些工作本身又事关大型活动本身的效益。因此，选择合适的服务供应商就显得尤为重要。为了选择一个合适的服务供应商，需要对自身的活动有详细的了解，对可选的服务供应商作一个评估，同时要对如何促进活动和承办商顺畅的合作具有敏锐意识。

作为活动的经理人，一旦你意识到活动需要服务，在选择服务承包商的过程中，你需要问自己几个问题：

①活动中有什么工作和服务是需要服务提供商来帮助完成的？正如前述，大型活动的主办方往往自己没有这么多的人力、物力、财力来完成所有的活动任务，因此有必要借助于外界的力量，整合组织内外的资源，共同致力于活动的组织与管理。

②哪些可供选择的服务提供商可以胜任这些工作，谁又是最合适的服务供应商？

③业主、主办方、活动参加者以及其他利益相关者是否会赞同你的选择？

④所选的服务供应商是否真的能够使活动的运营工作更加顺畅？

⑤所选的服务供应商提供的服务是否在活动的预算范围之内，是否会影响活动的整个预算？

6．3．1　供应商选择的标准

这里有7个选择服务供应商的标准，包括个人经验、可用性、有无推荐和声誉、对场地的熟悉情况、现有资源、成本以及行业联系。

显而易见，如果有原先的合作经历，活动经理可以以自己的经验作出判断，一个重要的问题是看中的服务供应商在预定的时间表上是否能在活动期间提供服务，而没有与其他活动冲突。供应商必须要有足够的资源来为活动提供专业的服务。此外，这些服务的成本也是影响决策的因素。为了保持出色的业务表现，许多有经验的活动经理人，尤其是一些长期举办的活动项目，他们会以一到三年为周期提供一次服务，尽管他们之间已经建立了良好的业务联系。这样做的目的是为了使账单与行业价格相一致，同时也对双方的关系做一个评估。地理位置是否方便在今天已经不是一个大问题，因为许多服务供应商能够在任何需要的地方开展业务。大型的服务供应商可能在多个地区设有办事处、设施或代理人，还有一些服务供应商有着国际业务联系。必须认识到行业内的成功正是能力的表现，而在多个地区开展业务也正是服务供应商成功的一个方面。

在当前服务供应商之间竞争日益激烈的情况下，许多活动经理人通过招标为当地和国内的服务供应商提供了平等的竞争机会。通常，如果与大型的国际性的服务供应企业签订了合同，就等于终止了与地方公司的关系。同时，无论是当地公司，还是区域性或者国际性服务承包公司，对其进行一番调查研究是非常有意义的。

如果没有原先的合作关系，活动经理人可以通过现场观察服务供应商的服务操作来获得反馈。如果活动经理人与活动供应商之间之前有着良好的关系而此承包商目前没有成交其他业务，那么这便是你们合作的开端。此外，还可以从其他活动主办者那里获得对某些服务供应商公正的评价和推荐。

其次，活动的参加者也是非常好的反馈来源。诸如奥运会等大型体育项目，运动员是服务的客体，运动员对某项服务的反馈也可以成为大型活动主办者挑选服务供应商的重要标准。通过集合访谈或者是电话采访可以从活动参加者的角度来观察服务承包商。

还有一个可用资源是当地的会展局（CVB），很可惜的是国内正式的会展局和真正发挥作用的会展行业协会很少。

在选择服务供应商的过程中，也不能过分强调专业化，因此在会展服务承包商协会（ESCA）的成员中寻找服务供应商业是明智之举。名录上的服务供应商不仅遵守行业的道德规范，而且还经常参加一些培训会议，与该领域的最新发展趋势保持一致，这样的话可以减少活动经理人在选择服务承包商过程中的担心。利用会展服务承包协会的另一个好处是许多专业性的承包商也是其会员。除此之外，还可以在国际会展管理协会（IAEM）的会员名单上找到专业的服务供应商。

无论是出席国际会展管理协会的国际会议还是地方性会议，都可以结识到许多服务承包商的代理人。事实上，在一个竞争激烈的行业内，利用行业网络和同行关系是非常关键的。利用会展服务承包商协会、国际会展管理协会和当地的会展旅游局的信息资源，活动经理在寻找合适的综合服务供应商候选人时不应该再存在多大困难，真正的注意力应该集中在如何决定哪个承包商才是最适合活动的。活动产业是人与人之间的交流，其要义在于活动的主办方要能与帮助实现自己活动目标的组织或者个人建立和谐的关系。所选的服务供应商应该成为活动的主办者在活动前、活动中、活动后的左右手。因此，选择合适的对象成为活动的服务供应商至关重要，这个组织必须是主办者能够并且乐意授权，能够对组织提供帮助，与组织能够建立长时间的信任关系的商家。

挑选一个合适的服务供应商还需要对某些无形品质作出评估，例如：富有创意；乐于提供专业意见；具备团队合作性；有积极主动的精神和坚持不懈的服务意识；作为代表、咨询顾问、助手、管理者和问题的解决者，有良好的人际沟通能力。

活动的主办方对于服务供应商决策的自信对于发展双方的关系来说也是非常重要的，如果服务供应商能够始终以真诚的态度对待活动的管理团队，那么活动的主办方已经成功了一半。

6．3．2　供应商的组织

1）招、投标

写一份招标文件有若干种方法，但是下列信息是必须包括在内的：

（1）背景和需求界定（组织背景和项目范围）

①活动背景，包括相关的数据信息；

②需求/问题陈述——为什么需要助手；

③项目目标——希望完成什么；

④项目范围（具体要求）——希望服务承包商提供哪些服务；

⑤双方合作领域，即活动主办者希望如何建立关系。

（2）投标要求

①组织背景；

②项目负责人及其相关资历；

③活动的优势及特色；

④保险范围；

⑤服务/项目管理手段概述；

⑥其他服务；

⑦费用控制。

（3）时间表和进程

选择服务供应商的时间表和进程安排（何时选择服务供应商，如何选择以及投标的最后期限）。

一旦招标文件完成，便可以正式开始服务供应商的筛选。

2）确定承包商，签订合同

通过对服务供应商投标文件的评选与审核之后，可以与服务供应商签订合同，以保证服务的质量。