三、×××集团五十周年庆典服务供方方案
1.项目概况
会议时间：10月5～7日。
会议地点：某度假酒店。
会议规模：共有200人参加此次会议，其中嘉宾100人，××集团代表100人。
活动流程：
10月5日报到入住（接机、接站），晚上安排自助餐。
10月6日上午会议，下午旅游观光，晚上安排在某饭店就餐（答谢晚宴），后赴某场馆观看演出。
10月7日上午到工厂参观，中午安排在某餐厅就餐。
10月7日下午～8日，根据要求安排送机、送站。
会议服务种类：
主办方自行承担项目：资料配备服务、部分现场会务服务。
服务供方承担项目：气氛营造服务、部分现场会务服务、旅游观光服务、全程礼仪服务。
服务供方具体工作项目：
（1）气氛营造服务——包括会议场地的外围、公共空间、会场内的气氛设计、道具制作和现场布置工作。
①索菲特世外桃源度假酒店：
酒店外广场沿路设置升空气球和彩旗
酒店门口横幅
酒店大堂背景板
签到墙
酒店大堂灯箱
酒店各个出入口、楼梯口、过道、休息室放置导向牌
②中国杭州黄龙饭店：
门口布置
大堂布置
大堂-水晶宫走道布置
晚宴背景板
晚宴休息室
（2）资料配备服务——包括会议证件、会议资料、参会指南、会议影像资料的设计和制作工作。
①设计制作各类证件（证件上注明座位编号，在会议期间对号入座；包括嘉宾证、代表证、工作证和采访证等）
②设计制作活动指南（以书册的形式，向所有与会代表提供与会议以及会议举办地有关的各种信息，指南附有消防预案、防恐预案等突发事件处理应急预案）；
③设计制作活动专用的手提袋；
④设计制作活动单页（内有活动流程、通讯录、注意事项等）。
（3）现场会务服务——包括会议车辆调度、与会代表接送、住宿餐饮安排、现场礼仪服务、专人摄影摄像等工作。
①接送服务
——10月5日，在火车站、汽车站、飞机场设置接送BUS，可在其里面挂置一些企业LOGO的吉祥物，并设置休息接待室，可供先抵达的参会人员休息。在机场出站通道和大厅出口处分别安排工作人员，在大厅同时设立工作点，确保准确、及时接到每一位来宾。同时发放单页，告知每位嘉宾在本次活动期间各自的联络人（根据要求将100位嘉宾分组，并设立联络人），其中重要嘉宾安排一对一专人接待。
——10月7日下午～8日，按班次送往飞机场、火车站、汽车站。乘坐飞机的嘉宾由贵宾通道进入。如有特殊情况，安排专车送往。
②现场服务
——协助主办方协调酒店的各项事宜；
——协助主办方报到处与会代表登记，发放房卡；
——协助主办方发放会议证件，其中会议资料及礼品提前在10月4日晚～10月5日早期间安排送至代表房间；
——协助主办方落实欢迎晚宴的各项事宜，主要负责现场布置、宾客协调、酒店配合、礼仪服务等；
——提供台签制作、资料摆放等会议细节服务（全部嘉宾安排座位编号，会议期间对号入座）；
——提供会议全程的礼仪服务；
——提供会议全程的速记服务；
——提供会议全程的摄影摄像服务（包括会议集体照的拍摄）；
——主办方需要的其他事宜。
（4）旅游观光服务——包括策划、组织和实施与会代表的旅游观光活动。
（5）全程礼仪服务。
【案例点评】
该方案对会议服务供方的职责、任务和内容进行了详细阐述，为选择供方和服务定价商洽打下了基础。
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