原则与要求

12.2　流动人员人事档案管理的体制、原则与要求

12.2.1　流动人员人事档案管理的体制

我国流动人员人事档案管理体制是在上述原则的指导下确立的，即“集中统一领导下的分级负责制”。《流动人员人事档案管理暂行规定》第四条明确指出:流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。⁽³⁾全国各地基本按照规定建立了机构。具体来说，全国的流动人员人事档案由中央组织部和人事部统一领导和管理，县级以上都有专门管理流动人员人事档案的机构，机构名称大体相同，有“人才服务中心人事档案管理处”、“人才交流中心人事档案部”、“人才交流社会服务中心”等称谓。

跨地区流动的人员人事档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

12.2.2　流动人员人事档案管理的原则

我国流动人员人事档案管理原则是“集中统一，归口管理”，即接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。这一原则是根据《中华人民共和国档案法》和《流动人员人事档案管理暂行规定》的精神确定的。《中华人民共和国档案法》规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则。《流动人员人事档案管理暂行规定》第三条指出:流动人员人事档案管理遵循集中统一、归口管理的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。同时，这一原则也是结合我国“党管干部”、“党管人才”的原则来确定的。

12.2.3　流动人员人事档案管理的要求

流动人员人事档案实行规范化管理要求，主要是指此类档案收集齐全、内容真实准确、管理科学以及检索方便。

12.2.3.1　材料收集齐全

收集工作是人事档案工作的首要环节，也是最基础的环节。档案收集整理工作直接关系到流动人员人事档案的安全和其切身利益，但目前部分档案材料存在相当数量的缺失，部分材料虽然数量上存在，但是内容单薄、缺乏连续性，无法起到有效的证明作用。例如，缺乏党团材料，因而无法证明其政治面貌，从而无法考证其思想状况。

近几年来，人才流动服务机构积极开展各种形式的人事代理业务，取得显著成效。目前，开展的人事代理业务中，很多项目就与流动人员人事档案有关。这就要求补充、调整档案内容，改变过去档案内容空洞、政治术语过多的现象;补充、调整反映当事人业绩、能力、诚信方面的材料。特别是流动人员身份的认定、出国(出境)情况、继续教育、业绩考核、职称考评、社会保险的缴纳情况以及个人在社会经济活动中的诚信记录。将上述档案收集归档，必然能为流动人员人事档案整理、利用提供基础保证。

12.2.3.2　内容真实准确

流动人员流动频繁，工作地点转移较多，尤其出现了个人私带档案的现象后，流动人员档案的真实性问题就必然成为我们关注的焦点。中组部、人事部于1996年印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》第四章第十三条中明确指出:在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。然而，随着社会主义市场经济的发展，改革开放的深入，一些人为了职称、工资的晋升、岗位考核、干部任免等需要，擅自涂改、伪造档案材料。假学历，假工龄，假成果，假奖励现象屡见不鲜。例如，山东省青岛市截至2005年年底，三年时间为66 000人出具学历验证和认证诚信调查报告，查处假学历和不良信用人员6 500余人⁽⁴⁾;上海市人才服务中心2005年提供3200份背景调查证明，有的应聘者自述的毕业年份，经核查该学校根本不存在应聘者所说的那个班。这些造假的内容不仅对于用人单位在对录用人员考核时产生不利影响，对于社会发展也有着极大的危害。因此，在实际工作中，档案的管理人员必须严格把关、提高档案质量。例如，凡所持证书必须与档案材料相对应，颁证机关在发证的同时制作一张与之对应的证明材料(如成绩单、审批表或公示文件等)，并注明该材料必须归入档案，以便证书与档案材料统一，以防虚假;凡已就业者，单位必须将形成录用通知书、劳动合同书和办理社会保险的证明材料同时进入档案，以证明该人员的工作简历。同时，流动人员档案管理部门在收集有关部门干部任免、调动、考核、培训、奖励等工作中形成的反映流动人员德、能、勤、绩的材料，尤其是流动人员本人填的履历表、自我鉴定等必须经过认真的鉴定和认证，方可整理立卷。务必确保流动人员人事档案内容的真实性。

12.2.3.3　管理科学系统

流动人员人事档案科学化管理，主要是指对其管理应采用科学组织原则和科学管理方法，如收集归档、整理鉴定、分类保管和检索利用等各个方面都不能随意进行，而应有明确的收集归档内容和归档范围，统一的整理鉴定标准和分类表格，完善的检索工具体系，切实可行的提供利用原则和措施等。在流动人员人事档案的管理问题上应注意这样几个问题。首先，组织人事部门和劳动保障部门应本着对流动人员负责的态度进行沟通和协调，明确各自的档案管理范围，尽量减少人事档案的转递次数，确保人事档案的安全性。其次，应认真贯彻执行中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及人事部《人才市场管理暂行规定》等政策法规，以政策为办事依据，采取有力措施整顿流动人员人事档案管理中出现的混乱现象。再次，应制定统一规范的流动人员人事档案管理标准，包括档案的接受、转递程序手续、档案材料的整理归类等，采用标准化的方法解决实际工作中出现的问题。最后，应提高档案管理人员的专业能力和业务素质，应定期对档案管理人员开展业务培训工作。

12.2.3.4　检索方便及时

由于流动人员档案所包括人员的种类繁多，如国家公务员、教师、大中专毕业生、科技人员、管理人员等。由于职业繁多，因此每类和每个人档案的内容千差万别。这些档案大多以原有结构存在，集中到流动人员人事档案管理部门就显得杂乱无序，不少流动人员人事档案管理部门对这些档案没有重新整理归类，以至查找利用极为不便;加之流动人员人事档案转递制度不够健全，移交不及时，也导致了流动人员人事档案管理中难以按时归档并使之齐全完整，使得检索者难以查找。

为了改变这一现状，并使档案信息能够得到充分的开发，必须推进档案信息化建设，建立流动人员人事档案信息系统。首先需要将分散、杂乱的流动人员人事档案进行重新整理，建立信息系统、编制分类目录及检索工具，使查询者按统一的类目进行查找，方便检索。同时，由于人事档案是国家法定的实行强制性归口管理的文件资料，具有明显的公共信息的特征。在信息化观念深入人心的时代，政府应该建立流动人员电子信用档案，统一管理，全面推进流动人员人事档案资源信息化建设。总之，将流动人员档案信息化后不仅可以减少管理人员的工作量，并且可以使检索更为方便与及时，使流动人员的人事档案得到充分的利用，实现其价值。