有效沟通障碍的克服

要保障沟通的有效性,真正实现沟通在管理中的作用,就必须消除有效沟通的障碍。

(一)沟通的障碍

1.沟通的方式选择不当,造成沟通障碍。沟通的方式多种多样,并且不同的方式有不同的优缺点。如果不能根据组织目标的特点选择适当的沟通方式,会导致组织沟通效果下降。

2.沟通方法在技能、知识等方面的差异,会影响沟通效果。沟通方法有技能、知识等方面的差异,可能会使接受者不能完全理解甚至曲解发送者的信息意图,或发送者不能以最易理解的方式表达他的意图,反而降低了沟通的效果。

3.态度和兴趣障碍。发送者的态度和兴趣会影响到发送出去的信息的供应。而接受者也经常根据自己的态度、兴趣,有选择地去听、去看信息,在解释接受到的信息时,接受者也会把自己的态度和兴趣带进去。

4.情绪障碍。沟通双方的情绪会影响沟通效果,这是因为个体在不同情绪下,对同一问题有不同的解释。尤其在狂喜、狂怒和抑郁等一些极端的情绪状态下,常常使人不能客观、理智地思考问题,阻碍了信息沟通的顺利进行。

5.信息过滤。信息过滤,指故意篡改或歪曲事实,使信息接受者得不到真实、全面的信息。信息过滤发生的程度与组织层级、组织文化有很大关系。组织层级越多,信息被过滤的可能性越大。若组织中的形式主义很严重或浮夸风很严重,那么下级在向上级汇报工作时,就越可能故意篡改真实的信息。

(二)有效沟通障碍的克服

在管理活动中,有沟通就有障碍。管理者的任务在于正视障碍,并努力去排除它们,为有效沟通创造条件。

1.选择合适的沟通方式。各种沟通方式都有其优缺点,都有其适用的条件,沟通方式选择恰当与否,对沟通效果影响很大。因此,在选择沟通方式时,一是要根据沟通双方特点的不同,二是根据沟通方式本身特点的不同来选择合适的沟通方式。

2.善于运用反馈。在沟通中,由于知识、技能、经验、情绪等方面的原因,经常出现误解或解释不准确的情况。如果双方在沟通中,能够利用好反馈这一环节,就可以有效减少误解等情况发生。

3.学会积极倾听。在口头沟通尤其是面对面的沟通中,积极倾听对提高沟通效果非常重要。在倾听时,双方都在思考,促进了信息的理解和接受。要发展积极倾听,需要从以下几个方面入手:(1)与说话人进行目光接触;(2)使用赞许性的点头和恰当的面部表情;(3)恰当地提问;(4)恰当地使用重复;(5)避免中间打断说话者,让说话者把意图准确地表达出来。

4.创造一个相互信任,有利于沟通的环境。管理者不仅要获得下属的信任,而且要得到上级和同级的信任,他们必须明白:信任不是人为的或天上掉下来的,而是诚心诚意争取来的。

5.缩短信息传递链,拓宽沟通渠道,保证信息的畅通无阻和完整性。信息传递链过长,将减慢信息的流通速度并造成信息失真。减少组织机构重叠和层次过多的问题,可以缩短信息传递链。此外,为拓宽沟通渠道,管理者在利用正式沟通渠道的同时,可开辟高级人员至低级人员的非正式沟通渠道,以便信息传递。

6.加强平行沟通,促进横向交流。一般来说,企业内部的垂直交流较多,横向交流较少,而平行沟通却能加深横向合作。因此,企业可以通过定期举行由各部门负责人参加的工作会议,通过相互汇报本部门的工作,对其他部门提出要求等,强化横向合作。