会场善后工作

任务二　会场善后工作

学习目标

能力目标：能妥善清理会场、归还租借设备物品和结清会议开支费用。

知识目标：掌握会场善后工作内容及要点。

任务描述

××公司总经理秘书张×和会议工作人员协助公司领导，将本地与会人员送走或将外地与会人员送至宾馆后，就开始着手清理会场，做好酒店方杭州国际会议中心的交接工作。

●任务分析会议结束后，做好会场的善后工作，是将会场归还给酒店方的前提。会场的善后工作主要包括清理会场、归还租借物品和结清会议开支费用等内容。

基础知识

如果是内部会议，会场的善后工作相对比较简单。清理打扫会场或会议室，关闭设备，关好门窗，将物品放归原处即可。但是如果会场是租借的，则需要清理会场，归还会议租借物品，在与租借方交接完毕后，结清会议开支费用，并将会场中自带的物品拿回公司。

会场善后工作的要点：

1.清理会场

(1)清理会场宣传物品

会场的宣传物品主要指包括通知牌、方向标志、会标、横幅和展板等。会议结束后，这些宣传物品便失去了作用，会务人员应及时撤走它们。这些宣传物品，如果是一次性的则应予以销毁。对于可重复利用的应统计、归类、入库，以便下次会议使用。这样做有利于节约材料、资源，节省人力物力财力。

(2)清理会场设备

各个会议都需要各种不同的设备，如投影仪、电动屏幕、幻灯片放映机、手提电脑、复印机、打印机、考勤机、音响、空调、灯光、同声传译系统和电子表决系统等。这些设备如果是租借的，则应该调试整理好，归还租借方。如果是自带的，则应收拾好拿回公司。设备如需搬动，要注意轻拿轻放，以免损坏设备。

(3)清理会议资料

会议结束后会在会场遗留一些会议资料。这些资料或是草拟的文件，或是参阅文件，或是财务报表。会议结束后，秘书人员在清理会场时，要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。

会议都有其保密性，会议结束后的剩余文件也要注意避免在无形中泄露公司机密。

(4)清理会议其他物品

除了宣传物品、设备和会议资料外，会场应清理的还有充气气球、充气拱门、彩旗和植物花卉等烘托会议气氛的物品，以及台签、签到本和饮用水等会议用品。同样，租借物品要及时归还，如充气气球、拱门等。自行购买的物品可带回公司，以备下次会议使用，如彩旗、台签和饮用水等。饮用过的矿泉水瓶清理进垃圾箱，若有未启封者则妥善装箱保存，以备下次会议饮用。签到本应妥善保管，合理保存。

清理会场时，要认真仔细，如发现有遗失物品，要尽快与失主取得联系，及早送还。若距离遥远，可利用邮包寄送。会场清理完后，要认真打扫收拾，使会场恢复原状。

2.归还租借物品

会议结束后，要及时归还向酒店方或其他服务商租借的相关设备或物品。归还前一定要检查物品是否完好。如果损坏要按约定予以赔偿。不需赔偿的，归还时要特别说明或修好后再归还。

3.结算会议开支费用

如果是向酒店或其他单位租用的会场，会议结束后，秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会场租用费、设备租用费、开会期间的其他相关服务费用等，并及时与会场租借方进行交接。

同时，再一次检查会场，确认无误后，带好物品返回公司。

工作实例

××公司全国性新产品订货会结束后，总经理秘书张×和其他会议工作人员一起开始清理会场。

1.清理会场并清点会务用品

由于会议的需要，会场仍存留许多会务用品。这些用品要及时清理，如及时拆除或撤离会场内外的充气拱门、充气气球、彩旗、通知牌、方向标志、横幅和展板等，恢复会场的原样。同时，为了保证会务用品清点时无遗漏，秘书张玉根据会前筹备时准备的会议物品，列出会务用品清单，然后根据清单在会场一一清点，并将收回的数量准确登记，对于缺少的应当注明原因，具体见下表。

表4－2－1　　会务用品清单

同时，认真打扫会场环境卫生，将会场内的桌椅归位，力求恢复会场原貌。

2.归还租借物品

此次会议主要租借了酒店方杭州国际会议中心的投影仪、电动幕布、音响设备，向××文化传播有限公司租用了充气拱门和气球。在归还相关设备物品时，应当办理相应的交接手续，由出租方开具发票。

3.结算会议开支项目

会场清理完毕后，秘书张玉向酒店方结算会议的各项费用共计一万元，包括：会场租用费和设备租用费，并由出租方开具发票。

4.清理文件资料

此次新产品订货会，公司曾向与会人员分发了产品宣传册等资料。秘书张玉和工作人员在清理会场时发现有些代表将这些资料遗留在了会场，于是及时清理回收。

典型案例

遗失的公文包

为期两天的会议终于结束，宏利公司的秘书刘×总算可以松一口气了，因为这是公司领导第一次让她全面负责的一个会议，居然没有什么差错，而且代表们都已离会，这怎么不令她暗地里高兴呢。想想开会前、会议中的种种事情，那根紧绷的弦也该放松了。现在坐在办公桌前，准备拟写会议总结。这时，电话突然响了起来，刘×迅速抓起话筒来接，电话是刚离会不久的一位代理商(会议代表)打来的，他在电话里焦急地询问，刘×以及她的同事有没有在会场拾到他的小公文包，因为会议结束时，他有要事急于回家，于是急急忙忙提着会议纪念品离开会场，而把公文包遗落在会场了。

包里的两千元钱倒是小事，问题是里面有他的许多证件，还有一份商务资料。刘×一听，懵了。公司里确实没听谁拾到公文包。她一边控制住自己的紧张情绪安慰着他，一边答应代为查找。她放下电话，赶快向宏利公司租用会场的鸿天宾馆打电话，询问公文包的下落。对方回答说，宾馆里没人看到遗失的公文包，而且宾馆里人来人往，来宾的贵重物品都是自己随身保管的。刘×不放心，亲自去了一趟鸿天宾馆，查找了会场，询问了需要工作人员，依然没有下落。刘琴一下子茫然无助，回去该怎样向失主回话，向上司交代呢?

●案例分析会议结束后，与会人员可以离开会场了，但秘书人员的会务工作依然没有结束，还有许多后续工作要做。远的来说，有对会议精神贯彻落实的检查督促工作，近的来说，秘书人员应送别与会者，并及时清理会场，清理工作就包括了检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品一定要带回等，至于撰写会议纪要总结还在其后。

案例中的刘秘书显然是笑得太早了一点。总结还没动笔，麻烦事就找上身了。对于代理商遗失的公文包，她是有一定责任的，因为秘书会务工作中一项就包括秘书会后应及时检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件，而刘秘书显然对这项工作疏忽了。

(资料来源：黄海主编《办公室工作实务》，电子工业出版社2013年1月版。)

训练项目

(1)实训目标。通过实训，要求学生能掌握会场善后工作要点，妥善做好会场清理工作。

(2)实训背景。2013年12月18日，浙江永明公司与香港时代公司在凯旋大酒店会议厅举行合作签约仪式。会议厅主席台的背景墙上布置着“浙江永明公司与香港时代公司合作签约仪式”的会标。主席台上有话筒、手提电脑、公司双方领导层人员的名签、鲜花、签约合同、签字笔和矿泉水等。台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名签。主席台下会议桌的每个座位上均放有一份介绍双方公司情况的资料。酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志。

(3)实训内容。假如你是会务组工作人员，请你指出会议结束后应如何做好会场清理工作。