【摘要】：如果会址与参加会议者距离过远或较偏僻，必然影响会议的召开。会议房间的选择应与会议规模相适应，级别较高的会议除了会场外还要有休息室。会场所在地交通必须四通八达，级别较高的会议要有停车场，并明确停车场是否付费及由谁付费。如果是远距离代表来参加会议，通知中要说明上述情况，使他有所准备。它适合于人数较多的会议。
二、会场的准备工作
会议计划制订后，就要按计划为会议召开做准备工作。现以会场为中心，叙述会议的一些准备工作。
(1)室外条件的准备
室外条件的准备主要是指一些大范围的环境条件的准备，它包括四个方面:
①会址的选定。会址的选择首先要考虑到参加会议者到会是否方便。如果会址与参加会议者距离过远或较偏僻，必然影响会议的召开。会议房间的选择应与会议规模相适应，级别较高的会议除了会场外还要有休息室。
②交通条件。会场所在地交通必须四通八达，级别较高的会议要有停车场，并明确停车场是否付费及由谁付费。如果是远距离代表来参加会议，通知中要说明上述情况，使他有所准备。
③会议代表的住宿。会议时间较长，或远道来的代表，必须在会场附近安排住宿。
④会场外的服务。会场外的服务主要包括饮食、娱乐服务，邮电条件、清洁条件等。
(2)室内设备的准备
室内设备准备主要有以下10个方面:
①会场的采光或灯光条件。
②会场的通风条件。
③会场的冷、暖气设备或空调设备。
④会场的桌椅及装饰设备。
⑤扩音设备。
⑥主席台或讲台。
⑦荧幕、放映室或投影机、幻灯设备、多媒体设备等。
⑧黑板、指示棒、粉笔及书写用笔。
⑨闭路电视系统。
⑩其他设备。
(3)会场的布置
会场的布置大体有如下一些方式:
①剧场式。这种方式因酷似戏院、剧场而得名，即设一个主席台，少数人在主席台上就座，绝大多数人在台下，类似观众。它适合于人数较多的会议。
②教室式。这种方式类似学校教室。它适合于讲解、说明的场合，便于听者做记录。
③讨论会议式。它比较适合于商谈和讨论问题，分为设主席台和不设主席台，以及“U”形、“V”形等多种形式。
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