会场的善后工作

一、引入案例

秘书小迟清理会场

　　2010年7月18日，上海立峰公司与中国台湾益明公司在华尔美大酒店会议厅举行合作签约仪式。

　　会议厅主席台的背景墙上布置着“上海立峰公司与中国台湾益明公司合作签约仪式”的会标，主席台上有话筒、手提电脑、公司双方领导层人员名字席卡、鲜花等。台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名字席卡和介绍双方公司情况的资料。酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志。

　　签约仪式结束后，会议主办方上海立峰公司总经理秘书小迟与酒店服务人员一起整理会场。小迟先将手提电脑装进电脑包，随后再将席卡及会议资料收集归类，分别装进纸箱及资料袋，准备带回公司。服务人员则协助将会标、话筒、鲜花、通知牌、方向标志等撤走。话筒与鲜花归还至酒店，会标、通知牌、方向标志等则予以销毁。

　　会场整理完毕后，酒店服务人员切断了电源，关闭了会议厅。接着秘书小迟与酒店结清了租借会议厅的开支费用，带着电脑、席卡、资料等开车返回了公司。

　　回公司后，小迟将会议记录整理打印交总经理过目后复印，分发至双方公司领导层人员，自己作了分发记录的备份。

　　问题：

　　1.会场的善后工作主要有哪些？

　　2.会场应该如何清理？

　　3.会议用品哪些需要保存？哪些应该销毁？

二、知识介绍

　　会场善后工作是把会议的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条件。要做好结算清理会场、归还会议所借物品、会议开支费用等工作。

　　如果是内部会议，会场的善后工作就简单得多。如果是外借会场，则需与租借方结算会议开支费用，归还会议所借物品，清理会场，将会场中公司自带的东西拿走，包括会标、通知牌和方向标志等物品。

(一)清理会场

　　1.拿走通知牌和方向标志

　　在会议结束后，通知牌和方向标志失去了其必要性，应及时拿走，恢复场地的原有模样，以便归还租借的场地。一次性说明标志或通知牌应予以销毁，对于可重复利用的应统计、归类、入库，以便下次使用。这样做有利于节约材料、资源，节省人力、物力。

　　2.清理会场内其他物品

　　如果在会议结束后有宴会，秘书或服务人员要为客人做好向导，随后要注意清理会场，要撤去会场上布置的会标等宣传品，要把会议上使用的幻灯片、影幕、手提电脑、席卡等东西收拾好。如果发现会场有遗失物品，要妥善保管，并同失主联系。要认真打扫收拾，使会场恢复原状。

　　在会议结束后，会产生大量的废弃纸张。这些纸张或是草拟的文件或是会议的资料或是财务的报表，会议结束后秘书人员首先要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。会议都有其保密性，会议结束后的剩余文件也要注意避免泄密。在清理文件时要对文件的密级分类并及时销毁，这是会后秘书工作中最重要的一个环节，切不可麻痹大意。

　　3.通知配电人员和服务人员

　　会场清理完毕后要通知配电人员切断会场不需使用的电源，关闭会场。

(二)归还所借物品

　　会议结束后，要及时归还从公司内部其他部门或其他单位借用的相关物品，归还前要检查是否完好，如果损坏要按约定予以赔偿。不需赔偿的，归还时要特别说明或修好后再归还。

(三)结算会议开支费用

　　如果是外借的会场，会议结束后，秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租借费、会议中借用设备的使用费、开会期间的其他相关费用。

三、实用范例

2001年APEC CEO峰会会场善后工作

　　2001年10月18~20日，2001年APEC CEO峰会在上海金茂凯悦大饭店召开。

　　在10月20日的上海金茂凯悦大饭店，随着主持人的一声“谢谢”，大会取得了圆满的成功。

　　10月20日下午13：05，与会代表在服务人员的安排下井然有序地离开了会场，登上早已在门口等候的专车，在交警的安排下，车队从专用道驶向代表们的驻地。

　　1.下午14：00代表回到驻地。由办公室主任安排午餐并统计归返人数。

　　2.下午14：30。会场工作人员整理会场(撤摘会议通知牌和指示标志，整理物品，切断会场电源)。16：00关闭会场。

　　3.从晚19：00至次日10：00，会议主办方安排与会代表离开驻地赶往机场或车站，送归与会代表。

　　4.2天后秘书处上报剩余纸张销毁情况及感谢信的寄发情况。

　　5.5天后秘书处向大会主席上交会议记录，请求审批。次日分发会议记录。

四、实践训练

　　1.背景材料

　　为贯彻落实国务院有关安全生产工作的指示精神，2010年12月15~16日，国家粮食局在西安召开“全国粮食安全生产工作会议”。共有30个省(区、市)粮食局、新疆生产建设兵团粮食局、中国储备粮管理总公司、中国粮油食品(集团)有限公司及中谷粮油集团公司等单位71名代表参加了会议。

　　国家粮食局党组书记、局长聂振邦同志，副局长郗建伟同志到会。

　　会议主席台正中及前面的地板上放着鲜花，主席台后的背景墙蓝色丝绒布上布置着会议的巨幅字标，主席台及下面的会议桌上均放着席卡、会议资料、圆珠笔、记录纸、矿泉水等。

　　会议厅在二楼，二楼的过道里有会场方向标志，底楼门口放置着一块会议通知牌。

　　2.训练要求

　　(1)以小组为单位讨论“如何清理此会场”，一人做记录。

　　(2)由记录人员口述该会场的清理内容，并将书面讨论记录交任课教师，记为小组平时成绩。

　　3.操作指引

　　(1)撤去通知牌、方向标志、会标、席卡等，归类入库。

　　(2)会议用鲜花可移至他处摆放，以物尽其用；若是租来的则应及时归还并结清费用。

　　(3)整理、清点会议资料，归类存档。

　　(4)饮用过的矿泉水瓶清理进垃圾箱，若有未启封者则妥善装箱保存，以备下次会议饮用。

　　4.小结

　　会议用品大致有通知牌、方向标志、会标、席卡、话筒、手提电脑、幻灯片、银幕、鲜花、会议资料等，会议结束后要根据需要妥善处理。

五、课外练习

　　1.湖南正泰公司在碧虹影剧院举行公司成立20周年庆祝大会，来自各分公司的负责人、科级干部和职工代表共计685人参加了庆祝会。设想庆祝会结束后有哪些善后工作要做，书面进行说明。

　　2.××市民政局于2010年11月16日召开各区民政局局长会议，会议由市民政局局长李春强主持，秘书张帆作记录，各区民政局局长共10人出席了会议。会议要求各区民政局组织基层群众捐款捐衣被，向云南地震灾区人民献爱心。如果你是秘书张帆，你该如何制发会议记录？