会场布置与座次安排

二、会场布置与座次安排

1.会场布置的重要性

会场布置是一项有明确意图的会务工作，其根本目的在于创设与会议主题、性质相适应的会场气氛，从而有利于实现会议的目标。会场布置的重要性主要有：

①充分利用场地，在会场面积有限的情况下，合理安排座位格局，可以最大限度地利用会场。

②提供完备的会议设施，可以确保会议的需要。

③安排好座位和座次，能够充分体现会议的有序性。

④可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果，营造会议气氛。

2.主席台的布置

由于主席台是会场的中心，众人瞩目，因此，主席台布置在整个会场布置工作中占有突出的地位，应当高度重视。主席台的布置应同整个会场布置相协调。会场气氛的许多方面首先应当从主席台布置中体现出来，如会标、会徽、画像、旗帜、花卉等等。我们针对以下几点详加说明。

（1）主席台的座位格局

主席台的座位格局可以选择的形式较少，一般都采取横式。应根据主席台上就座的人数多少来确定主席台的长短和排数，可以是一排，也可以是多排。除前排必须通栏外，后排有时也可分成两栏，中间留出通道。主席台上每排桌椅之间要空开适当的距离，以方便领导人入席与退席。如下图：

横式・分栏形　主席台座位格局

（2）主席台的座次安排

主席台的座次安排，是一个非常重要而且又非常敏感的问题，有时甚至是一个严肃的政治问题，会议组织人员必须极其认真地对待。

主席台座次安排的具体做法如下：

①严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次，不得擅自改变。身份最高的领导人（有时也可以是声望较高的来宾）安排于主席台前排中央就座。

②其他领导人按先左后右（以主席台的朝向为准）、一左一右的顺序排列，即以名单上第一位领导人（居中）为准，其左侧是第二位领导人，右侧是第三位领导人，以此类推。

③主席台上就座的人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。

④主持人的座次按其身份高低安排。双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方法。

以图示法表示主席台座位安排如下：

①主席台人数为奇数时：

②主席台人数为偶数时：

③双方共同主持的会议交叉间隔排列：

注：1、2、3表示甲方领导人身份高低，①、②、③表示乙方领导人身份高低。

（3）话筒

主席台前排的每个座位都应该装有话筒，便于领导人讲话、插话。

（4）讲台

设置专门的讲台，有助于突出报告人的地位，显示报告的重要性，也体现出会议气氛的庄严和隆重。因此，重要的代表大会、报告会等均需设置专门的讲台。一般情况下，讲台只设一个，可设在中央，也可设在右侧（以主席台的朝向为准）。设在中央的，位置应低于主席台，以免报告人挡住主席台上领导人的视线。较大的会场也可在主席台的两侧设置讲台，以方便代表上台发言。一些特殊的会议（如辩论会、联合记者招待会等）可不设主席台，只设两个讲台。

（5）揭幕架

会议活动如穿插揭幕仪式（如揭碑、揭牌、揭像等），可在主席台的左侧设揭幕架，与讲台对称。揭幕架上事先旋转好所要揭幕的碑、牌、像等，上面用合适的丝绒罩住。

（6）休息室

重要大会的主席台旁应设有休息室，其作用一是便于领导人到达时集中，依次入场；二是便于领导人休会时休息、谈话。

3.布置会场的风格

会场的布置，因其性质与人数的不同，于是便有不同的风格。如果在一个大房间内开会，需要有讲台供演讲者或一组发言人使用，那么可以临时搭制一个讲台，备有简易的阶梯，高度在0.3～0.9米之间不等。放置多少阶梯以及如何搭制取决于房间大小和阶梯打算作什么用。台子上可以只是简单地放置一两个屏幕和一张讲桌，供演讲者、主持人使用，也可以放置其他与会议有关的设备。

通常，会场布置的风格有以下几种：

（1）教室式

会场内将桌椅安排端正摆放成“V”形，按教室式布置会场，根据桌子的大小而有所不同。大多数宾馆饭店或会议中心等场所备有1.8米或2.4米长的桌子，宽一般为0.37米、0.45米、0.61米或0.81米。这种布置风格针对不同的房间面积和观众人数，在布置上有一定的灵活性。

（2）礼堂式

面向房间前方摆放坐椅，中间留有较宽的过道。其优点是在留有过道的情况下能最大程度地摆放坐椅。缺点是没有地方放资料，也没有桌子可用于记笔记。

（3）方形池式

桌子摆成空形，不留缺口，椅子摆在桌子外围。主持人和其他与会者一起围坐桌旁。如下图：

（4）满月式

会场内放置一些圆形或椭圆形桌子。椅子只放在桌子的一侧，以便所有的观众都面向屋子前方。如下图：

（5）U形风格

将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。椅子可以只摆在桌子外围，也可以内外都摆放。如下图：

（6）1000人以上的大型会议

1000人以上的大型会议礼堂式最为适合。这时，讲台是十分必要的，否则，坐在最后的人不能看清最前面的演讲者，还应该在台子两边设置超大屏幕，使演讲人的影像扩大。两个屏幕摆放角度应面向中心主持人，给与会者创造最佳视觉效果。

4.会场气氛布置

会场气氛的布置同会议的效果有着密切的联系，其主要内容有：

①会标。它是会议全称的标题化。凡正式会议应当将会议全称用大字书写后挂（贴）在主席台的正上方。其作用有两点：一是增强会议的庄重性；二是揭示会议的主题和性质，激发与会者的参与感。

②标语。适当的标语可以烘托会议的主题，渲染会议的气氛，振奋与会者的精神。会议标语的制作应当做到简洁，具有鼓动性和号召力。

③会徽。它是体现或象征会议精神的图案性标志，具有强烈的感染和激励作用。会徽一般有两种：一种是以本组织的徽标作为会徽，如党徽、国徽、团徽、警徽等等；另一种是向社会征集，选择最能体现或象征会议精神的图案作为会徽。

④画像。凡纪念追悼性的会议，应当挂有纪念或追悼对象的画像。

⑤灯光。灯光的强、弱、明、暗及颜色会给会场带来不同的效果。

⑥花卉。适当布置花卉，能点缀会议的气氛，给人一种清新、活泼的感觉，并能减轻与会者长时间开会的疲劳。

⑦会场的整体色彩与色调。色彩与色调能使人产生不同的心理感受。比如红、橙、黄等颜色给人以热烈、辉煌、兴奋的感觉，青、绿、蓝等颜色给人以清爽、娴静的感觉。经验表明，时间较长的会议，可用绿色、蓝色的窗帘，布置绿、蓝色的花草、树木等。代表大会、表彰庆祝大会，会场的色调布置要鲜亮、醒目一些，以显示热烈、庄严、喜庆的气氛。在传统的观念中，一般认为红色象征着火热、豪迈、奋进，黄色象征着温暖、高贵、辉煌。当人们走进用这样的色调布置的会场时，就会感到心情振奋，就会很快将自己的情绪融入会议的气氛中。但一般性短会，不必作过于特殊的布置。

5.会场布置注意事项

在布置场地时，要注意以下几项：

①会场吸烟事宜。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸了。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，应在会场中明显处张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

②如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。

③视听器材。黑板（白板）、报纸、幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、投射机与放映机所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。

④除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

⑤当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。

6.座位排列

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少而定。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个与会者跟其他的与会者进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在U型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主持人之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

（1）排列座次的规则

①凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。

②按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。

③按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。

④按照姓氏笔画为序排列座次。

（2）排列座次的方法

①横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。

②竖排法。即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。

③左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。

7.相关提示

通常情况下，人们一旦走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。但奇怪的是，当人们走进教室或会议室，却往往会选择极其不利的位置。在教室内，人们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外。在会议室内，人们多半选择令主持人及其他与会者忽视他们存在的死角地带。

那么，为什么会出现这种情况，会那样不重视会议室内的座位呢？理由大概有二：第一，参与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要；第二，他们认为置身在不显眼之处较为安全，也较为舒服。这是严重的错误。会议是说服他人接受你的意见的一种场合，也是让你获取成功的一个途径。因此，会议室内的座位应审慎选择。下列的几个原则，可供与会人员参考采用：

①切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人特别是令主持人看得见你的地方，只有令人看得见才能引人注意，能引人注意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，则最好是坐在面对主持人的会议桌的另一端，或坐在接近主持人的左右两边，以便增加跟主持人沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而主持人坐在长方形一边的中央，则应选择双翼末端的位置，在这样的位置才可以通过桌面与主持人交谈，而不必通过其他与会者的头部与主持人交谈。倘若会议桌是方形的或圆形的，则应坐在面对主持人的位置。

②平常多观察主持人在会议中的举动。假如主持人有咨询邻座者意见的习惯，则要争取这个可以扮演“顾问”的角色的位置，以增加对主持人的影响力。

③在任何会议场合，你的顶头上司若坐在你跟主持人之间的位置，则对你是极端不利的，因为主持人如果朝你这方向发问，你的顶头上司势必抢走你答复的机会。你应调整位置，最好是坐在你的顶头上司的对面，因为一来主持人与你对话的机会不会被你的顶头上司所垄断；二来，你在顶头上司发言之后再为他作补充时，不但全场的视线集中于你，而且你可跟顶头上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。

④倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材，则不要坐在此等器材之后，以免令自己的位置被贬低到此等器材之下。

⑤倘若想在会场中选择有利的位置，则切记：不能迟到。

⑥不论如何选择有利的位置，有一点必须随时留心：千万别坐在主持人的位置上。