手工方式与电子数据交换方式的比较

1.4.3　手工方式与电子数据交换方式的比较

在商业贸易活动中，企业需要与贸易伙伴进行大量的商务信息传递，选择适当的通信方式传送商务活动中的订单、合同、回执、账单和托运单等单证以及执行各种商务功能是十分重要的。传统贸易过程的通信方式通常是参与贸易的有关各方通过电话、传真和邮递等方式进行贸易磋商、签约和执行。有关的贸易文件的制作和传输要通过人工来进行处理和邮寄。一个贸易过程要经过很多环节，含有同样交易信息的不同文件要经过多次重复处理才能完成。这就增加了重复劳动量和一些额外的开支，使出错的机会也增加了，给贸易双方造成不必要的损失。图1-7为传统方式下贸易单证的传递方式。

图1-7　传统方式下贸易单证的传递方式

随着计算机技术和网络技术的不断发展和应用，人们开始探索用电子手段来代替传统的纸面的信息记录和信息传输方式（即用电子单据取代纸张单据），使人工干预降低到最低程度，从而增加信息的传递速度，消除信息的第二次录入，使出错的机会大大减少了。这种新的方式就是EDI，常被称为无纸贸易。图1-8为EDI条件下贸易单证的传递方式。

在手工条件下，发送方企业的操作人员首先使用打印机将企业数据库中存放的数据打印出来，形成贸易单证；然后通过邮件或传真的方式发给贸易伙伴。贸易伙伴在收到单证后，再由录入人员手工录入到数据库中，以便各个部门共享。

图1-8　EDI条件下贸易单证的传递方式

而在EDI条件下，数据库中的数据通过一个翻译器转换成字符型的标准贸易单证，然后通过网络传递给贸易伙伴的计算机。该计算机再通过翻译软件将标准贸易单证转化成企业内部的可视数据，存入企业数据库。由此，不难看出使用EDI的好处。但是，由于单证是通过数字方式传递的，缺乏验证的过程，因此加强安全性，保证单证的真实可靠成为了一个重要的问题。