西部海洋学会

3.2.1　西部海洋学会^[1]

3.2.1.1　项目背景

当阿斯特丽德·扬将车开进西部海洋学会的停车场时，温度已经达到华氏72度了。无线广播员提醒听众，要给他们的宠物留出足够的水，因为天气将连续3天保持在高达华氏90度的高温。当扬去办公室时，她又打电话给她的丈夫，以确保他给家里的名叫费罗的猫准备了足够的水。扬参加的微软网络技术转换项目已经进行了3/4，昨天是个灾难性的日子，她决定好好查查事情的原因。

这是西部海洋学会正在执行中的微软NT转换项目。按计划转换工作将用8周的时间，共分4个阶段：服务器的设立、网络的安装、数据的转移以及工作站的转换。项目预计将在夏天完成，这样学生助手们可以全职参与工作。扬及其学生团队要先购买并安装7台新的NT服务器，然后他们再建立一个新的局域网（LAN），再以后他们就将数据转移到新的数据库中。最后，他们将现在的65套客户机转换成能够在新系统下运行的NT工作站。扬在常绿系统工作时曾积极参与了4次类似的转换工作，因此她相信自己及其团队能够在技术问题尽可能少的情况下完成项目。她还相信，这次转换不会对学会的其他员工造成不便，因为NT的界面与Windows 95的界面非常相似。

在参加应聘面试时，扬与主任谈过转换是她申请这一职位的重要技能，由此，她为NT转换项目打下了基础。正式任职以后，她极力向主任及其员工推销自己关于项目的想法，当然也遭到一些人的反对。有些副主任怀疑是否有必要进行转换，因为16个月前刚进行了Windows 95的转换工作。有些研究人员则认为，最好将资金投入到中央式立体空调系统的安装上。最后，主任还是在项目上签了字，因为扬使他相信，转换工作将相对平缓，另外学会也将因此拥有一套最好的信息系统。

3.2.1.2　公司简介

西部海洋学会是一个与西部州立大学联合的资金独立的研究实体，全职的和兼职的工作人员加起来大约有60人。他们的研究工作是由国家安全基金（NSF）和联合国（UN）资助的，还有一些则由私人企业提供财力支持。一般情况下，学会同时准备7～8个大的研究项目和20～25个较小的项目。学会里1/3的科学家在西部州立大学担任教职，他们把学会当做自己基础研究工作的基地。

阿斯特丽德·扬，27岁，毕业于西部州立大学（Western State University，WSU），获管理信息系统理学学士学位。毕业后，她在位于华盛顿州西雅图的常绿系统公司工作了5年。在WSU的时候，她兼职为一名海洋学教授艾麦特·格林工作，他正在为自己主持的一个研究项目创建一个定制的数据库。最近，格林被任命为西部海洋学会的董事，因此，扬相信自己以前的经历能够帮助她获得协会的信息服务主任这一职务。

当NT转换项目发起时，扬已经在学会工作了四个月。首先，她想尽办法让学会的各个团体认识她，知道她的到来。但是，她与其他会员的接触依然有限。她投入了大部分工作时间熟悉学会的信息系统和培训员工以及处理意料之外的问题。扬患有食物过敏症，于是尽量避免在附近餐厅举行的非正式员工午餐。另外，她还中断了定期举行的两周员工会议，目的是腾出更多时间用于工作。现在只有在会议中的某一个议事日程需要她来处理时，她才参加这次会议。

3.2.1.3　项目详述

上个月，因为网络病毒的破坏，系统瘫痪了。她花了整整一个周末的时间使系统重新运行。还有一件令人头痛的事，有一台名为Poncho的服务器会突然关闭，而原因并不明显。扬没有替换它，而是决定维持Poncho的运行直到引进新的NT系统。她的工作经常被研究人员疯狂的电话声打断，因为他们需要她马上提供各种计算机相关问题的支持。扬惊奇地发现，有些研究人员的计算机水平如此之差，她不得不指导他们解决一些基本的E－mail管理问题和数据库构建问题。扬曾经通过E－mail宣布信息系统部门的员工随时随地准备为项目贡献自己的力量，而约翰逊是唯一做出反应的研究人员。她空出时间帮助助教艾默达·约翰逊完成项目。扬在网上建立了一个虚拟的项目办公室，这样约翰逊就可以与位于意大利和泰国的同事合作进行联合国授予的研究项目了。她盼望着有一天自己能将更多的时间用在这些有趣的项目上。

扬手下还有5名来自计算机科学系的学生助手。开始，她没有把握应该赋予学生多大的自由度，因此她密切关注着他们的工作。但她很快认识到，这些学生都非常聪明，能力也很强，他们希望这一段工作经历有助于毕业时寻找一份高薪工作。她承认有时很难将自己与学生紧密结合起来，因为他们深受兄弟会和游戏的影响。扬只发过一次火，那是因为撒曼莎·艾格茨没能建立一个足够强的病毒检测系统，否则网络瘫痪这一事件就不会发生了。自此以后，扬密切注意艾格茨的工作，但是很快地，艾格茨证明了自己的价值。扬认识到，要想使大家相信项目能获成功，对员工们日常工作的破坏要减小到最小水平。她召开了一次简单会议，列举了项目所涉及的范围及其对学会工作正常运行的影响。扬很失望参加会议的人员非常少，原因是西部海洋学会的员工的工作时间很不确定。有几位研究人员是“夜猫子”，他们喜欢工作到深夜，而其他员工则经常外出。扬又召开了两次会议才算解决这一问题，其中一次会议是在晚上进行的，但出席率依然低于预期水平。

员工们主要关心的问题是停工的时间有多长，以及他们目前使用的软件和数据库是否能够在新系统下正常运行。扬使他们相信，大部分停工时间将发生在周末，而且还要提前发出通知，唯一的中断是将目前的计算机转换成工作站所必需的两个小时。扬还投入了更多的精力研究系统的兼容问题，她给每个人发了一封E－mail，上面列出了已知的在NT系统下不能运行的软件名称。软件只可能是专门编写的DOSV2.1或不能在新NT操作环境中运行的旧程序。有时，扬安排一名学生重写并改善了一名研究人员手头的程序；其他情况下，扬能够说服其他员工使用更新的、更好的程序。

扬发出了第二封E－mail，要求员工们将其硬盘清除干净，删掉旧的、过时的文件，因为新的NT系统将比Windows　95操作系统占用大得多的空间。有时，她将现有的硬盘替换为更大的硬盘来解决这个问题。扬用E－mail转发了一份工作站转换时间表，这样，员工们就可以根据自己的情况选择何时停止计算机的运行，以及何时扬的助手可以将计算机升级为工作站。有70%的员工做出了回应，扬及其成员通过电话与其余的员工取得了联系，确定了转换的时间表。项目前6周进行得比较顺利。NT服务器按时间表准时到货、安装并配置。网络工作的完成耽误了3天时间，因为消防队队长比预计检查电线配线时间来早了。扬以前从未见过这位消防队队长，她很奇怪他为什么如此挑剔。他们没能通过检查，于是又花了3天时间重新安排并通过检查。没能通过防火检查的消息迅速传遍了学会的走廊，有一位恶作剧者将一张“冒烟的熊”的标签贴在了信息系统办公室门口。后来扬发现，因为镇子上最近发生了一次大火，那位消防队队长得到指示，要对安全检查特别谨慎。

数据向新Oracle数据库的转移比计划的时间长了一点，因为新版本与旧版本的兼容性不像广告中所说的那样好。但这只不过延长了3天时间。项目进行到第四个阶段，即最后一个阶段——将客户机转换为NT工作站。这一阶段要求其员工删除学会每一台计算机的操作系统并安装新的操作软件。扬计划每台机器用两个小时，她安排每天10台计算机的工作量，这样如果出了什么麻烦，还能保证足够的支持。扬决定从主任的办公室开始，她告诉格林一切按计划进行。但很快，项目开始遭遇问题了。首先，有些员工忘记了安排好的转换时间，团队只好等他们放弃手头的工作，然后再转换计算机。其次，有些计算机上的驱动程序不兼容，团队成员只好花更多的时间从网上下载新的驱动程序。最后，有几位员工没能创造足够的硬盘空间以容纳新的NT软件，大多数情况下，团队成员与员工们一起删除或压缩不必要的文件。有一次因为找不到员工，扬只好决定删除哪些文件。这并不是什么难题，因为硬驱装的是计算机游戏和古老的字处理文件。第三天的中途出现了复杂的事情，有一名学生助手史蒂文·斯蒂尔被诊断出腕骨脱臼，于是不得不停止工作，休息两周。

3天后，只有22台计算机被转换为NT工作站。扬当天发了一封E－mail给其余的用户，对工作的延误表示歉意，并提出了一份系统配置的修改时间表。

扬及其团队成员努力工作，争取尽快将计算机转化为NT工作站，这时她接到了主任秘书的一个紧急电话，要求她放下所有的工作，到楼下参加员工大会。秘书的声音听起来很紧张，扬怀疑发生了什么。当她整理自己的东西时，学生助手艾格茨清了清嗓音，吐露说学会的网站可能有问题。昨天，她发现用网景浏览器创建的一些网页链接在微软环境下不能运行。扬问为什么不早一点告诉她，艾格茨坦白说她认为自己昨晚已经解决了这个问题。扬告诉她回来后再讨论这个问题，然后就离开了。

扬走进会议室，她立即就发现参加会议的人员比平时要多。主任向她表示欢迎，说道：“我们很高兴你能抽出时间来看看我们。我的员工大会刚刚引发了一系列对你NT转换项目的抱怨。事实证明，菲利浦博士打不开他的文件，因为他的字处理文件神秘地失踪了。西蒙博士的热评估程序，他已经用了7年，现在好像也不能运行了。而且好像我们用来与Olso协会合作的网站也是一团糟。每个人都在抱怨修改后的安装时间表将使工作中断。我想知道为什么没有告诉我这些问题，这些家伙因为我同意你的项目而发出抱怨！”

思考题

1.西部海洋学会的微软网络技术转换项目遇到了什么问题？

2.扬作为项目负责人，在整个运行过程中，犯了哪些错误？

3.通过这个案例，分析项目经理应该具备的素质和能力。