用科学技术改善工作流程

5.用科学技术改善工作流程

从自动化表格处理到即时信息，可以肯定地说，科技能够帮助员工更快更有效地进行工作。

以下5种方法可以使企业的运作更为流畅：

管理职能自动化

许多企业将原来靠人工完成的管理职能——如给员工打考勤、管理支出表格等交由电脑网络来完成。这一举措可以减少员工花在搜集、处理和发布信息所用的时间，使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外，信息流动自动化还能减少人工操作所造成的不可避免的错误。

改进企业范围内的信息共享

电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息，这比传统的打印通知和开会更为快捷也更为经济。通过这种方法，企业可以对市场变化作出快捷的反应，员工也能快速地适应企业的政策和节支措施。企业还可以创建电子数据档案，减少文件归档、存放的负担。

共享信息资源

将日程安排、合同经理和信息数据库通过企业内部网络或互联网进行共享，可以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时间后再逐个通知。

通过将合同经理和客户数据库进行共享，企业可以为客户提供更高标准的服务。企业的任何员工都可以了解客户的基本情况，订货历史记录和联系方式，使他们能够很快满足客户的需求。

快速、经济的沟通交流

即时讯息工具使员工能够通过互联网彼此进行实时沟通，不受地域限制，而不会带来高额的费用。过去，不同部门之间要进行协作，就得腾出专门的时间、打长途电话或是召开电话会议。

实施在线协作

驻外工作人员也能够来到网上会议室，编辑文件或是进行演示。例如，利用微软公司提供的“共享观点团队服务”，员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改，还能够建立文件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能够提高工作效率，还减少了由于文件的不同打印版本所造成的混乱。