采访工作流程

采访工作做得好，既能保证特色藏书体系的形成，提高社会效益，又能节约图书经费，提高经济效益。采访工作的好坏，直接关系到馆藏文献质量的高低。采访工作是一项业务性很强的工作，有严密的程序和严格的要求，并有一定的操作规范与技术措施。如前所述文献采集有多种方式方法，但订购是收集文献的主要方法，其他方法是补充或辅助性的方法。现以订购方法为重点简述采访工作流程。

1.掌握文献源　要掌握文献来源就必须通过各种方式和渠道广泛搜集和积累各种文献目录和文献出版发行信息。如通过文献销售部门，各种书刊展览和展销会，或者直接向文献出版单位和发行机构索取各种征订目录、书展目录、新书月报、网上可供书目等。通过这些文献出版信息，可以了解文献出版动态，为订购文献打下良好基础。

2.收集读者需求信息　通过各种方式广泛收集读者对文献的需求信息。读者文献需求信息是文献采集工作的重要依据之一，是保证图书馆文献资源体系结构合理性的基本前提，对读者需求信息的了解，可增强文献采集工作的目的性和针对性。

3.圈选文献　圈选文献就是在各种征订目录上圈出本馆所需要的文献。圈选文献要遵循一定的方针和原则，这是一项指令性的活动，具有很强的知识性和科学性，是对文献的知识内容和情报价值的鉴别与选择，要做到既不浪费资金，又保证不漏选有价值的文献，既保证重点又兼顾其他，选择的结果直接影响到馆藏文献的质量。由于藏书选择在大多数情况下只能通过有关书目，无法看到一次文献，所以通过各种书目信息分析文献的质量，以确定是否入藏，就成为最基本的选书方式。圈选文献有多种方式：有采访人员圈选、专家圈选、图书馆委员会集体圈选等等。圈选文献要采取慎重态度，依靠馆内外专家、领导和专职采访人员，发挥集体智慧，选择最适合本馆需要的文献。一般来说，对于大部头的、价格昂贵的文献都需要由集体共同讨论，采访人员进行综合平衡。由业务主管审批后执行。

4.查重　对本馆决定订购的文献要进行查重。查重就是利用有关的工具，检查核对本馆以前是否订购过某种文献以及订购多少，以避免不必要的重复，以便控制文献的复本量，保证订购数量与质量，合理使用购书经费，保证馆藏文献的连续与完整。它是一项复杂、繁琐细致的工作。

查重的工具主要是预订目录和公务题名目录。预订目录揭示已订购但尚未到馆的文献记录；公务题名目录揭示已到馆并已编目入库的文献记录。这两种目录反映的文献范围不同，去向不同，不能互相代替。为了保证文献收集的质量，各馆都应该编制文献预订目录。预订目录的主要作用在于：①可以避免因订购文献还没来得及在公务目录上反映而引起的重购；②可作为验收到馆文献的依据，因为有个别发行机构为推销而有意误发，或塞进订户没有订购的文献；③可根据订购日期和文献预计出版日期，催促发行单位尽快发来拖延了时间的文献；④便于多卷出版物的完整配套；⑤便于读者查询某种文献，图书馆是否订购，是否到馆。编制预订目录一般应包括文献种类、题名、题号、责任者、出版者、预计出版日期、价格、来源、订购册数、订购日期、订单编号等项目。也可以将各种目录的有关款目剪下，贴在空白卡片上，再加上需要补充的项目。手工编制预订目录较麻烦，需要花很多人力和时间。现在大多图书馆实行图书馆自动化集中管理系统，预订、查重等文献收集全过程采用计算机管理，省时、省力、方便、快捷。从根本上解决了耗时费力、速度缓慢的问题。

5.填发订购单　完成圈选和查重工作后，再按出版和发行机构的要求填写订购单。订单有两种，一种是附于征订目录上的订单，只需按要求填写即可。另一种可称之为委托订单。即采访员通过各种渠道了解到所需文献的信息.要求有关单位代为订购，这就要填写另一种订单。这种订单多用于订购外文文献。填写订单要书写正确，字迹工整。特别是外文文献订购，最好用打字机或打印机打印，以免出错，影响订购。订单填好后，应及时在订购截止日期之前寄发给出版和发行机构，有些要收预付款的，也应一并办妥。

6.跟踪订单执行情况　从订单发出到文献到馆会有一段时间间隔。要求采访人员及时跟踪，对未按时到馆的了解原因及时催询或退订，以防经费和人力的浪费。到馆后及时验收结算付款，移送编目部门。

7.经费统计　在预订文献后就应进行经费统计分析，到馆后也应做文献实际费用结算统计，这是制定文献资源采购计划的重要参考依据。对文献资源购置经费的使用进行统计分析是文献搜集过程的重要组成部分，为整个图书馆经费合理运用作提供参考。

搜集到文献并不就意味着采集工作的结束，图书馆采访人员还需随时注意读者反馈的信息，读者需求的变化，随时开展调研，不断改进方法，实现文献资源跟踪服务，不断地满足读者需求。

（陈彤斌）