工作分析的流程

2.2　工作分析的流程

2.2.1　工作分析的原则及要求

如前所述，工作分析对众多的人力资源管理问题均有着重要的基础性作用。工作分析要有效地承担起自己的作用，为员工对组织目标的实现的贡献起到实质性的促进作用，其前提在于工作分析本身应该是有效的、科学的，为此，工作分析必须贯彻以下原则和要求：

1.工作分析的原则

工作分析的原则是贯彻工作分析过程始终的指导性的基本思想的综合体现。包括：

（1）以人为本的指导原则。工作分析是企业中的大事，对于员工的现实利益和长远利益都有很大影响，成功的工作分析需要员工的支持，工作分析的成果的有效实施也离不开员工的积极配合。人力资源管理作为专门研究和实践组织人力资源的一门学科，最有必要贯彻现代管理中“使人性得到最完美的发展”这一核心理念，在工作分析这一有机会与组织员工全面接触的人力资源管理的基础性活动中更是如此。

（2）以战略为指导的原则。对于人力资源的重要性的重新认识是知识经济时代、信息社会在对人的认识问题上的巨大发展，人力资源战略作为企业的职能层战略，对于企业的整体战略的实现、核心能力的形成和企业的可持续发展有着基础性支持作用，工作分析必须以组织的既定战略为指导而进行，为之服务。

（3）责权对等的工作原则。所有参与工作分析活动的人员，不论其身份是人力资源专家、任职员工还是分析对象的上级主管，在承担配合做好工作分析的相关工作——如实提供所要求提供的工作信息时，都有权要求企业对自己的意见做出评价、提供反馈。

（4）注重效益的控制原则。工作分析是服务于组织的战略发展的长期目标与确定人员空缺工作职责要求进而补缺、绩效薪酬计算与确定、员工培训与发展等短期目标的，它是人力资源管理中的一项基础性工作，是企业大厦的固基活动，对组织而言，它是产生效益的活动，而不应被看作是无谓成本。作为一项产生效益的活动，工作分析过程不只是有时间的耗费，还会有费用支出、生产率影响的问题，应该在工作分析进行之前、之中进行预算控制，在工作分析之后还应进行评估总结，以利于为后续的工作分析活动提供有效指导。

2.工作分析的要求

工作分析的要求是对于工作分析中应予遵循的原则的扩展与细化。包括：

（1）客观性。综合使用各种工作分析方法，从与作为工作分析对象的工作有关的各种主体获得关于该工作的真实有效的信息是成功的工作分析的基本保障。

（2）广泛参与性。工作分析过程是一个广开言路、集思广益的过程，在充分准备之后，由承担该工作的员工、上级主管、人力资源专家的共同参与进行分析协商，只有将各方面的意见充分考虑在内了，其成果才会为各方面所接受，也才能在人力资源管理中真正发挥作用。

（3）科学性。只是认真细致、只讲工作分析活动要秉承客观性原则并不一定就有成功的工作分析，工作分析活动必须遵循已经经过实践的反复检验的科学的流程与方法才能带来有效的结果。

（4）战略性与预见性。企业战略会因环境而变化，同时又引起组织设计的相应适变，在组织环境以“恒变”为特征的、技术发展一日千里的今天，工作分析在为人力资源管理中的人员配备、绩效评估、薪酬设计、员工培训与发展等方面服务的同时，始终是服务于企业战略的整体需要这一“大背景”（big picture）的，所以，立足需要、放眼未来的具有战略性与预见性的工作分析应该是一个趋势。

2.2.2　工作分析的流程

作为对工作的一个全面评价过程，工作分析过程可分为以下4个阶段，6个步骤（图2-1）：

图2-1　工作分析活动的阶段与步骤

第一个阶段：准备阶段，此阶段可分为3个步骤：

步骤1：明确工作分析的目的和结果使用的范围

工作分析的目的与结果使用的范围决定了需要收集信息的类别和获取信息的方法。例如，编写工作说明书，为空缺岗位甄选雇员，可采用与员工面谈的方式收集与工作有关的信息，而要对企业的各种工作进行量化排序、确定报酬，则可采用职位分析问卷法（PAQ）法。

步骤2：确定参与人员

参加工作分析的人通常有：人力资源专家——包括人力资源管理者、工作分析专家或咨询人员等、工作的实际承担者以及直接主管等。有时，其他人也可作为工作信息的重要来源，如同部门其他岗位的员工、与本部门有工作联系的其他部门的人员等。对服务性的工作岗位来说，顾客也是一个重要的工作信息来源。

步骤3：选择分析样本

当需要分析的工作较多，而它们当中的有些工作有较大相似性时，如流水线上同一工序工人所做的工作，为节约成本，提高效率，不必对每个工作都进行分析，而应选择有代表性的工作进行分析。

第二个阶段：工作信息收集与分析阶段，此阶段包括了1个步骤：

步骤4：收集并分析工作信息

采用各种方法收集前述有关工作的信息。如前所述，在此之前首先要明确信息收集的范围。不同的工作分析目的需要涉及的信息的范围有所不同。如果工作分析的目的是对工作进行调整和改进，所需信息就比仅以描述职责为目的的工作分析涉及的信息范围要宽许多。

表2-1是工作分析的目的与所需收集的信息类型间的关系。

表2-1　工作分析的目的与所需收集的信息

——资料来源：郑晓明等编著.工作分析实务手册.机械工业出版社，2002.2

第三个阶段：工作分析成果生成阶段，此阶段包括了1个步骤：

步骤5：编写工作说明书

工作说明书是工作分析的成果体现，具体编写方法将在2.4节中介绍。

第四个阶段：工作分析成果的实施、反馈与完善阶段，此阶段包括了1个步骤：

步骤6：实施职务说明书的反馈与改进

在此阶段，工作分析的成果被运用于具体的人力资源管理活动中，从而制作出各种具体应用的文件，如招聘录用文件、绩效考核标准、培训计划等。在此阶段，为了促使工作说明书能够起到最大作用，应该重视对相关使用人员的培训，使其认可工作说明书的价值所在，并对其运用的规范程度进行指导并于必要时提供建议，加强管理活动的科学性。对于在使用中出现的问题，先判断是否符合工作说明书的要求，如果具体的管理行为支持了工作说明书的要求，使用效果良好，就说明本次工作分析是成功的；在出现不符的情况下，不能简单地认为具体的管理行为就是不可接受的，而应该先判断该变动是否是可接受的，如果是可接受的，也能说明工作分析成果的有效性；如果该不符或变动已经超过了在编写工作说明书时所允许的变动幅度，由于工作分析成果生成阶段到其在组织中正式大规模的使用之间存在时滞，就要判断是否应该对变动所针对的工作说明书可适用的部分做出修改，这一点也是在不断变动的经营环境中的组织应变行为在组织分工协作体制上体现的应有之意，同时也是管理控制职能在工作分析中的一种体现。