签字仪式组织

第三节　签字仪式组织

一、情景导入

江海学院是一所省直属重点职业学校，学校占地1000亩，设置中、高职15个系，开设35个专业，专任教师700多人，其中高级职称教师占全体教师人数的30%，现有在校生5000多人。江海学院原是专门以培养水利、渔业、海洋作业等专业人才为主的学校。为进一步整合办学资源，拓宽学校办学空间，学校确定了“将学校建成一所省属重点综合性学校”的战略目标，在学校设施、师资、专业建设上投入了很大的资金。因学校坐落于全国知名的化工城，学校拟发展地方特色专业，利用现有资源，对学校的专业进一步拓展，决定筹建化工系。

兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业，以前曾入选“全国十大化工企业”。现有员工10000余人，企业每年产值近20个亿。兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校，是国家级示范中专，学校的化工专业为示范性专业，办学水平一流。这几年来，很多地方的中专学校都已升格高职院校或被高校合并，中等专业学校的办学空间越来越狭窄，他们了解到江海学院正在筹建化工系，马上与江海学院进行了联系。江海学院领导经过分析，认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义，学校在师资队伍、实习基地建设、专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力，有利于加快学校向综合性大学迈进。随后，双方进行了多轮的协商谈判，最后达成了一致意向。

一个月后，江海学院与兴华化工集团的签字仪式在兴华化工学校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备，参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工学校校长、副校长，江海学院参加的领导有院长、教学副院长、学院办公室主任、教务处处长及化工系主任，同时还邀请了当地的新闻媒体记者参加。签字仪式上，大家举杯庆祝，共同祝贺这次合作的成功。

二、项目任务

草拟一份签字仪式的准备方案。

三、任务分析

签字仪式是一个组织与对方经过会谈、协商，形成了某项协议或协定，再互换正式文本的仪式。它是一种比较隆重的活动，礼仪规范也比较严格。

四、相关知识

（一）签字仪式准备工作

签字仪式是一种正式、隆重的商务活动，应予以充分准备，做到万无一失。

1.准备待签文本

洽谈或谈判结束后，双方应指定专人按谈判达成的协议做好待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等工作。文本一旦签字就具有法律效力，因此对待文本的准备应当郑重严肃。

在准备文本的过程中，除了要核对谈判协议条件与文本的一致性以外，还要核对各种批件，主要是项目批件、许可证、用汇证明、设备分交文件、订货卡等是否完备，合同内容与批件内容是否相符等等。审核文本必须对照原稿件，做到一字不漏，对审核中发现的问题，要及时互相通报，通过再谈判，达到谅解一致，并相应调整签约时间。在协议或合同上签字的有几个单位，就要为签字仪式提供几份样本。如有必要，还要为各方提供一份副本。与外商签订有关的协议、合同时，按国际惯例，待签文本应同时使用宾主双方的母语。

待签文本通常应装订成册，并以仿皮或其他高档质料作为封面，以示郑重。其规格一般为大八开，所用纸张务必高档，印刷务必精美。作为主方应为文本的准备提供准确、周到、快速的服务。

2.确定签字人员

在举行签字仪式之前，有关各方应预先确定好参加签字仪式的人员，并向其有关方面通报。主签人可以是双方参加谈判的主谈人，也可以是双方更高级别的领导人，这要视文件的性质来确定。主签人的身份应当大致相等，并具有法定的全权代表资格。其他参加人员一般为参加谈判的人员，客方尤其要将出席签字仪式的人员提前通报主方，以便主方安排。按一般礼貌做法，双方人数最好大体相等。为了表示重视，双方也可对等邀请更高一层的领导人出席签字仪式。

参加签字的有关各方事先还要安排一名熟悉签字仪式详细程序的助签人，并商量好签字的有关细节。助签人主要负责帮助主签人在签字时翻揭文本，指明需要签字之处，助签人必须参加谈判的全过程和文本的整理、起草、制作工作，助签人必须做到认真仔细，忠实可靠。

由于签字仪式的礼仪性极强，签字人员的穿着也有具体要求。主签人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼仪性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并配以白色衬衫与深色皮鞋。在签字仪式上露面的礼仪、接待人员，可以穿自己的工作服，或是旗袍一类的礼仪性服装。

3.布置签字场地

签字场地有专用的，也有临时以会议厅、会客室来替代的。布置的总体要求是庄重、整洁、清静。

签字厅应铺设地毯，正规的签字桌应为长桌，上铺深绿色的台呢。按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放，其后可摆放适量的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。签字人就座时一般应面对正门。签署多边合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座，也可为每位签字人提供座椅。多方签字时还可将桌子排成圆形，客方的座位在主方的右边。

在签字桌上，应事先摆放好待签文本，以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

涉外签字仪式要挂各方的国旗，国旗可以按主左客右交叉插在签字桌中央的旗架上，也可以分别插在两边或并挂在墙上；多方签字时，则插在各方座位前的桌上。

（二）签字仪式的程序

签字仪式的时间虽然不长，但它是合同、协议签署的高潮，其程序要规范、庄重而热烈。

1.签字仪式开始

有关各方人员进入签字厅，按照既定的位次各就各位。签字者按照主居左客居右的位置入座，双方其他随从人员依照职位、身份的高低，自左至右（客方）或自右至左（主方）排列站于己方签字人之后；也可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。双方助签人应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。

签署多边合同时，各方签字人须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前签字；助签人应随之一同行动，在助签时，以“右高左低”的惯例，助签人应站立于签字人的左侧；有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。

2.签字人签署文本

签字人签署文本通常的做法是先签署己方保存的合同文本，再签署他方保存的合同文本，这一做法在礼仪上称为“轮换制”。它的含义是在位次排列上轮流使各有关方有机会居于首位一次，以显示机会均等。

3.交换合同文本

双方签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本，与此同时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自方才使用过的签字笔，以示纪念。这时全场人员应鼓掌表示祝贺。

4.共同举杯庆贺

交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人相互碰杯，以互相道贺，这是国际上通用的用以增添喜庆色彩的做法。

退场时请双方最高领导者及客方先退场，然后东道主再退场。签字仪式结束。

一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。

（三）签字仪式中的服务工作

在签字仪式中，商务秘书要做好以下服务工作：

1.为签字文本准备好必需的设备工具和材料；

如计算机、打印机、复印机、装订机、纸张、签字笔，适合的文本包装材料等。

2.签字厅所必需的桌椅及其他配置；

3.配备礼仪小姐并做好培训工作；

4.准备香槟酒和酒杯；

5.签字仪式的人员安排表和时间安排表并及时通知；

6.做好引领和各环节的时间提示工作；

7.签字仪式各项材料的整理和保管；

8.签字仪式结束后应整理好签字厅。

五、实践训练

（一）模拟训练

天地公司为进一步拓展业务，决定与某某（英国）贸易公司合作。项目的签字仪式将在2010年9月10日举行，你作为天地公司的秘书，需要筹备签字仪式。请完成签字仪式会场的布置。

（二）综合训练

【实训背景】

李梅是一家大型私营企业的总经理办公室秘书，最近公司即将与德国的一个同行企业签订技术合作业务，共同研制一种新产品，并拟于近期签订合同。总经理要求她负责筹划这次签字仪式。

【实训内容】

讨论：签字仪式的筹划程序包括哪些内容，制定筹划程序的注意事项有哪些？

【实训要求】

1.实训应分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流认识。

2.讨论过程应严肃认真。