策划签字仪式

通过学习了解签字仪式的基本知识和签字仪式的程序；能策划签字仪式活动方案，有效组织签字仪式。

2011年4月，内蒙古的达达贸易有限公司曾到苏州尔特贸易公司参观访问。苏州尔特贸易公司做了大量的准备工作，其翔实周密的参观准备工作、热情周到的接待工作给内蒙来宾留下了良好的印象。内蒙客户返回后马上给苏州尔特贸易公司发来传真，希望与公司进行项目合作，并希望能尽快签订合作协议。苏州尔特贸易公司领导在详细分析之后，认为这次合作将对公司的未来发展带来极大的利益，当即决定与达达贸易公司进行合作，双方经过广泛的意见交换之后，一致同意签订合作协议，并约定于2011年6月8日在苏州举行签字仪式。公司希望秘书小白能妥善安排此次签字仪式。

小白接受任务后，对签字仪式的准备工作做出了如下思考。

第一，确定签字仪式的时间。双方商定签字仪式的举行时间为2011年6月8日，为确保签字仪式的顺利进行，小白应明确仪式的具体时间，结合本公司及内蒙达达公司的意见，将签字仪式定为8日下午2:30—3:50。

第二，确定签字的地点。本公司有较为完善的办公环境，并且档次较高，因此完全可以在公司内进行，如果公司内不能进行或者对方有具体的要求，可双方商量确定一个合适的地点。

第三，确定签字仪式的参加对象。参加对象主要包括：①签字人，要考虑签字人的法定资格，并与对方的签字人资格相当；②领导人，为了表示对谈判成果的重视和庆贺，可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等；③致辞人，一般由签字各方身份最高的领导人分别致辞；④主持人，一般由主办方指派有一定身份的人士担任；⑤见证人，主要是参加会谈的人员，双方人数应当大致相等，有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证机关的公证人员参加；⑥助签人，助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处；⑦记者，根据公司对外宣传的策略，可以选择是否邀请记者参加签字仪式。

第四，进行文本的准备。本次签字仪式的文本应当用汉文、内蒙古文书写印刷，如果必要，可以再使用英文作为第三种文字；需准备正本和副本；印刷时应注意在先权的问题，由于本次签字仪式同时使用双方语言，应以中文文本在先。

第五，进行现场布置和物品准备。①签字桌椅；②国旗；③文具；④文本；⑤参加人员位置；⑥讲台；⑦香槟酒等。

第六，签字仪式程序。①签字各方参加人员在工作人员的引导下进入预定位置；②主持人向全体参加人员介绍签字各方的主要领导以及其他贵宾；③主持人宣布签字仪式开始；④签字；⑤各方签字人起立，相互交换文本并握手致意；⑥主持人请各方领导人先后致辞；⑦举行小型酒会，举杯庆贺；⑧联合举行记者招待会或新闻发布会。

小白在明确上述六点内容后，着手撰写签字仪式方案，经领导批准后准备实施。

一、时间

2011年6月8日下午2:30—3:50。

二、地点

苏州尔特贸易公司签字厅

三、参加对象

（1）签字人：公司副总经理陈××，达达公司副总经理××××。

（2）领导人：公司董事长张××，达达公司董事会主席××××。

（3）致辞人：公司董事长张××，达达公司董事会主席××××。

（4）主持人：公司总经理助理胡××。

（5）见证人：参加该项目会谈的人员。

（6）助签人：公司秘书林丽。

四、文本的准备

本次签字仪式的文本在双方达成一致意见后由小白撰写，并由双方领导审核，用中文印刷。

五、进行现场布置和物品准备

1．签字桌椅。

（2）国旗。

（3）文具。

（4）文本。

（5）参加人员位置。

（6）讲台。

（7）香槟酒。

六、签字仪式程序

（1）签字各方参加人员在工作人员的引导下进入预定的位置。

（2）主持人向全体参加人员介绍签字各方的主要领导及其他贵宾。

（3）主持人宣布签字仪式开始。

（4）签字。

（5）双方签字人起立，相互交换文本并握手致意。

（6）主持人请各方领导人先后致辞。

（7）举行小型酒会，举杯庆贺。

总经理办公室秘书处

2011年5月27日

签字仪式是一个组织与对方经过会谈、协商，形成了某项协议或协定，再互换正式文本的仪式。它是一种比较隆重的活动，礼仪规范也比较严格。

签字仪式一般分为双边签约仪式和多边签约仪式两大类。参加双边签约仪式的主体通常是甲乙双方，而参加多边签约仪式的主体则通常是两个以上的组织。无论哪种形式的签字仪式都要求简短、隆重、热烈、节俭。

（1）依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。

应会同有关各方一起指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。

按常规，应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。

（2）签署涉外商务合同时，按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言。

（3）待签的合同文本应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。

（一）启动签字仪式的准备工作

（1）选好签字地点，即签字厅。

（2）确定签字日期。

（3）签字厅的布置要做到如下方面：

①要庄重、整洁、清静。

②室内应铺满地毯，正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢布。

③签字桌应横放于室内，在其后可摆放适量的坐椅。

④签署双边性合同时，可放置两张坐椅，供签字人就座。

⑤签署多边性合同时，可以仅放一张坐椅，供各方签字人签字时轮流就座，也可以为每位签字人提供坐椅。签字人就座时，一般应面对正门。

⑥签字桌后一般要挂与签字内容有关的横标，横标形式不定。

（4）在签字桌上，循例应事先安放好待签的合同文本，以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

（5）与外商签署涉外商务合同时，还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上必须按照礼宾序列。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗需插放在该方签字人坐椅的正前方。

（6）准备好酒水和双方的签字文本、签字笔。

（7）选派两个助签人员和若干礼仪小姐。

（8）通知相关人员出席仪式。

（二）安排签字的座次

1．签署双边性合同

（1）应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应就座于签字桌左侧。

（2）双方各自的助签人应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。

（3）双方其他随员可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座，也可依照职位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）列成一行，站立于己方签字人的身后。

（4）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。

原则上，双方随员人数应大体上相当。

2．签署多边性合同

（1）一般仅设一个签字椅。

（2）各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前。

（3）助签人应随之一同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。

（4）有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。

（三）签字仪式的程序

（1）请双方人员进入签字厅。

（2）签字人员入座，客右主左。

（3）其他领导各按顺序在己方签字人座位后面站立排好。

（4）助签人员分别在己方主签人外侧协助翻文本，指明签字处，协助交换文本，签两次字后再交换文本各自保存。

通常的做法是，首先签署己方保存的合同文本，接着再签署他方保存的合同文本。

商务活动规定：每个签字人在签署己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法在礼仪上称为“轮换制”。它的含义是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等、各方平等。

签完字后，各方签字人应握手互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以示纪念。全场人员应鼓掌表示祝贺。

（5）礼仪小姐送上香槟酒或其他红酒，主客双方干杯以表祝贺。交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人当场干一杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

（6）双方简短致辞（主先客后）后合影留念。

一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。

·训练目标

（1）能够进行签字仪式的前期准备。

（2）能够布置签字厅。

（3）能够进行签字仪式的现场操作。

·知识要求

（1）熟悉签字仪式前期准备的内容。

（2）熟悉签字厅布置的要求。

（3）熟悉签字仪式的流程。

·训练要求

（1）概括叙述下列任务中的工作步骤。

（2）能够进行签字仪式的模拟操作。

（3）能够进行签字仪式的前期准备。

（4）能够进行签字厅的布置。

·任务描述

王芳是青岛宏程集团·家天下商业项目的策划总监，2011年7月王芳接到任务，要为红星·美凯龙的入驻策划一场大型签字仪式。下面是王芳策划的活动方案。

第一部分：聚焦西海岸、聚焦宏程·家天下对话活动及宏程集团与红星·美凯龙签约仪式

一、主题

领航胶南财富，崛起百年地标

“共铸宏程·家天下的辉煌前程”

红星·美凯龙进驻宏程·家天下项目签约仪式

二、相关信息

1．活动目的

宏程·家天下与红星·美凯龙的签约标志着家天下各项商业配套的完善与升级，有助于树立宏程·家天下是青岛西海岸板块核心商业的形象；有助于启动协同品牌策略，扩大社会影响力，树立宏程（投资）集团及家天下项目品牌的市场公信力；有助于将项目发展置于大青岛框架下的西进战略方案之下，高屋建瓴，将显著提升项目的社会影响力，体现项目作为青岛西进战略的践行者与胶南商业地产领跑者的角色，对项目招商乃至后期运营均具有不同凡响的促进意义。

2．活动组成

·西进与梦想——大青岛框架下的西进战略与决策对话。

·签约仪式及新闻发布会。

·答谢酒会及宏程（投资）集团董事长访谈。

3．活动时间

2011年_____月_____日。

4．活动地点

胶南__________酒店

5．参与人员

（1）主持人：__________（青岛知名主持人）

（2）开发商及嘉宾：

青岛市、胶南市领导及相关部门领导（胶南政府确定参会人员）

红星·美凯龙董事长及相关负责人

宏程（投资）集团董事长等领导

项目营销公司领导

（3）媒体邀请：邀请6家左右的主流媒体报纸杂志（半岛都市报、齐鲁晚报、青岛晚报、青岛早报、青岛财经日报、商报等）记者、电视媒体（山东电视台楼市、青岛电视台、胶南电视台、青岛广播电台）记者、青岛房地产信息网（青岛新闻网、搜房网、青岛信息港等）记者对本次活动进行报道。

（4）活动配合单位（人员）邀请：家天下现场相关工作人员，布展公司相关工作人员，广告发布、制作公司相关人员，专业拍摄人员1～2名（广告公司负责，并负责将本次活动拍摄的DV录像剪辑制作成DVD或VCD）和活动现场礼仪人员。

三、活动流程

第二部分：答谢酒会及宏程（投资）集团董事长访谈

第三部分：活动准备事项

1．宏程集团要准备事项

2．商业经营管理公司（招商中心）负责事项

3．活动公司（可以考虑酒店方面作为活动执行公司）负责事项（提供方案和报价）

4．礼品公司负责事项

5．营销公司需要准备工作事项

（1）策划部负责事项。

（2）销售部负责事项。

（3）企划部负责事项。

6．需政府协调事项

7．现场工作组

8．费用预算

现场场地布置费用：30000元（待定），包括主席台布置费用，展览椅租赁费用，主席台植物租赁费用，音响及麦克风租赁费用，横幅背景板制作费用，嘉宾胸花、礼炮、花篮、签到本及笔等费用。

现场演出及主持人费用：15000元（待定），包括舞狮、军乐队、10名礼仪人员、主持人、摄像人员等的费用。

道具费用：5000元（待定），包括牌匾制作费用，油画架（含红绸布）、签约本的购买费用，请柬购买及邮寄费用等。

矿泉水：（300瓶）300元

媒体费用：5000元（500*10）

礼品费用：（政府领导及嘉宾、意向商家代表）10000元

不可预见费用：10000元

宴请费用：20000元

合计：近10万元

·操作提示

（1）以小组为单位进行，实训的准备工作需要6～8课时（课外完成），模拟签字仪式需要1课时。

（2）请同学们分组讨论其流程及细节的科学性或不足之处。

（3）做好签字仪式的前期准备非常重要，所以一定要定好小组负责人，并协商合理分配好任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（4）在这项训练中，你最好利用课余时间参加或参观一个真实的签字仪式，注意观察活动的程序并总结其得失，为本次实践活动提供借鉴。