签字仪式的准备

一、签字仪式的准备

（一）布置好签字现场

签字现场有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置签字现场的原则是庄重、整洁、清净。地上可铺设地毯，签字桌的上空可悬挂横幅，写有“××××（项目）签字仪式”的字样。正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢布，台呢布不能有破洞。室内空气要保持新鲜，厅内光线要保证明亮。

我国在布置签字现场时，一般在厅内设一长方桌作为签字桌，桌面上覆以深绿色的台呢布（但要注意各方的颜色禁忌），桌后放两把椅子，作为双方签字人员的座位，其座位安排以面对正门的方向为准，右为客人，左为主人。签署多边性合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座；也可以为每位签字人都各自提供一张座椅。座前摆列各自保存的文本，上端分别置签字笔、吸墨器等签字文具。如与外商签署涉外合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而设置。双方参加仪式的其他人员，排列于各自主签人的座位后面，助签人员站立与各自主签人的外侧。

有的国家在举行签字仪式时，现场布置与我国略有不同。有的设置两张签字桌，双方主签人各占一桌，双方的国旗分别悬挂在各自的签字桌上。有的签字现场虽用一张签字桌，但双方参加仪式的人员坐在签字桌的前方两侧，双方国旗悬挂在签字桌的后面。

（二）预备好待签的合同文本

依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。

负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方，应会同有关各方指定的专人共同负责，主要完成待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订与盖火漆等工作。在准备文本的过程中，除要核对谈判协议条款与文本的一致性外，还要核对各种批件、证明等是否齐备，是否与合同相符等。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本。必要时还可再向各方提供一份副本。

签署涉外商务合同时，按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写合同时，应字斟句酌、反复推敲，不要望文生义或乱用词汇。

待签的合同文本应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、仿皮或软木等作为其封面，以示郑重。

（三）确定好签字人员

举行签字仪式之前，有关各方应事先确定好参加签字仪式的人员，并向有关方面通报，尤其是客方，要将出席签字仪式的人数提前通报给主方，以便主方作好安排。主签人员的确定随文件性质的不同而变化，有的是由国家领导人主签，有的是由政府有关部门领导人主签，还有的由具体部门负责人主签。注意，双方主签人的身份应大体相当。参加签字的各方，事先还要安排一名熟悉仪式程序的助签人员，签字时给文本翻页，并指明签字处，防止漏签。其他出席签字仪式的陪同人员，基本上是参加谈判的全体人员，人数以相等为宜。为了表示对所签合同、协议的重视，双方常对等邀请更高一级的领导人出席签字仪式。

（四）规范好签字人员的服饰

按照规定，签字人、助签人以及陪同人员在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。

在签字仪式上的礼仪人员、接待人员，可以穿自己的工作制服或旗袍一类的礼仪性服装。