电子文件的规范命名

电子文件制作完毕后需要对保存的稿本命名，以便今后查询利用。电子文件名通常由“主名”+“.扩展名”所组成。其中扩展名代表了电子文件的类型，通常由计算机自动产生。规范电子文件的主名是规范电子文件管理的重要基础工作，随意命名会给管理造成麻烦甚至混乱。

（一）规范命名的要求

一是唯一。如果有两个电子文件重名，在数据库调用该文件时就会发生混乱。因此，在同一文件夹中的电子文件不允许重名。如果重名，则后存盘的电子文件会将前存盘的电子文件覆盖。

二是直观。直观的命名能够简要地概括文件的内容，是查找文件的重要线索，也便于利用，电子文件命名应当实行“实名制”，即将文件的重要著录项直接注入主名中。

三是简洁。命名要简洁明了，不宜过长，过长难以辨认，且计算机软件会自动拒绝。另外，命名中不能夹带某些特殊符号，如半角的“\、/、<、>、？”等。

四是参照。采用“双套制”归档模式的，电子文件命名要便于与同样内容的纸质文件建立相互参照关系。

（二）规范命名的方法

根据以上原则，介绍几种常用的命名方法：

一是归档前可用“文号+稿本号+文件标题+.扩展名”命名，各要素之间用符号（如“-”）进行分割，如“XX〔2006〕1号-稿3-关于加强档案信息资源开发利用工作的通知.PDF”。这种命名还可以加上“形成者”“形成时间”等文件要素，其最大优点是直观，能通过命名知道文件的大概内容，便于通过Windows资源管理器、Excel等流行的工具直接检索。目前计算机允许电子文件的命名长度达247个汉字，足以支持该命名方式。该方法适用于在办公自动化管理中形成的电子文件，可由业务部门的文件管理人员在文件形成后按规范直接命名。

二是归档后采用“全宗号+档案门类代码+年度+保管期限代码+机构（问题）代码+件号+子件号+.扩展名”命名。如“X043-WS.2015-Y-BGS-0026.001.jpg”。该方法的优点是：由于档号唯一，因此能避免重名；由于档号中一般有分类号，因此便于识别内容；由于采用纸质档案的档号，因此便于与纸质档案相互参照。这种方法一般适用于“双套制”归档的电子文件、纸质档案扫描件或需要长期保存的电子档案。

三是采用“随机号+.扩展名”命名，随机号一般是计算机自动生成的32位代码。该随机号唯一的优点是不会重名，缺点是很不直观，也无法与纸质档案参照，必须完全依靠目录数据库才能对电子文件进行管理和查询。使用本方法一般要安装专用的电子文件归档和电子档案管理系统。因此，使用本命名方法有一定的风险，如当支持其运行的应用软件发生故障或瘫痪时，文件就无法查询利用。

有些单位在电子文件归档时将第三种方法命名的电子文件转换为第一或第二种命名方式，或者组合运用前两种命名方式，其转换一般须借助计算机系统自动完成。

此外，对于基建或设备类电子文件也可以采用“项目编号＋子件号+.扩展名”“项目编号＋阶段号+子件号+.扩展名”或“图号＋子件号+.扩展名”等方法命名。这些方法也都符合上述电子文件命名的四项基本要求。