图书馆控制概述_图书馆管理学

图书馆控制概述_图书馆管理学

第一节　图书馆控制概述

一、图书馆控制的含义

图书馆控制是指对图书馆各项管理活动在执行过程中的行为监督和约束。每个图书馆都会有各种管理制度和管理方法，来确保组织内所有人员按照预定措施实现图书馆的方针目标。在控制体系中，管理者除了制定图书馆的管理制度、确保各项政令的执行外，还必须重视各层级执行信息的反馈、执行过程中数据的收集、整理分析，并依此作为有效控制图书馆的依据，这就是控制过程。

控制在图书馆的管理体制中占据核心地位，甚至比组织结构更加重要。如果缺乏科学合理的控制体系，组织结构的有效运行就无从谈起，要么控制过细、统得过死，下一层级的单元缺乏效率和反应能力，缺乏激励机制；要么失去控制，下一层级的单元自行其是，偏离上一层级的战略意图，甚至挥霍图书馆来之不易的有限资源和转移利益，或者出现不必要的内部单元之间的竞争。因此，控制在很大程度上是处理集权与分权的关系，在下一层级的权力、利益和责任之间找到一个平衡点，使下一层级单元既能够快速反应、自主创新，同时又能符合图书馆的总体目标，不损害其整体利益。

二、图书馆控制的重要性(www.guayunfan.com)

通过控制，既可检验各项工作是否按预定计划进行，以及计划的正确性和合理性，又可调整行动或计划，使两者协调一致，从而确保图书馆有效运行。控制的重要性对于组织来讲就是加大对组织为实现预定目标而进行的管理过程的管控力度。

第一，防范风险。现代社会是一个充满剧烈竞争的社会，图书馆更是面临着各种因服务、公共突发事件而引发的危机和挑战。对风险的管理是现代管理中最重要的方面。风险影响着图书馆生存和发展的能力，也影响其在提供同类服务和产品的机构中的竞争力及在社会用户中的声誉和形象。因此，图书馆管理者必须密切注意各层级的风险以及可能会出现的危机，并加以控制，才能保证其健康发展。

第二，确保图书馆战略目标的实现。目标的设定是管理过程的一个重要部分，虽然它不是图书馆控制的组成要素，但却是图书馆控制的要件。控制不是某个事件或某种状况，而是图书馆运营服务过程的一部分，与运营服务过程结合在一起，使运营服务过程发挥其应有的功能，并监督过程的持续进行，保证图书馆战略目标的实现。

第三，监督管理执行过程。图书馆的领导模式和管理体制一般都强调管理职能的执行，而对其效果以及执行人的职责权限却少有监督。在图书馆控制中，监督的职能得到加强，包括图书馆设置机构的权限、图书馆管理者的权限、图书馆员工的权限以及图书馆其他利益相关者的权限都应得到明确的界定和监督。

三、图书馆控制的内容

一般来讲，图书馆控制的内容主要涉及人员、财务、作业、信息和图书馆的总体绩效等五个方面。但图书馆肩负着保存资源和为用户提供通向人类知识宝库通道的使命，图书馆为一定的用户群提供所需信息资源，并不断更新以满足用户对信息的需求，然后由图书馆员建立和维护帮助用户获取信息的工具，并为用户提供空间促进信息被用户利用。由此看出，相对于企业和其他赢利性组织而言，图书馆具备能动性、公益性，不单纯包括管理理论中理性的控制内容，而应该根据图书馆使命的不断调整，确定其控制的重点。目前来讲，除去一般性控制内容，图书馆管理者需要在以下方面加强力度。

第一，馆藏资源的控制。馆藏资源作为图书馆增值和提供服务的基础条件，是图书馆的重要组成部分。图书馆的边界由馆藏资源限定，其功能也是由其所拥有的馆藏资源的数量和质量所决定的。因此，馆藏资源的特征发生变化必然会对图书馆工作产生影响。同时，图书馆馆藏资源的获得形式也因资源本身的形式发生巨大变化，包括购买、内部分配、租借、网络获取以及合作获取。众多获得方式使图书馆管理者面临更为复杂的活动空间，资源获取成本和收益的比例、资源获取合作伙伴的利益冲突、与资源提供方的博弈，等等。图书馆管理者需要对馆藏资源进行更为严格和细致的控制，包括馆藏资源利用、获取的各种影响因素的协调以及用户的反馈。

第二，馆员的控制。图书馆是通过建设馆藏资源、使馆藏资源增值以及帮助用户开发和利用馆藏资源来为用户提供不断更新的信息和知识。馆员在图书馆各种服务和业务工作中占有核心地位，馆员的职业素养和服务能力决定着图书馆运营服务质量的优劣。因此，馆员控制的有效与否至关重要。随着图书馆事业的不断发展，馆员的人员构成、能力水平以及自我认知的改变，使得对馆员的控制日益复杂并重要，其突出表现就是馆员对自我价值认知的改变、馆员对自我发展认知的改变以及现代管理理念对人的管理思想和方法的调整。