运用现代信息技术开展校友工作的重要性及四种方法

三、运用现代信息技术，实行校友工作网络化管理

（一）运用现代信息技术开展校友工作的重要性

现代信息技术（IT即Information Technology）就是指感测技术（获取信息）、通信技术（传递信息）、计算机技术（处理信息）和控制技术（利用信息），其基本特征就是计算机程序控制化。现代信息技术有几大功能和独特的优势：信息功能，可以给管理者提供多种形式、多方面的信息，加强决策的有效性；管理功能，可以强化管理者的管理职能，提高工作效率；沟通功能，可以改善沟通方法，使各种关系更为广泛和和谐；查询功能，利于了解情况，交流广泛；有信息量大、传播速度快、能融文字、声音、图像为一体等优势。信息技术是一种新的生产力，它的出现打破了工作上的各种壁垒，改变了传统的工作方式，开拓了我们的工作视野，培养了我们的空间观念，实现了信息资源共享。

信息技术的迅猛发展和使用广泛，带来了新技术革命的蓬勃发展，推动了各行各业的技术进步，也给高等教育带来了一场深刻的技术革命，它从教学形式、教育模式、办学形式、教学制度、教育思想、教学内容、学校管理等方面推动着高校改革。校友工作是高校工作的组成部分，要顺利开展各项校友工作，建立有效的沟通和联系渠道十分重要，网络是现代社会不可缺少的交流渠道，是信息技术的主要表现形式，充分发挥网络的作用，让更多的校友通过网络来了解、关心、支持学校。我们要充分认识到信息技术对校友工作的作用，运用现代信息技术的这些功能和优势来开展校友工作，如联络广大校友，联结各地校友会，展示校友风采，宣传学校发展，进行网上校友活动等。现代信息技术的出现必将使校友工作方式更具内涵、更具成效，必将使校友工作登上一个新的台阶，在时代的潮流中发展、壮大。

（二）运用现代信息技术开展校友工作的四种方法

1．建立功能齐全，内容完善的校友工作网站

校友网站是一个收集、了解、整理校友信息，增进校友与学校、校友与校友感情，塑造校友与学校良好形象的重要工具。校友网站一般设置校友文稿、校友捐赠、校友机构、母校动态、校友查询、校友信息等版块，校友们通过登陆网站，就可以查询校友情况，了解有关学校、校友会、校友的最新发展情况。由于各高校的情况不一，网站设置不尽相同，有的是学校校友办公室建立的网站，有的是校友会校友网，内容和形式上有各自的网站特色，但总体讲是一个集“宣传”、“联络”、“交流”与“查询”等多种功能于一体的固定的网络平台。高校校友工作要利用网络这一现代社会重要的信息工具，搭建一个网上信息交流和多方互动的校友工作平台，使学校的校友工作实现网络化、信息化和现代化。

2．建立联系紧密、沟通广泛的校友工作网站群

除学校内部建立功能齐全的校友网站外，还应该健全各地校友会联系网络，使学校校友网络与各地校友会网络共同形成一个信息量大、功能繁多、联系紧密、交流及时的校友工作网站群，共同组成一个校友网上交流的大平台。通过这个网站群，使地方校友会能够了解学校的信息，及时地向学校提供各地情况，学校也可以经常了解各地校友会的各种信息，及时利用宣传媒体进行广泛宣传，搭建一些交流平台。它既可以解决路途遥远，人手不够，联系不畅等问题，又可以及时、广泛和频繁的加强联系，展开宣传，获得机遇。还可以实现跨校之间的更大平台的资源共享，网络互动。学校校友工作网站群的建立使高校校友工作更加系统化、经常化和广泛化。

3．建立“网上校友信息库”，完善校友信息管理系统

校友信息的收集、整理与更新是高校校友工作的基础。由于校友的人数多、分布面广、时间跨度大、可变数大，资料的收集整理有相当的难度，是一项艰苦繁重的工作，而校友信息的收集、整理和更新又关系到校友工作开展的质量高低和作用发挥大小，所以，寻找一个有效的校友信息收集、整理和加工的管理方式非常必要。随着信息技术的发展，计算机网络的不断普及，利用网络手段进行校友信息的管理，无疑成为最好的选择。高校应该建立“网上校友信息库”，通过它校友信息的收集可以完整、真实，校友信息的整理可以规范、可用度高，可以及时、全面地更新校友信息，并且使原有的校友管理信息系统更加完善。

4．建立“校友网上办公系统”，推进校友工作网络化

随着现代信息技术的发展，网络在校友工作中的作用也越来越大，成为凝聚校友、服务学校、服务祖国不可替代的重要环节。但网络相对而言还是一种新生事物，利用网络加强联系，对于相当一部分的校友还不习惯，具有较强归属感的老年校友又不懂网络，懂网络的中年校友又繁忙，喜欢网络的青年校友又容易转移目标，为使老、中、青年校友都来关注校友工作网络，就要大力地提倡网络化服务的新的工作方式，要建立“校友网上办公系统”，推进校友工作网络化，比如，通过发E-mail的方式来代替以前的通过邮局发贺信和校友刊物的传统方式；通过大学的网络等来沟通情感、交流思想；通过Internet及其他各类局域网来召开经常性的校友工作研讨会等；通过网上社区、“学缘社区”、“校友虚拟社区”的建立，让校友分区域，分班级的进行联系，使网络更具亲和力、感召力；通过在网上对校友现实状况的调研分析，以体现“关心校友、服务校友” 的工作理念；通过开展 “校庆征文”、“母校建设大讨论”、“优秀校友事迹介绍”等一些网上活动，让校友们来丰富和展现学校的大学文化和人文精神。总之，将校友工作网络化，为广大的校友们提供一个更为广阔、便捷、方便和时尚的交流平台。