搭建开展高等学校校友工作的平台

一、搭建开展高等学校校友工作的平台

（一）建立健全校友工作机构和组织

校友工作机构和组织的建立与完善是做好高校校友工作的组织保证，建立健全校友工作机构和组织是校友工作的主要任务之一。高校要建立各层次的校友工作的专门机构和组织网络，一条线是高校内要建立独立的行政管理机构，即校友工作机构，从组织上说，它应该直接隶属于校长领导，要由学校校级领导亲自直管全校校友工作，与学校其他工作一起纳入目标计划，校友会工作机构要配备年富力强的干部担任校友会工作机构的领导，充实具有开拓意识、公关能力较强的人员从事校友会工作；各院系要建立相应的校友工作组织或者成立系友会，实行一把手负责制，分管本院系的校友工作，各院系设立校友联络员，指定专人负责校友工作，在校内建立起自上而下的严密的校友工作组织体系；另一条线是成立由校友组成的民间社团组织即校友会，它或是独立开展校友工作，或是与内设的校友办公室为一个班子两块牌子，选调一些熟悉学校情况、对学校具有深厚感情的教职员工和校友担任校友会的工作人员或兼职工作人员。校友会办事机构应该有明确的功能定位、有明确的岗位职责、有明确的上岗条件、有明确的考核指标。同时，在各地方还要成立校友分会，或者以行业、兴趣分类建立校友分会或校友俱乐部。这样，通过这两条线，在校内外形成一个校友工作的组织网络，使校友工作得到强有力的组织保证，有助于高校校友工作有组织、有计划、有规模地开展。

（二）制订校友工作规章制度

校友工作规章制度是开展高校校友工作的制度保障。建立健全了校友工作机构和组织网络，还必须要建立完善的校友工作的规章制度，构建一套行之有效的管理体系。校友工作规章制度可以包括：校友工作的管理制度，校友活动（联谊活动、讲学活动等）制度，校友返校接待制度，院系校友工作管理制度，校友捐赠管理办法，校友基金管理制度，校友会会员制度，校友会章程，校友网站管理章程，校友信息收集管理制度等规章制度。

（三）建立和维护校友网站

网络这一现代社会的信息工具，是我们开展高校校友工作的现代化工作平台，网络的信息传递方便快捷，不受时空限制，利用这个平台，办事效率高，质量好。校友网站是学校与校友信息交流的渠道和情感沟通的窗口，通过它，一可以最大限度地搜集整理校友信息，方便学校和校友们的联系，介绍校友事迹，形成心向学校的合力；二可以及时地把学校的信息传递给校友，宣传学校的发展，让校友随时了解学校的动态，关注学校的发展；三可以方便校友们在校友网站上发表自己的信息，交流相互的体会，找到老朋友结识新朋友，讲讲过去的故事，翻翻昔日的照片，畅谈美好的未来，可以在校友网站与母校，与其他校友交流信息，是校友工作信息化、现代化的最大体现。

我们要建设好校友网站，使学校网站内容丰富多彩、信息量大和吸引力强，从而使校友网站充满特色和旺盛的生命力。我们要强化校友网站的功能，建立网上校友信息交流平台，为校友赠送终身电子邮箱。加强校友网站管理，制定校友网站管理章程，实行实名注册，会员登录制，技术人员在线服务等。

（四）建立和完善校友数据库

校友数据库的建立和完善，是高校校友工作的基础性工作，也是校友工作最重要的任务，是校友工作成功的保证。美国哥伦比亚大学校友会副会长Eric J Furda先生把校友数据库生动地比喻为“校友工作的生命线”。因为，老牌高校发展历史悠久，校友人数众多，毕业生分布广，很多都是在社会的重要岗位，而新兴高校尤其是合并高校，由于办学层次的上升，原本不同学校的校友合并在一起，校友数额增多，工作难度增大。而且，高校校友信息还有一个重要的特点，就是随着社会的开放性不断增强，毕业生流动性大，工作单位、生活地点更换频率高，校友信息变化性大，信息的不稳定性强，增加了校友工作的难度。

要收集如此繁多的校友信息，理顺如此庞杂的校友信息，及时更新变化的校友信息，跟踪分析校友信息中的有效值，要顺畅的沟通校友与学校的联系，要使校友与学校之间的联系环节不出现阻滞，必须要运用现代化的管理技术来加以处理和管理，建立一个较为完备的、资料翔实的、实时跟踪的、查询方便的、能及时更新的校友信息库。在建立和完善校友数据库的过程中，我们要有足够的耐心和责任心以及温馨关注，随时掌握校友最新的发展状况，随时更新数据库内容，及时对校友资源进行整合。目前，各高校对校友信息的统计汇总一般都采用数据库管理的形式，数据库是高校掌握校友工作和学习状况的主要信息来源。