图书资料管理系统的功能介绍

9.4.3　图书资料管理系统的功能

在学校的基本教科研过程中，往往需要参考阅读大量的资料和文献。尤其在当前的信息时代，各种科技信息、图书、资料大量涌现，让使用者和管理者在进行登录、整理分类、查找等方面耗去许多的精力和时间。为了在最少的时间内能够得到所需的信息，拥有一个功能完备、自动化程度较高的图书资料计算机辅助管理系统就显得十分必要。根据我国目前各类学校图书馆目前的职能情况看，一个完整的图书资料管理系统应包括：采购、登记、分编、流通和检索等五个功能和独立的子系统。一个学校的图书资料管理系统通常包括以下职能子系统：

1.采购子系统

建立不同类型文献的采购数据库，图书采购人员可根据实际需要采用多种途径分别对馆藏文献数据库和采购文献数据库进行检索和数据录入、修改等操作。

（1）可列表输出预定文献清单，并且提供不同的打印格式。

（2）有较完善的统计、汇总功能，用以方便采购人员及时了解馆藏及各文种、原版及影印文献的数量、比例和相应的金额等信息。

2.登记子系统

对入藏和剔旧的出版物进行登记，不仅能完整记录馆藏信息、全面反映馆藏动态，而且能准确、及时、一致地同实际藏书及目录反映的内容相符。其基本功能包括：

（1）转录采购子系统中的数据，建立与采购数据库相对应的登记文献数据库。

（2）对连续出版物进行登录，其中包括定期和不定期的刊物。可以对没有到的刊物进行清查操作。

（3）具有直接登录非购入方式补充的文献资料的功能。

（4）按照图书资料部门的需求，能够完成旧书剔除工作。

3.分编子系统

图书资料采购入馆后，第一步工作就是进行分编，其目的有两个：一是使文献组织化、系统化；二是产生二次文献，并以此为基础产生建立响应的检索系统，实现特定的信息服务目的。其基本功能应包括：

（1）自动调用登录子系统的数据信息，可对新登录的图书自动查询，并建立不同的文献数据库。

（2）对新入库的图书自动打印输出标准著录卡片、书标、书袋卡，个别登录帐和新书通报。

（3）对中、西文和日本文、俄文的图书或期刊进行分类和编目，并将新登录的图书准确自动转入图书文献总数据库。

4.流通子系统

在图书业务管理中，流通是直接面对读者的一项工作，所以其功能应尽量考虑读者的各种可能的需求。一般来说，以下功能是必须具备的：

（1）可以完成对图书、期刊的正常借阅、预约借阅、续借和还书。同时对读者的借、还资格进行检查，对超期的读者自动打出罚款单。

（2）具有较为完整的读者档案管理功能。可进行书刊的报失，自动计算赔偿费，可以成批打印所有超期读者的催书单。

（3）具备多途径的查询功能，可使读者随时查询书刊动向、某人借阅情况等。

（4）可进行各种流通方面的业务统计并打印结果。

5.检索子系统

图书馆为读者服务的方式分为两大类：其一是直接提供，即提供书、刊、录音、录像等原始文献；其二是间接提供，即通过检索手段提供信息线索。利用计算机进行信息检索，是现代化图书馆管理的一个重要组成部分。检索子系统提供以下基本功能：

（1）既可检索图书，又可检索期刊。可以对中文、西文、日文和俄文等主要文种文献进行检索。

（2）具备书刊名、主题、著者、索书号、国内刊号、原办刊号、影印刊号、邮发代号等多种途径的检索。

（3）检索结果可以根据需要进行显示或打印。