正规管理系统介绍

一、管理信息系统及其特征

1．管理信息系统的概念

管理本身是个大系统，它是由许多系统构成的。就广义的社会管理大系统而言，它包括狭义的社会管理子系统、经济管理子系统、文化管理子系统、信息管理子系统等。每类子系统还可以细分为更小的系统。所谓信息系统是指凡是输入信息经过处理后输出信息的系统。管理信息系统是一个向管理组织提供各类准确、可靠、有用的信息，支持其业务处理、计划、指挥、控制的集成系统。

管理信息系统的任务是：识别管理组织的信息需要，对信息资源进行采集、加工、贮存和检索，对传递信息进行计划，根据管理工作的需要提供信息。因此管理信息必须具备一定的预测和控制功能，并提供一定的决策信息。

管理信息系统总是建立在一定的管理组织的基础之上的。一个管理系统或一个管理的职能机构，都担负着管理领域内的多种工作，而信息处理只是其中的一部分。因此，可以说信息系统是管理系统的一个子系统。但作为管理信息系统必须与各管理职能机构的信息系统连接起来形成一个集中系统。

2.管理信息系统的特征

管理信息系统有如下特征：综合的，比较典型的是统计信息系统和新闻媒介信息系统。

（1）相关性。管理信息系统是对管理活动中大量信息进行综合、系统化处理的有机整体。各管理子系统之间的相关性，决定了管理信息子系统之间同样具有相关性。一个子系统信息的输出，同时就是另一个（或几个）子系统信息的输入；或者一个子系统信息的输入，来源于一个（或几个）子系统信息的输出。各信息子系统相互连接形成一个总的管理信息系统，就会产生一种信息系统的功能放大效应。

（2）目的性。面向管理，为管理服务是管理信息系统的重要特征。设计和建立管理信息系统是以管理工作需要和服务于管理目标为出发点和依据的，这就是管理信息系统的目的性。

（3）转换性。管理信息系统建立并开展工作后，总是处于信息的不断传递的动态过程中，也就是信息的输入和输出的流动过程。这种能够积极地对原始信息进行科学加工，改变原始信息的结构和形态，提高信息的使用价值，就是管理信息系统的转换性。

二、管理信息系统的结构

现代管理系统是一个多层次、多功能的结构复杂的体系，具有不同的组织结构形式。与之相应的管理信息系统也具有多种结构形式，现分述如下：

1．层次结构

管理可分为高层、中层、基层三个层次，管理信息系统也可分为三个层次：第一层称为战略决策支持层，也就是高层信息组织。这个层次信息处理的目的是为战略规划活动中一系列重大决策提供信息支持，帮助高层次管理者进行分析，对多种方案进行评价，以便决策者优选最佳方案。例如中央在进行我国社会主义政治体制改革和经济体制改革的有关战略决策时，高层次的管理信息系统就有责任提供大量的的社会、经济、文化信息，并对多种方案进行可行性研究，最后由决策组织选出最佳方案。第二层称为执行、控制辅助层。它为执行计划，组织与协调各部门、各地区的资源合理配置，监督和调节管理活动的进程，提供多种信息资料。我国各行政部门、各省市的信息研究中心就是这样的组织。第三层称为业务处理层。它及时收集、整理各种日常业务活动的信息，为经常的业务提供信息。各企业、事业单位的信息组织一般都具有这方面的职能。

2．职能结构

它是按照管理的职能内容不同建立的专业管理信息系统。例如，可以有军事信息系统、外事信息系统、人事信息系统、计划信息系统、财政金融信息系统、市场信息系统、教育信息系统、科技信息系统。一般来说，每个管理职能部门既是管理机构，也相应地有一个管理信息子系统，进行信息处理工作。此外，还可以由几个部门、几个地区或社会组织联合建立有关的信息系统。

3．综合机构

管理活动具有综合性和相关性，管理信息系统只有将不同层次和职能的信息子系统连接成有机整体，才能更有效地为管理服务，通过综合使管理系统内各部门的信息标准化，结构规划化，避免信息的重复和不一致，提高信息的综合利用程度，也有助于管理的一体化、系统化。除了组织上的综合外，有一部分信息子系统在工作内容和服务对象方面也是

三、管理信息系统的建立

1.管理信息系统的组成

一个独立的管理系统是由若干相互联系的子系统组成的，这些子系统主要是：输入子系统、信息加工变换子系统、信息贮存和检索子系统、输出子系统。

2．管理信息系统建立的步骤

（1）系统分析。首先要系统地调查组织管理的历史，目标和任务，研究是否需要建立这个系统以及如何有计划建立系统。其次，了解从何处获得信息，以什么方式提供信息。其三，对现行管理系统进行调查，了解管理组织内部各项管理活动过程以及相互关系。其四，了解管理组织外部环境和变化规律。最后要进行需求分析，搞清楚信息流动和传递方式。

（2）系统设计。首先要进行初步设计，根据系统分析阶段提供的情况，确定建立的目标，提出信息系统功能结构模型，估算所需人力、物力、财力的数量及其来源，提出初步设计方案，对方案进行可行性研究。其次，如果初步设计方案可以实行，就进行详细设计，包括信息的输入、加工、输出的具体方式；信息收集方法和贮存格式；信息传递方式；工作程序、组织机构设置和制度编制等等。

（3）系统实施。系统实施有两方面的含义，一是指系统的实际组建过程，二是指系统的实际运行过程。如果系统根据详细设计组建完毕，在实际运行中要经常对管理信息系统的工作进程进行检查，对工作效能进行统计评价。如发现实施结果还不够理想，要进行回溯分析，采取措施，不断改进和完善。