企业管理系统平台介绍

4.2　企业信息系统

企业信息系统经历了部门管理信息系统、企业资源规划系统、企业知识管理系统等多种表现形式。这期间，硬件价格持续下降，硬件产品不断推陈出新，计算机网络得到大规模使用，企业对信息系统的需求经历了三个主要阶段：从最初单纯把手工操作环境提升为基于信息系统的无纸化办公环境，到部门间信息需要进行信息共享、企业流程需要实现自动流转，企业尽可能多地把工作交给计算机及其辅助设备来做，以及企业信息系统囊括的内容超出企业自身边界，涵盖了所有与核心企业相关的企业、组织信息，到最后认识到企业最宝贵的是企业员工头脑中的隐性知识，通过信息系统鼓励员工把自己的隐性知识与大家分享，形成企业的显性知识与核心竞争力。企业信息系统发展的这三个阶段不仅对应了管理办公自动化发展的三个阶段，同时也表现了人们对不同管理层次信息的关注。

4.2.1　企业组织的管理层次与信息层次

传统企业的组织要素是由人员、组织机构和工作程序所构成的，而在现代企业中，信息系统也成为企业组织密不可分的一部分。所谓组织，是一个具有权利、义务和责任的等级机构，是处理信息和使用信息的主体，那么，组织的等级和信息系统之间又是怎样的关系呢？或者说信息系统在组织的应用中具有怎样的层次呢？一般来说，在一个企业组织中信息按应用的范围可以分为三个横向的层次，即战略层次的信息、战术层次的信息和操作层次的信息。

（1）三个层次信息的定位

战略性信息也可以叫做计划性信息，这是高层管理者需要的关系全局和长远利益的信息，例如企业发展计划、产品市场销售战略、新产品的投产等有关重大决策的信息。战术性信息相应地可以叫做控制性信息，是指关系到企业运营管理的信息，它是中层部门负责人需要的关系局部和中期利益的信息，如月度计划、工厂的物资供应计划、产品质量和产量情况以及成本信息等。操作性信息是指关系到企业业务运作的信息，如每天的产量、销售量、职工的出勤率等信息。

（2）三个层次信息的保密性要求

从来源上说，战略性信息大多来自企业外部，操作性信息大多来自企业内部，而战术性信息，则有的来自内部有的来自外部。

战略性信息由于层次最高所以要求的保密程度也最高。因为这类信息一旦泄露就有可能会损及企业的发展甚至生存。如果一个企业的新产品开发方面的信息被竞争对手得到，竞争对手就会抢先占领市场或者开发更有竞争力的产品，对本企业造成极大的损害。

战术性的信息保密程度相对要低一些，战术性信息的泄露也可能会对企业构成威胁。相对而言，操作性信息的保密要求最低。战略性信息涉及企业长远发展，所以其寿命较长，例如一项五年计划的信息至少要沿用五年。战术性信息的寿命相对较短，但有时也会超过战略性信息。

操作性信息涉及作业层次，作业完成后其就不再有价值，所以寿命最短。在信息的加工方法上，操作性信息要求有很强的固定性和一致性，如一个企业不可能经常变换其常规作业的程序和方法；战术性信息次之；战略性信息最不固定，也不具备规律性，经常是随机的，甚至是预测得到的。同样，因为操作性信息是关于日常作业的，因此它的执行频率最高，要经常使用。

（3）三个层次信息的精度要求

最后在信息的精度上，操作性信息的精度最高，可能会达到100%的准确；战术性信息次之；战略性信息对精度的要求最低，并且其可能达到的精度也是最低的。

（4）三个层次信息的处理方式

操作层MIS对数据的处理方式可以有批处理和实时处理两种。批处理例如工厂仓库管理库存，仓库管理人员将一天的出库单、入库单集中起来，到了晚上统一交给数据处理人员，由其成批地将该日的出入库信息进行汇总、计算等处理。操作层MIS的输出一般采用打印方式，输出业务记录等文件，要确保输出数据复核程序的执行，并要有专人处理输出报告，检查输出的格式、汇总结果等。

战术层MIS的数据输入方式有磁盘、软盘、终端输入，或者从内、外部数据库读取。处理方式一般来说是实时处理，例如在生产控制中一旦出现了异常情况立即将信息反映到管理信息系统上，管理信息系统立即对此进行处理，以求迅速解决问题。战术层次MIS的输出方式有打印方式和输出控制表，输出结果一般有编辑报告和会计报告等。

战略层MIS的数据输入方式最繁杂，可以手工、从终端、从内外部数据库读取或者从互联网上下载等，输出方式有通过显示器输出或以打印方式输出，一般给出趋势分析、例外报告等。

4.2.2　部门管理信息系统

部门管理信息系统的出现得益于计算机硬件的发展和数据库管理系统的出现，它是第一代管理办公自动化的主要体现。部门管理信息系统更多侧重把管理人员从大量手工工作中解放处理，完成手工工作向电子记录的转换过程，即纸介质向电子介质的转换过程。因此，部门管理信息系统更侧重的是操作层面的数据。

计算机发展初期，人们只是尝试着让计算机帮助人们来做些事情，例如让计算机做其最擅长的科学计算。大容量计算机硬件，如磁盘、磁鼓等的出现，使人们想到可以让计算机帮助记忆（即存储）一些东西，在需要的时候再把它调出来（即查询）。1969年，发生了对计算机软件发展具有里程碑意义的事件——IBM公司受托为阿波罗登月计划进行数据支持，出品了世界上的第一款数据库应用系统——IMS（Information Management System）。伴随着阿波罗登月的成功，该数据库应用系统也取得了巨大的成功。它标志着数据库技术的产生，也开始了计算机软件行业的第二次分工，即数据库管理系统从应用软件领域分离出来。我们通常说，计算机软件行业的第一次分工是操作系统从应用软件中分离出来，带来了辉煌的“微软帝国”。第二次分工，则造就了庞大的数据库管理系统软件市场，也成就了一个“Oracle帝国”。Oracle数据库管理系统软件占全球数据库管理系统的40%以上的市场份额，其创始人兼首席执行官拉里·埃里森的财富拥有量曾经一度在全球财富榜上超过微软创始人比尔·盖茨，数据库管理系统带来的巨大市场潜力可见一斑。

部门管理信息系统正是建立在数据库管理系统之上，该名称的用意主要区别于第二代管理办公自动化系统中的企业资源规划系统（Enterprise Resource Plan，ERP）。部门管理信息系统，顾名思义，是针对某个部门的管理信息系统，它完成的是企业局部业务。其通常不需要网络或者干脆使用单主机单终端（例如劳资科计算并打印工资单）、单主机多终端系统（例如银行柜台的分时终端）、简单C/S模式系统；一个企业各个部门可能使用多个部门信息系统，各个部门信息系统之间数据互不兼容，难于互相调用。例如人事部门有人力资源管理系统，财务部门有财务系统，两个部门本来有很多数据是交叉的，如员工的级别，但由于在企业信息化之初只着眼于完成部门业务的信息管理和处理，缺乏全局设想，从而部门之间条块分割更为明显了。这一时期，部门信息系统在部门内部实现了基于数据库的管理信息系统，业务处理实现了自动化，如按照一定的粒度进行数据统计、自动生产文档报告等。

4.2.3　企业管理信息系统与企业资源规划系统

企业管理信息系统，英文为Management Information System，简称为MIS，如无特殊说明，以下所称管理信息系统指企业管理信息系统。这一提法是1961年在美国由J.D. Gallagher首先提出的，Gallagher将MIS确定为以计算机为主体，以信息处理为中心的综合性系统。这一思想受到了广泛的欢迎。

企业管理信息系统的主要对象是管理信息，主要面向工厂、企业，如制造业、商业企业、建筑企业等。从管理职能的角度，管理信息系统是由各种不同职能的一系列子系统构成的，这些子系统按照不同管理活动的目标划分。由于企业的规模、性质、经营方式不尽相同，所以目前没有一个统一标准的管理信息系统职能结构模式，但对大多数企业来说，基本上都包括产、供、销、人、财、物等几个方面，即产品生产、物资供应、市场销售、人事、财务、库存管理等几个主要职能系统，每个职能部门都有自己特殊的信息需求，都需要设计专门的信息系统。因此，整个企业的管理信息系统也是相应的子系统的有机结合，在每个职能子系统内都包括用于事务处理、作业控制、管理控制和战略计划的具体应用。

20世纪80年代以来，一方面，随着通信技术、网络技术、数据库技术以及软件工程方法等相关技术的飞速发展，管理信息系统的环境、目标、功能、内涵等均发生了很大的变化。另一方面，世界经济也向着全球化发展，需求呈多元化发展，竞争越来越激烈，环境的变化使得企业不得不更加重视信息管理和战略管理，信息已经成为企业在激烈竞争中立于不败之地的重要的战略资源。1985年，美国明尼苏达大学的戴维斯在他的经典著作《管理信息系统》一书中，为管理信息系统下了一个较为完整并且普遍被接受的定义：“MIS是一个利用计算机软硬件、手工作业、分析计划、控制和决策模型以及数据库技术的人—机系统。它能提供信息，支持企业或组织的经营、管理与决策功能。”

由此可见，管理信息系统不仅仅是一个技术系统，而且是一个以人为主导，由计算机技术、网络通信技术、信息处理技术、管理科学组成的综合性跨学科系统。它引用大量管理方法和系统化的开发方法，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以提高企业战略竞争优势、提高效益和效率为目的，利用信息进行预测、控制，支持企业组织机构的运作、管理和决策功能。

企业资源规划系统（Enterprise Resource Plan，ERP）是以企业为核心，把所有企业能够利用的资源都纳入到企业信息系统考虑范围之内，不再区分这些资源是企业内部还是外部。例如企业的客户信息是外部信息，但在一个企业规划系统内，外部客户信息也被列入企业关注的信息范围之内。类似的信息还有企业的供应商信息等。也就是说，企业资源规划系统不再仅关心企业内部的产、供、销、人、财、物等信息（这部分正是管理信息系统的主要内容），它还扩展了如客户关系管理、供应商关系管理等外部信息系统模块。

（1）管理信息系统的组成

在MIS的技术和知识构成中，管理方法（定量化管理分析方法）、信息技术（信息处理与计算机应用技术）和系统的观点（系统工程的方法）是三个基础部分，也称为三大要素。

①管理方法。管理信息系统之所以在20世纪八九十年代获得飞速的发展，一个很重要的原动力在于现代管理方法的迅速发展。八九十年代市场全球化的趋势导致各个国家都卷入了全球化的竞争当中，只有获得比竞争对手更强的优势，才有可能在竞争中获得一席之地。面对如此激烈的竞争，企业界和学术界都在努力地寻找一种提高企业竞争力以适应消费者为导向的经营战略，于是相继出现了JIT（准时生产）管理方法、并行工程、精细生产、定时制造、再造工程等，这些现代管理方法的一个共同的特点就是都需要有计算机或网络支持的管理信息系统。管理方法的发展使得MIS具备了发挥其功能的条件。

②信息技术。从信息技术发展我们可以看出，信息技术在MIS中是极其重要的组成部分，如果没有信息技术，没有计算机、数据库、各种辅助软件等，现代管理技术就无从实施，MIS也就无法发挥其应有的功能。

③系统工程方法。系统工程方法是一种创新的管理思想，它的出发点是努力使企业适应变化多、竞争强的外部环境，并在竞争中获取优势。因此，它是一种改善企业的内部管理，广泛联系系统内外部的一种新的管理方式。信息技术则是侧重于对来自内部和外部信息进行处理的技术。MIS把二者有机地结合起来，借助先进的信息处理技术对管理方式进行整合，先进的信息处理技术又可以从整体的管理方式中获得灵感和激发。把企业组织的管理和信息处理有机结合起来是一项复杂的系统工程，因此系统工程的方法就显得尤为重要，要从创建MIS的一开始就用系统的观点进行思考，创造性地运用系统工程方法来进行开发和利用。为此，基于系统的整体观念，结合现代管理技术的MIS开发新理论、新方法的研究已经成为当务之急。现在已经有许多诸如面向对象的方法、原型法、信息工程方法等MIS开发的新方法以及并行处理技术、网络计算技术、MIS体系结构及分布式数据处理等MIS开发的新技术。

管理信息系统的组成是在上述三个基本要素的基础上，利用计算机技术组成的人—机系统，是以数据的采集、分析处理、存储和提供高质量信息为基础的信息系统。企业外部环境为企业提供了所需要的各种管理信息。因此，从本质上讲，管理信息系统更侧重、更强调企业内部的信息化。

信息系统的活动包括信息的输入、转换处理和输出，如图4-1所示。输入数据可以是内部原始数据或外部信息，其内容一旦进入系统，就要进行筛选、加工和转换处理，成为企业各级组织所需要的信息并分别输出到企业的各级管理部门。企业则利用这些信息进行管理和日常的经营活动以及为用户提供及时的跟踪服务或咨询服务。

图4-1　企业信息系统组成

一个成功的信息系统能够容易地保存数据和精心地组织数据，把高质量的信息提供给企业的各级管理部门和决策层使用。所谓高质量信息的特点应该是准确性、简练性、良好的用户界面、适当的保密性、时效性、便于快速传输和总成本低等。

（2）管理信息系统的功能

了解了管理信息系统的组成之后，我们对管理信息系统的功能归纳如下：

①数据、信息的输入、处理和输出功能。即把各种有关的数据进行收集、输入、加工、处理、存储、传输和输出。

②控制功能。管理信息系统可以对各种计划的执行情况进行监测、检查，比较执行过程与计划的差异，并及时地对偏差进行分析，辅助各层管理人员及时使用各种方法加以控制。在控制过程中，MIS可以产生例外报告。所谓例外报告是指MIS对企业运行中所出现的与预先计划或设计不符或有偏差的运行情况所做的报告，目的是为了提醒管理人员，及时进行纠正或调整。

③计划和预测功能。管理信息系统能够科学合理地安排各职能部门的计划，并向不同的管理层提供相应的计划报告；管理信息系统可以运用数学、统计或模拟等方法，根据过去的相关数据对未来的情况进行预测。

④辅助决策功能。管理信息系统可以对企业的战略决策提供实质性的辅助，例如，提供对企业当前能力的评价、未来潜力的预测以及本行业其他竞争对手竞争能力的估计等。

（3）管理信息系统的特点

①系统性。管理信息系统首先是一个系统，具有整体性，是一个由人、计算机和与管理相关的各种信息等元素组成的有机整体，核心是追求协调的整体功能和整体效益最优。系统中各个组成部分之间相互依存、相互作用，牵一发而动全身，任何一个组成发生了变化都会导致系统内其他部分的变化，即具有相关性。作为一个系统，管理信息系统一定要具备明确的目标以及明确的系统功能，例如，一个公司的原料管理信息系统，其目标是按照规定的工作程序使原料管理达到低成本、高效率、库存清晰明确，适时满足生产的需要，完成进货、出货实时记录，库存和生产进度的跟踪供给等任务，具有明确的目的性。由于管理信息系统要服务于生产经营管理活动，而生产经营管理工作的特点是随时调整以适应市场的变化和需要，因此管理信息系统也是一个开放的系统，可以修改和调整，也就是具有系统适应性。

②集成化。集成化是指系统内部的各种资源设备统一规划，以确保资源的最大利用率、系统各部分功能的协调一致性和高效率地完成组织日常的信息处理业务。

管理信息系统是一个面向管理的集成系统，覆盖了整个管理层，对各种管理信息进行收集、传递、存储与处理，是多用户共享的系统，可以为各级管理层服务。它的最大特点是：高度集中统一，将企业各方面、各层次的信息收集起来，进行集中、快速分等级的处理以供统一使用，同时具有预测和控制能力。

③强调分析、控制、预测和计划功能。MIS强调管理方法的作用，强调对信息的进一步加工，即利用信息来分析组织的生产经营状况，利用各种模型对组织的生产经营活动各个细节进行分析和预测，控制各种可能影响实现组织目标的因素。管理信息系统用到了各种管理模型，如运筹学模型、数理统计模型，以科学的方法来进行各种数据和信息的分析，最优地分配各种资源，合理地组织生产，为决策提供支持。

4.2.4　跨组织信息系统

跨组织信息系统是一种企业资源规划系统的表现形式。

随着社会分工更加细致，企业与供应链的上、下游，以及与同行企业之间的联系更加紧密，逐渐形成了“组织内部基于信息系统可以进行快速反应，但对于组织外部的信息仍然依赖人的参与来进行信息传递”的局面，这类局面的出现使企业在全球日益加剧的市场竞争面前常常处于劣势。由此，很多核心企业开始思考建立跨组织信息系统（Inter-Organizational Information Systems，IOIS）。

所谓跨组织信息系统是以信息技术为基础的，即建立在便于信息生成、存储、转换和传输的计算机技术和通信技术基础之上的信息系统。组织间信息系统不同于内部的分布信息系统，因为它能够跨组织边界发送信息。“跨组织”（Inter-organizational）中的“组织”是一个外延和内涵均非常广的术语，在不同的背景下代表着不同的含义。在本书中，“组织”特指“企业”，表示那些能够独立做出关于是否参加以及如何参加企业间信息系统决策的自治企业。

在第二代管理办公自动化中已经出现了跨组织信息系统，跨组织信息系统最初表现为“电子数据交换”（Electronic Data Interchange，EDI），进行电子数据交换的企业之间要使用特殊的文件格式和保密格式进行信息交换，这给一个拥有众多企业间联系的企业造成了极大的信息系统负担——与每个企业都建立特殊格式的信息交换，该企业需要支持众多的传输协议，或安装使用多个类似系统。这一弊端严重阻碍了电子数据交换技术的推广和使用。

目前的信息技术已经具备建设跨组织信息系统的能力，但跨组织信息系统的建立却依然困难重重。因为一套跨组织信息系统的建立要涉及众多企业，因而涉及“谁来承担系统的负担”、“谁的受益最大”、“谁负责系统的升级换代”、“如何保证参与企业自身信息的安全”等一系列问题。

目前，比较成功的案例是北美电子信息产业的跨组织信息系统。Intel公司依据它在半导体、电子信息产业中无可置疑的行业地位，号令与其交易的上游供应商、下游经销商都使用RosettaNet协议进行组织间的信息交流，形成全行业的跨组织信息系统。