政务实验之收文管理,实验5：收文管理

5.3　实验5：收文管理

与发文管理一样，收文管理也是政务办公的一个重要内容，收文管理的效率直接影响着政府部门的办事效率。

收文管理的过程也包括多个环节，收文登记、拟办、批办、承办、归档等。如图5-21所示。

图5-21　收文管理流程示意图

电子政务出现之前，这些工作都是在纸质稿上进行，需要人工将稿件进行近距离或远距离的传送，收文登记后要复印多份进行分文，批办也要等领导在办公室的时候才能办理(领导如果出差在外，只能等，整个流程就得停下来)。这种传统的办公方式效率低，而且浪费资源。电子政务出现之后，所有这些环节都在计算机上进行，从收文登记到分文、从拟办、批办、承办到复文，都在电子政务系统中进行，办公效率和行政效益明显提高。

5.3.1　实验目的

了解收文的概念；熟悉收文管理的流程；掌握收文管理的具体操作。

5.3.2　实验内容

(1)收文登记。

(2)收文分发。

(3)收文拟办。

(4)收文承办。

5.3.3　实验步骤

5.3.3.1　登录电子政务内网办公系统

(1)登录电子政务网站

操作：打开网页浏览器，在地址栏中输入电子政务实验室的准确地址，进入电子政务实验室系统，参考图4-1。在相应位置输入管理员统一配发的用户名和密码，进入电子政务网站。

(2)登录电子政务内网办公系统

操作：在电子政务外网主页左上方的“政务办公”入口，使用CA中心配发的收文登记人的用户名和密码登录，即可进入电子政务内网的办公系统。

5.3.3.2　公文登记

(1)收文发起

收文来源通常有两个：E-mail和政务系统中的文件传递。当收到一个上级或平级发来的公文以后，应该开始进行收文管理，发起一个收文处理的流程。

(2)公文登记

操作：第一步，按顺序单击“公文流转”→“收文管理”→“公文登记”，进入收文列表，点击新收到公文后的“登记”，进入公文登记界面，参考图5-22。

第二步，填写好相关信息框的内容后，单击页面下方的“确定”。公文登记成功。

图5-22　公文登记界面

5.3.3.3　公文分发

(1)登录并查看公文分发列表

操作：按本实验5.3.3.1的第一个步骤中同样的方法，以收文分发人的身份登录，查看公文分发列表。参考图5-23。

图5-23　公文分发列表界面

(2)公文分发

操作：第一步，点击公文分发列表中“未发”状态的收文后面的“分发”，进入公文分发界面，参考图5-24。

第二步，在“拟办人”后的下拉框中选择拟办人名单，指定拟办人，点击页面中间的“提交”按钮。收文的内容将自动传递给选定的“拟办人”。

第三步，当“提交”变灰时，公文分发成功。

图5-24　公文分发界面

5.3.3.4　公文拟办

(1)登录并查看公文拟办列表

操作：按本实验5.3.3.1的第一个步骤中同样的方法，以收文拟办人的身份进行登录，查看公文拟办列表，参考图5-25。

(2)公文拟办

操作：第一步，点击公文拟办列表中“未处理”状态的收文后面的“拟办”，进入公文拟办处理界面，参考图5-26。

第二步，在“拟办意见”栏中填写拟办意见。第一次填写拟办意见的时候，单击界面下的“保存”，即可将拟办意见保存；第一次填写拟办意见之后，可以对已保存的拟办意见进行修改，直接在“拟办意见”信息框中修改意见后，单击界面下的“修改”，即可保存修改的拟办意见。

图5-25　公文拟办列表

图5-26　公文拟办处理界面

第三步，拟办意见确定后，单击界面上方的“批办传递”，指定批办人，将收文的内容和拟办意见一起传递给批办人，参考图5-27。

第四步，单击“提交”，当界面中出现“保存成功”的字样时，公文拟办成功。

图5-27　公文批办传递界面

5.3.3.5　公文批办

(1)登录并查看公文批办列表

操作：按本实验5.3.3.1的第一个步骤中同样的方法，以收文批办人的身份登录，查看公文批办列表，参考图5-28。

图5-28　公文批办列表

(2)公文批办

操作：第一步，点击公文批办列表中“未处理”状态的收文后面的“批办”，进入公文批办处理界面，参考图5-29。

图5-29　公文批办处理界面

第二步，在“批办意见”栏中填写批办意见。第一次填写批办意见的时候，单击界面下的“保存”，即可将批办意见保存。第一次填写批办意见以后，还可以对已保存的批办意见进行修改，直接在“批办意见”信息框中修改意见后，单击界面下的“修改”，即可保存修改的批办意见。

第三步，批办意见确定后，单击界面上方的“承办传递”，指定承办人，将收文的内容和拟办意见以及批办意见一起传递给承办人。如图5-30所示。

第四步，单击“提交”，当界面中出现“保存成功”的字样时，公文批办成功。

图5-30　公文承办传递界面

5.3.3.6　公文承办

(1)登录并查看公文承办列表

操作：按本实验5.3.3.1的第一个步骤中同样的方法，以收文承办人的身份登录，查看公文承办列表，参考图5-31。

图5-31　公文承办列表

(2)公文承办

操作：第一步，点击公文承办列表中“未处理”状态的收文后面的“承办”，进入公文承办处理界面，参考图5-32。

第二步，在“承办意见”栏中填写承办意见。第一次填写承办意见的时候，单击界面下的“保存”，即可将承办意见保存。

第三步，修改承办意见。第一次填写承办意见以后，还可以对已保存的第一次承办意见进行修改。进入公文承办界面后，直接在“承办意见”信息框中修改意见。

第四步，单击“修改”，当界面中出现“承办处理提交成功”的字样时，公文承办意见处理成功。

5.3.3.7　收文归档

公文承办完成后，将收文的正文、附件和拟办、批办及承办意见一起归档。如需要复文的收文就指定相关人员进行复文拟稿，即开始转入发文流程。

图5-32　公文承办处理界面

5.3.4　实验说明

(1)收文管理的各个环节是由不同的人来完成的，每个人在收文管理中也扮演着不同的角色，所以在实践各个不同的环节时，记住一定要以相应的身份登录，否则，无法执行相应的任务。

(2)进行收文归档时，要将公文的拟办意见、批办意见和承办意见一起归档。

5.3.5　实验思考与实践

(1)收文流程要经过哪些步骤?有哪些需要注意的地方?

(2)自己组织几个人组成一个收文小组，每个人扮演不同的角色，尝试完成收文的全程工作。