物资购置的步骤和方法

医院需要的物资用途种类多、使用数量大、质量要求严、保险系数高、价格很昂贵。尤其是医疗用品，用途上的特需性，就决定了购置时的特殊性。这点不同于其他物资，在购置时必须有一定的规矩，有一定的步骤，最大限度地减少失误。

当然，医院需要的物资有各种各样，价值有大有小，在购置时也并不一定就都需要那么复杂。本节要讨论的步骤和方法，主要是针对较大型的物资。从一般规律上讲，购置一些较大型的物资（如设备），必须依照下列的步骤和方法。

（一）科学论证，正确决策

所谓“科学论证，正确决策”，是指在购置物资前，对将要购置的物资进行科学性论证，得出是否购置、购置什么、购置多少的结论。这是购置物资的第一步，也是最关键的一步。要做到科学论证，正确决策，应该做到以下几点：

1．物资购置的必要性　医院需要物资保障的地方很多，经费有限，不可能全部购置。因此，不论是购置医疗设备还是后勤设施，一定要充分探讨其必要性，以使有限的经费真正地发挥作用。一般可以根据紧急的、必需的、重要的3个方面来衡量是否必要。

例如，某院外科需要做大手术的重患者很多，而麻醉科的麻醉机故障不能修复，致使大量的外科重患者不能手术。此时的麻醉机需要可以说是紧急的（重患者等做手术）、必需的（没有麻醉机大手术不能做）、重要的（不做大手术将使医院服务的3大效益明显降低）。此时，决策购置麻醉机就是正确的。

2．物资购置的实用性　医疗服务是实实在在的，要以患者的诊疗效果为第一。购置物资也应该遵循这个原则，要有实用性。如果购置的物资不实用，将对患者无益，于医院有害。实用性的判断，主要依据社会效益、经济效益和技术效益3个方面的状况。这里说的社会效益，是指在本地区很实用，能为大多数群众服务；经济效益，是指使用率高，收回成本快；技术效益，是指对疾病的诊疗确实有比较满意的效果，有技术（科研）价值。

例如，某医院所在地群众比较贫困，肝脏疾病较多，如果医院购置一台B超，应用面广，价格能够负担得起，群众乐于接受（社会效益大），B超成本不算大，患者多，收回成本肯定快（经济效益好），B超的临床应用，可以提高腹腔脏器的诊断准确性，如果再拓展到B超引导下的穿刺技术，就必然使治疗技术有了很大进步（技术效益高）。相反，如果为了赶时髦硬要购置核磁共振机，三大效益恐怕就差远了，也就是说不实用了。

（二）货比三家，选准厂商

所谓“货比三家，选准厂商”，是指确定了所要购置物资的项目后，就要对同类产品的供货单位进行考察、比较、挑选。最终解决从哪一个厂商进货等问题。这个步骤也很重要，厂商选不准，不仅物资的质量得不到保证，而且对以后的维修也会发生脱节。对于这项工作医院领导千万不能轻视。尤其在市场经济机制的建立后，物资流通搞活，厂商如云，良莠难分，考察、比较就更显得重要。如何在考察后货比三家呢？

1．眼观其实力　实力是企业生产能力和产品质量的一种体现。实力强，生产能力就强，质量就能得到保证。反之，质量就容易出问题。

考察实力必须“眼见为实”，要亲自或派人到厂家或公司现场考察，千万不可跟着广告走。考察的内容，一般根据工厂的规模、领导的作风和人员的结构等来判断。

（1）工厂规模：规模是实力的直接体现，包括厂房、设备、管理等。通过规模可以看出工厂的生产制度、生产能力、生产质量等情况。一般来说，规模大的工厂的产品质量是要可靠一些。虽然在改革开放的大潮中，企业已经搞活，产品的质量不再以厂大厂小来衡量，但是从一般规律来讲，大型设备的质量还是正规的、大型的工厂生产的要可靠一些。尤其是医院的医疗设备和药品，必须走正规渠道。在这里一定要提醒各位医院领导，对于规模千万不可理解成接待的气派。有一些厂商虽然工厂的生产情况并不怎么样，但搞接待却是很有一套、很有气派的。作为医院领导，决不能被这些假象所迷惑。

（2）领导作风：领导的作风代表着一个工厂或公司的作风。能体现出工厂的经营方针、服务宗旨、工作方向和办事效率。一个懂科学、会管理、办实事、求实效的领导，工厂的经营肯定是好的。而一个只有嘴上的功夫、言过其实、吹吹拍拍、摆花架子的领导，往往使人觉得不太可靠。当然，作为医院去工厂或公司考察，也不一定能与领导直接交往，但通过机关办事人员就可见一斑。

（3）人员结构：主要是看技术力量状况，这才真正是质量的保证。在考察时，不能只看厂房、设备，而重点地还要看技术力量。如果技术人员合理，技术力量雄厚，生产就有科学依据，质量肯定会过关。相反，技术力量薄弱，生产情况也就不会太好。

2．耳听其信誉　信誉是企业的生命，是企业经营目的、管理水平的一个重要表现。也是医院在挑选厂家的一个重要依据。从理论上讲，没有信誉的企业，在社会上是没有市场的。没有信誉的厂商，医院是不敢与其打交道的。但是，随着改革开放，企业也有鱼龙混杂的情况。有些厂商唯利是图，能捞就捞，能骗就骗，能推就推，能混就混。这种“无赖”作风往往使购买设备的医院左右为难，哭笑不得。因此，在信誉这个问题上医院领导一定要搞清楚。

对于一个企业的信誉，也不能跟着广告走。什么“产品实行三包”、“质量问题退款”、“包退包换”、“以一罚十”等广告词。像这种对信誉的夸大宣传，就是一般群众也不会完全相信，作为领导就更不应该为之而动心了。因此，对于厂商的信誉，最好的办法是到曾使用过该产品的单位去调查，听取意见。

3．口问其售后　售后就是指售后服务，这是挑选厂家的一个不可忽视的问题。也是许多医院在购置仪器后，受到损失的一个普遍原因。在货比三家时，一定要把这个问题作为一个条件。

售后服务的情况，不能仅凭厂商的宣传，主要还是要通过询问来得出结论。一方面，在考察时就要向厂商询问售后服务的情况，包括方式、措施。另一方面，要通过询问使用过的单位，了解售后服务情况。另外，还要通过与该厂负责售后服务的人员交谈，掌握情况，必要时可以索取售后服务的登记来判断。

售后服务对于物资（主要是设备）管理的影响很大，世界上再高级的仪器，也有寿命，也可能发生故障，这是正常的。问题是在发生故障以后，要能够得到及时的修理，包括配件等。如果得不到售后服务或售后服务不及时，无论如何对医院也是一种损失。试想，一台很值钱的设备由于没有配件而得不到修复，对医院将造成多大的损失？就是能修复但没有及时修复，又要造成多大的损失？如果医院地处边远，售后服务的问题更应引起医院领导的重视。

在售后服务方面，既有失败的教训，又有成功的经验。在这里说出来，以供大家参考借鉴。

例1　医院从某公司引进了一套通讯设备，在购买前说的售后服务有多么多么好，但只使用了几个月，就发生了故障。由于尚在保修期内，多次与厂家联系，厂家口中答应，就是不见行动，致使问题迟迟得不到解决。真正地成了社会上现在的流行语“黄世仁求杨白劳”了。现在回想起来，仍然觉得很窝心。

例2　某年医院准备购置一台大型医疗设备，原计划选购某一大公司的产品，当征询了某使用单位领导的意见后，真正地避免了一次失误。这位领导讲：这个公司都不愿意来及时地进行售后服务，按他们掌握的售后服务情况，选择了另外一家公司的设备。在使用后，该公司每年都要派维修人员来医院免费保养。

总之，选准厂商，对于购置大型物资至关重要，这项工作一定要做扎实。

（三）谈定价格，签好协议

所谓“谈定价格，签好协议”，是指在选准了厂商后，就要进行价格的谈判，再签订协议，达到价格合理，协议完善的目的。这是购置大型仪器设备的关键，这步工作做好与否，关系到购置时的花费和购置后的管理等问题。

与厂商谈价格，必须有一定的技巧和经验。同样一台设备，谈价格的经验不同，最后的花费可以相差很大。签订协议，也需要有一定的知识，同样的协议，内容考虑的周全不周全，对以后的保养维修也将出现不同的效果。

根据一般规律，在价格谈判和协议签定时，应该遵循以下原则：

1．合理的价格要靠全力去“谈”　在市场经济的今天，经营搞活，价格放开，各种产品的报价有较大的“水分”。虽然国家给予了一定的政策干涉，但由于情况复杂，一时还不可能全部走入正规。尤其是对于医疗仪器，价格更是无法统一和监督。同样一个产品，在购置时去不去谈，会不会谈，价格的差别悬殊就会很大。因此，对于医院领导来说，在购置设备时对于价格问题，不但一定要去谈，而且还要会谈。否则，就有可能“上当受骗”。

谈价格是一件非常辛苦、费力伤神的工作，需要具备方方面面的知识和能力，医院领导一定要物色好谈判的人。不论是医院领导自己，还是委托别人，要去参加谈判必须具备一定的水平。一般说来，参加谈判的人应该具备：既要精通设备的型号和性能，还要掌握市场上的价格和行情；既要思维敏捷和思路清晰，又要镇静沉着和能言利齿；既要针锋相对善主动进攻，又要审时度势能见好就收；既要为了本单位的利益敢于打破情面，又要做到谈成后不影响两个单位之间的关系。要具备这些，除了医院领导本人的个性和素质外，还应该做到以下几点：

（1）充分认识价格谈判的必要性和重要性：在购买设备时首先要有进行价格谈判的意识。要认识到当今世界，没有谈不下来的价格。只不过是谈下来多少的差别。按一般行情，报价的数目可以谈下来15%左右，有些甚至能下降30%。当然，就看你的本事有多大了。本事大，可能下压的要多一些，反之，可能要少一些。

（2）要尽快地掌握所要购置设备的基本知识：要进行价格谈判，就必须清楚所购置设备的有关知识，如用途、型号、指标、性能和附件等。当然，医院领导不是“全才”，不可能样样精通但起码要有一般知识，以保证在谈判时说的是“行话”。在谈判询问时“行话”一出口，对厂商本身就是一个压力。如果能做到这一点，对谈判的进展很有益处。

（3）要广泛地了解所要购置设备的价格行情：现代社会，价格放开搞活，对于仪器的真实价格使人根本无法搞清。同样的产品，报价差别很大。同样的设备，出手的价格相差不少。因此，在谈判前首先要搞清楚同类产品目前销售的最低价格，做到心中有数，以便在谈判时见好就收。

2．完善的协议要靠清醒去“签”　价格谈妥，只是成功的第一步，真正的还要靠协议去保证。协议受法律保护，协议出了问题，将会给医院带来极大的损失。在这一方面失误的事例很多，有价格出了问题的，有质量出了问题的，也有保修出了问题的，还有在附件上出了问题的，最终只落得个“哑巴吃黄连，有苦说不出”和“欲哭无泪”的结局。希望各位院领导不要重蹈覆辙。

总结协议发生了问题的事例，除了没有想周全外，还有一个主要的原因，就是过分相信厂商，注重交情，没有法律意识和观念。因此，还要提醒各位院领导，一定要牢记“生意场上无父子”之古训，千万不能被所谓的交情、许诺所迷惑。

要签好协议，就必须掌握好协议的内容。从某医院近年来购置医疗仪器的经验，认为对协议中的下列几项内容一定要把握住：

（1）价格：主要是要注意“离厂价”还是“到货价”。要明确运费、保险费谁付。购置进口仪器设备，一定要搞清楚是“离岸价”还是“到岸价”。否则，价格上的损失将会很大。

（2）附件：有些设备有许多附件，离开了附件就无法使用，或功能不全，这一点一定要签清楚。有些医院购置仪器，价格是谈下来了，结果厂商耍了花招，不配齐附件，导致仪器不能正常使用。

（3）期限：期限是指货什么时候到，什么时候可以安装使用。这一点院领导们不能小看，弄不好会影响效益。现在有些厂商为了推销产品，说的很好，供货如何迅速，安装如何及时，使用如何方便。但当协议签订后，往往一拖再拖。因此，一定要签清楚超期付货的惩罚条款。尤其对“期货”更要小心，以防上当。

（4）保修：保修是属于售后服务工作的一个项目，对仪器设备的使用和管理很重要。一般仪器设备的保修是无偿保修一年，有偿保修终身，必须签清，这里重点要强调的是，对于保修期的时间一定要搞清楚。一定要从仪器设备使用之日起，开始算无偿保修期。并且还要规定，发生故障，应该多长时间到现场。超过时间，不但无偿保修期要顺延，而且还要赔偿相应的损失。

（5）付款：签订协议后，尽量做到货到后付款。虽然现在大部分厂商不会接受，但起码应该做到，先付30%～50%，货到后付至80%～90%，余款等无偿保修期到后再付清。这对制约厂商的售后服务很有益处。当然，现代社会的情况有些变化，情况也不尽相同。有些厂商把的较死，只有在谈判时灵活掌握处理。

（四）开箱验货，安装使用

所谓“开箱验货，安装使用”，就是指货到后请厂商来现场与医院一起开箱验货、安装、调试和使用。此时，购置仪器的过程才算结束。在这个问题上，许多医院还存在一定的问题，是有教训的。要做好这项工作，主要应该注意以下几点：

1．一定要等厂商到现场后再开箱　这个原则很重要，稍有不慎，将会发生不利于医院的后果。在购置仪器设备时的运输，一般是厂商负责。在运输途中，难免会因振荡等而发生仪器设备的损坏。此时的责任应由厂商负担。如果医院不等厂商到来，即行拆箱，发现问题厂商可能会将责任推至医院，不予负责。另外，仪器设备在装箱时，也是由厂商负责，如果医院自行拆开，缺少部件，厂商就有可能会一推了之。

某医院在这一方面也有过正反两个方面的经历。1993年底购置了一台CT，货到医院后，未擅自开箱。等厂商派安装人员来院后，开箱发现扫描器支架已被颠断，不能安装。责任全是厂商负责，医院未遭受任何损失。与此相反，购买的进口空调，由于自己开箱，缺少一根管子，结果公司根本不负责。

2．交货时仪器设备一定要运转正常　这也是容易发生失误的问题，关系到仪器设备以后的使用和管理。厂商在仪器设备安装、调试完毕离开医院前，需要医院出具“运转正常”的字据。此时，医院领导一定不能草率签字。否则，就会发生追悔莫及的损失。

某医院在这个问题上是有深刻教训的。1994年购置了一台脑电地形图仪，安装调试完毕，觉得没有什么问题，即同意厂商离开。结果，不仅有些功能没有完全掌握，仪器还三天两头地发生故障。既影响了这项工作的开展，又造成了经济上的损失。因此，作为医院领导，在购置的仪器设备安装调试完毕后，一定要进行各种性能的运行试验，直至没有发现问题，才能给厂商出具“正常”的凭据。在这个问题上，就是有多少条理由，也不能让步。