基层城建档案馆信息化建设面临的问题与对策

基层城建档案馆信息化建设面临的问题与对策——以嘉兴市秀洲区城建档案馆为例

曹　箐

（嘉兴市秀洲区城建档案馆）

摘　要:面对信息化建设的发展与需求，本文结合近年来的实践工作，围绕目前基层城建档案馆信息化建设所面临的问题，论述了基层城建档案馆开展信息化建设的相应对策。

关键词:城建档案　信息化建设　实践　策略

城建档案信息化是指根据国民经济信息化的总体要求，在建设部统一规划和组织下，在城建档案工作领域应用现代信息技术建立的现代化的城建档案管理系统，旨在开发和利用城市建设档案信息资源，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供有效的服务。随着科学技术发展，基层城建档案管理工作正处于更新换代的重要历史阶段，新型的信息化管理模式以意想不到的速度和规模进入了城建档案工作领域。城建档案信息化建设水平的高低将直接影响到城建档案馆在信息时代的地位与作用。

一、当前基层城建档案馆信息化建设存在的主要问题

城建档案信息化是随着城市信息化建设、政府职能转变、政务信息公开和实施电子政务的契机下逐步发展起来的。目前，大多数基层城建档案馆都在实施信息化战略。以嘉兴市秀洲区城建档案馆（以下简称区城建档案馆）为例，虽然档案馆信息化建设起步较晚，但经过几年的努力，馆内信息化建设现已初具规模，形成了以档案信息管理、业务办公自动化、行政办公自动化为主体，以局域网、外网并立服务的网络体系为支撑的信息化建设构架。在多年的信息化建设进程中，区城建档案馆经历了需求变化、管理滞后、技术更新等诸多问题。其间面临的问题也是其他基层城建档案馆普遍存在的，主要有以下几点。

（一）社会利用需求不断增长并呈多元化趋势

随着城市建设规模的日益加快，社会对档案信息服务的要求从“质”到“量”都发生了根本性的改变。《中华人民共和国档案法》《政府信息公开条例》等一系列法律法规的出台让公民档案意识日渐增强。利用档案解决问题，已成为人们的新观念。如何适应、满足利用者的更多需求，是城建档案馆服务信息社会面临的首要问题。

（二）城建档案馆自身发展面临诸多挑战

对于一个基层的专门档案馆来讲，基础工作相对薄弱，信息化水平不高，横向信息渠道不畅通，一些重要档案如地下管线档案、公用设施档案信息资源的开发有待提高。一些建设规模小、建筑形式单一、资质较低的建筑企业，其现代化意识较淡漠，也限制了电子档案的发展空间，制约了电子档案的应用和推广。基层城建档案馆要想融入飞速发展的信息时代，就必须从为社会提供“原材料”保管基地，向既可提供原材料，更可以提供有针对性的、专业化的、满足用户个性化需求的“深加工成品”的信息中心转变。

（三）纸质档案的数字化和重要档案的异地安全备份迫在眉睫

2008年，住房和城乡建设部办公厅下发了《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》（建办档〔2008〕39号），提出了积极组织开展重要城建档案异地备份工作，以提高应对、处置自然灾害和突发公共事件的能力。随着近年来基层城建档案数量大幅增长，为确保城建档案的安全保管与应急利用，需要不断完善纸质档案数字化和重要档案异地保存体系。只有逐年稳妥地实现馆藏纸质档案的数字化，才能进一步实现重点馆藏的异地安全备份。

二、基层城建档案馆信息化建设的有效策略

根据上述存在的问题，寻找基层城建档案管理信息化建设的有效途径显得尤为重要。多年来，区城建档案馆围绕解决制约城建档案发展的重点问题，探索出几点开展信息化建设的有效策略与经验。

（一）建立信息化发展整体规划体系

信息化建设是一项复杂的工程，信息技术应用、软硬件平台更新换代、网络环境下数据存储与访问的安全、资金保障、科学组织等一系列问题都涵盖其中。因此做好规划体系构建，是信息化长期建设与持续发展的战略指导和制度保障。区城建档案馆确立了以开发利用城建档案信息来建设数字城建档案馆为目的，以城建档案管理标准规范为依托，利用计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术等现代科学新技术，实现馆藏档案的信息数字化及海量存储，实现档案工作全过程的计算机管理，并支持互联网的应用和远程查询的信息化建设体系。自“十五”规划中提出实现信息处理现代化，到“十一五”规划中明确了以信息化建设为重点，实现档案实体管理向信息管理转变，有序地推进信息化建设的目标。区城建档案馆始终按照这一规划体系，统筹协调、分步实施，根据社会发展、管理需要、技术更新等因素的不断变化，结合馆藏情况、城市建设实际，选择一个技术应用、人才支持、资金投入合理使用的切入点和模式，积极开展城建档案信息化建设。

（二）应用新技术，注重成果转化，适应信息化建设发展需要

本馆自1998年购买第一台计算机起，到2000年使用城建档案信息管理系统实现档案计算机目录检索，逐步拉开了信息化建设的序幕。为规范村镇建设档案管理，2010年，与浙江泰宇电脑有限公司共同开发村镇建设档案室管理系统，在嘉兴市村镇建设档案试点单位王江泾镇村镇建设档案室投入运用，建立了村镇建设档案信息库，并为单位和个人提供查询和利用服务。2011年，馆内更换使用新的城建档案信息管理系统软件，完成了高速局域网的建设。同时，积极争取财政资金，按计划开始馆藏数字化档案的登记备份工作，现登记备份文件数为63881张，蓝图为12591张，还开通了城建档案网站，拓宽了服务手段。由此，数字城建档案馆的雏形已基本确立，档案信息化建设进入稳步发展阶段。

（三）多方式、多渠道整合信息资源，推进信息化建设

1.科学规划馆藏资源构架，保障信息资源来源。信息化建设的基础是丰富的信息资源，要想为社会提供优质服务，首先要有信息资源的储备和合理的馆藏结构。为此，区城建档案馆将建设工程档案管理纳入行政审批程序，大力加强规划档案和业务管理档案的接收力度，目前每年平均有近万卷档案被接收进馆，从而大大保障了工程档案接收工作的及时与完整。同时，为丰富进馆馆藏的载体形式，除接收传统纸质档案外，还要求声像档案同步进馆。一方面，坚持自拍形成相关声像档案，另一方面，开展多渠道收集工作，如利用《秀洲区城建志》的筹备、《嘉兴城建（秀洲版）》的出版等契机，加大历史照片、文献的收集，共收集了容量为60GB的照片档案，极大丰富了馆藏，提高了档案保存和利用价值。

2.实施全程质量控制，提高档案信息资源质量。信息质量是信息化系统建设的重中之重。区城建档案馆为了严把档案信息质量关，实施了质量管理全程控制。首先，注重档案实体的质量。通过推行《建设工程文件归档整理规范》《城建档案业务管理规范》《城建档案著录规范》等标准规范有效保证了进馆档案实体质量。其次，抓好档案信息提取、处理工作。根据各类档案的不同特点设置不同类别的库结构类型，把建设工程档案中最重要的结构和背景信息记录保存下来，保证各类信息采集的全面性、多样性和专业性。以建筑工程档案为例，我们对工程信息的著录项目就达到16项，基本概括揭示了一个建筑工程的主要信息。第三，注重档案信息质量检查。加强对信息的质量管理控制，对每个上岗人员进行著录扫描、系统使用等培训，同时建立三级审验制度，保证档案信息数字化的质量。

（四）构建安全信息保障体系，为档案信息化建设保驾护航

档案信息安全是信息化建设深化过程中的重要问题。我们采取了一系列保障安全的措施:严格执行计算机安全管理制度、计算机信息保密管理制度等相关规定；严格实行计算机内外网物理隔离，对接入我馆内部局域网计算机统一安装防病毒软件，定期更新病毒定义库；根据岗位工作的要求，严格管理计算机输入输出端口，严格控制移动存储介质的使用；对安全性要求极高的档案管理系统，设置开机口令，口令长度不少于8位字符；设置用户权限控制，遵循最小授权原则，实行用户分级管理，保证合法用户使用范围；设置安全日志管理模块，具备详细的日志记录管理功能，等等。由此，多层次、全方位的安全保障体系的建立以及完善的安全保障法规、标准、规范的执行使城建档案信息化建设走上正轨和有序的轨道。

综上所述，城建档案信息化建设是城市经济发展、科技进步和社会需求等诸多因素共同推动的结果，是一个长期发展的过程。在这个过程中，城建档案馆将借助现代化科学技术，推动城建档案管理与服务更深层次的变革，灵活应对城市建设发展变化与社会需求的增长，为城市建设与发展提供专业信息服务，为社会提供一种全新的交流传播城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，从而实现自身价值，实现城建档案工作的可持续发展。

参考文献:

［1］杨公之.档案信息化建设导论［M］.北京:中国档案出版社，2001.