商务交接仪式

案例9-6

文化促进双赢

王刚在一家生产车床的甲公司工作,他一直为产品开拓市场东奔西走。一次一家在当地有影响的企业订购甲公司的一批车床,供整个车间使用。按甲公司的常规,车床运到企业,技术人员到现场安装调试完毕,验收合格、交付使用即可。这一次王刚和领导商量要搞一个交接仪式,以扩大甲公司的影响。经领导同意批准后,王刚与订购他们车床的企业协商,该企业也想扩大影响,他们的想法不谋而合。在来宾邀请上,双方协商除按常规邀请相关人员外,还有意识地邀请了使用车床的相关企业。在精心策划下,交接仪式办得热烈隆重,经媒体传播产生了轰动效应。结果王刚所在公司与订购其车床的企业都订单不断,实现了“双赢”。

资料来源:中国文化礼仪网。

一、商务交接仪式的意义

举行交接仪式的重要意义在于,它既是商务伙伴们对所进行过的成功合作的庆贺,也是对给予过自己关怀、支持、帮助和理解的社会各界的答谢,又是接收单位与施工、安装单位巧妙地利用时机,为双方各自提高知名度和美誉度而进行的一种公共宣传活动。

二、商务交接的准备

1.来宾的邀请

一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。在具体拟订来宾名单时,施工、安装单位亦应主动征求自己的合作伙伴——接收单位的意见。接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔,不过可以对此酌情提出自己的一些合理建议。交接仪式的出席人员应当包括:施工、安装单位的有关人员,接收单位的有关人员,上级主管部门的有关人员,当地政府的有关人员,行业组织、社会团体的有关人员,各界知名人士,新闻界人士,以及协作单位的有关人员等。

2.举行交接仪式的现场选择

一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时,亦可将其酌情安排在东道主单位本部的会议厅或者施工、安装单位与接收单位共同认可的其他场所。

3.在交接仪式上物品的准备

必不可少的是作为交接象征之物的有关物品。它们主要有:验收文件、一览表、钥匙等。验收文件,此处是指已经公证的由交接双方正式签署的接收证明性文件。一览表,是指交付给接收单位的全部物资、设备或其他物品的名称、数量明细表。钥匙,是指用来开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙。一般情况下,因其具有象征性意味,故预备一把即可。还需为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品,并应为来宾准备一份纪念品。

三、商务交接仪式的程序

主办单位在拟订交接仪式的具体程序时,必须注意两个方面的问题:其一,必须在大的方面参照惯例执行,尽量不要标新立异,另搞一套;其二,必须实事求是、量力而行,在具体的细节方面不必事事贪大求全。

从总体上讲,几乎所有的交接仪式都少不了下述五项基本程序:

(一)主持人宣布交接仪式正式开始

此刻,全体与会者应当进行较长时间的鼓掌,以热烈的掌声表达对东道主的祝贺之意。在此之前,主持人应邀请有关各方人士在主席台就座,并以适当的方式暗示全体人员保持安静。

(二)奏国歌

演奏东道主单位的标志性歌曲。此前,全体与会者必须肃立。该项程序有时亦可略去。不过若能安排这—程序,往往会使交接仪式显得更为庄严而隆重。

(三)由施工、安装单位与接收单位正式进行有关工程项目或大型设备的交接

施工、安装单位的代表将有关工程项目、大型设备的验收文件、一览表或者钥匙等象征性物品,正式递交给接收单位的代表。此时,双方应面带微笑,双手递交、接收有关物品。此后,还应热烈握手。至此,标志着有关的工程项目或大型设备已经被正式移交给接收单位。如果条件允许,在该项程序进行的过程中,可在现场演奏或播放节奏欢快的喜庆性歌曲。

(四)各方代表发言

按惯例,在交接仪式上须由有关各方的代表进行发言。他们依次应为:施工、安装单位的代表,接收单位的代表,来宾的代表,等等。这些发言一般均为礼节性的,并以喜气洋洋为主要特征。它们通常宜短忌长,只需要点到为止的寥寥数语即可。原则上,每个人的此类发言应以三分钟为限。

(五)宣告交接仪式正式结束

随后安排来宾参观或观看文娱表演。此时此刻,全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌。

四、参加交接仪式的礼仪

(一)东道主方

1.要注意仪表整洁

东道主一方参加交接仪式的人员,不仅应当是“精兵强将”“有功之臣”,而且应能代表本单位的形象。为此,必须要求他们妆容规范、服饰得体、举止有方。

2.要注意保持风度

在交接仪式举行期间,不允许东道主一方的人员东游西逛、交头接耳、打打闹闹。在为发言者鼓掌时,不允许厚此薄彼。当来宾为自己道喜时,喜形于色无可厚非,但切勿嚣张放肆、得意忘形。

3.要注意待人友好

不管自己是否专门负责接待、陪同或解说工作,东道主一方的人员应当自觉树立起主人翁意识。一旦来宾提出问题或需要帮助,都要鼎力相助。不允许“一问三不知”、借故推脱、拒绝帮忙,甚至胡言乱语、大说风凉话。即使自己力不能及,也要向对方说明原因,并且及时向有关方面进行反映。

(二)来宾一方

1.应当致以祝贺

接到正式邀请后,被邀请者应尽早以单位或个人的名义发出贺电或贺信,向东道主表示热烈祝贺。有时,被邀请者在出席交接仪式时将贺电或贺信面交东道主,也是可行的。不仅如此,被邀请者在参加仪式时,还须郑重其事地与东道主一方的主要负责人一一握手,再次口头道贺。

2.应当略备贺礼

为表示祝贺之意,可向东道主一方赠送一些贺礼,如花篮、牌匾、贺幛等。时下,以赠送花篮最为流行。花篮一般需要在花店订制,用各色鲜花包装而成,并且应在其两侧悬挂特制的红色缎带,右书“恭贺××交接仪式隆重举行”,左书本单位的画龙点睛式全称。花篮可由花店代为先期送达,亦可由来宾在抵达现场时面交主人。

3.应当预备贺词

假若自己与东道主关系密切,还须提前预备一份书面贺词,供被邀请代表来宾发言时之用。其内容应当简明扼要,主要是为了向东道主一方道喜。

4.应当准点到场

若无特殊原因,接到邀请后务必牢记在心,届时正点抵达,为主人捧场。若不能出席,则应尽早通知东道主,以防在仪式举行时来宾甚少,使主人因“门前冷落鞍马稀”而难堪。