办公自动化的功能

个人办公

1．电子邮件

可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存电子邮件等功能。在建立管理信息系统的同时，一步到位，借助系统的网络平台，建立电子邮件系统，可以达到事半功倍的效果，并且使本网络内部的信息通讯水平达到一个新的高度。

2．待办事宜

通过强大的工作流模式，系统按照用户定义模式，自动传递、提醒用户有待阅公文、会议文件、事物接洽等工作，实现真正的轻松而又有序的工作环境。

3．日程安排

用于个人时间管理、群组日历的查询。可以进行约会、工作委托。查看安排好地各种活动，同时提供时间提醒功能。

4．名片管理

根据不同类型客户的名片分类记录，对客户姓名、单位、级别、地址，联系电话、公司业务情况等做详细记录，对重复输入的名片发出提示。进行统一归档管理，方便自己或他人使用查询，可设置权限查询功能。

5．单位名录

齐全的企业级通信录，达到信息共享。并具有上下级单位结构显示功能。

6．报告管理

由报告管理员管理有关报告，定义每类报告的流转流程。起草报告者可以对其进行维护、查询、提交此报告，也可以打印报告。

7．综合查询

对系统中的所有信息进行信息导航和全文索引。

行政办公

1．收文管理

收文管理主要对外来公文和材料进行登记和处理，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等文字材料。功能包括收文签收、登记、分发、拟办、领导审批、办理、催办、重定位、归档、查询、意见、打印等，通过以上功能实现从登记到存档的一系列过程进行处理，实现收文在企业内部的快速流动和加速收文的办理过程，实现收文处理的自动化。

2．发文管理

发文管理是实现企业内部发文的审批、签发过程的自动化，同时，系统已将该数据库中的文件按照文件的相关属性分类列出。如果用户有查阅不到的文件为非本人经手文件，系统不予显示，提高公文的流转效率，是实现企业无纸化、自动化办公的重要环节。功能包括流程的创建、起草、发文、提交、审核、会签、签发、催办、归档、查询、打印等。

3．档案管理

档案管理员利用该功能模块可以实现档案的登录、组卷、合卷、分卷、检索、统计、借阅、查阅、专题管理，打印各种检索工具等管理，档案达到一定期限后，通过鉴定，并自动生成销毁清册。同时对于单个文件也可以迅速实现归卷、查阅、属性修改等文档管理。最终实现档案管理的计算机化。

4．会议管理

会议管理不仅可以实现从会议登记到会议召开整个过程，还对会议安排结果做好准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员：时间、场地、内容议题、准备会议文件、会议计划、记录、查询等功能，同时对于会议纪要做到统一编纂、编号发布。

5．公共信息

（1）通讯录

按不同的分类方法将姓名、单位、级别、城市、联系电话、地址，公司情况等客户的详细资料记录在公司的公用通讯录，进行统一归档管理，方便授权用户查询。

（2）资料管理

本系统将所有需要共享的、涉及日常工作生活的各个方面的资料详细情况由有关部门负责收集更新后，集中在一起为所有系统用户公用。

（3）公司规章制度

公司的各项规章制度按ISO9000认证实施完善后，通过分类归档管理，系统以只读方式供公司全体职工随时查阅，相互监督，共同遵守。该信息将与企业内部文刊结合起来，将质量原则与公司内部文化融合在一起，全面提高职工质素。

（4）信息公布栏

公共论坛。采取书面论坛的形式，自由创建讨论主题、输入讨论内容，存档后即可通过网络向他人寻求解答信息。

小组论坛。小组论坛只限于公司某部门或某小组内部使用，不是此小组的成员没有权力参与讨论或查阅。

公共信息。主要满足企业内部全方位、多角度、迅速及时了解本企业的各种信息、动态。

内部报刊。公司定期在上面发布公司内部文刊，或报道公司业务进展，或表彰先进人士，对公司存在问题提出思考。

通知。办公室秘书根据各处室事务需要，起草通知并经领导审核后，通过电子邮件形式发送给各通知对象。

6．辅助办公

（1）信访管理

将信访内容登记，在信访档案中保存，自动形成转办单，并记录反馈或处理意见。能够对信访情况进行简要的统计分析。并可在网上发送到各有关部门传阅。

（2）人事信息查询

系统0S设置权限查询，授权人员按权限对人力资源系统进行相关的信息查询。

（3）活动安排

系统对用户提供活动日程安排，可以查询个人或部分人员公共的空闲时间和活动安排。可以记录外来的事务接洽情况、电话记录，可进行值班安排管理，登记单位大事记，还可以打印活动安排表等。更重要的是系统还可以对单位内公共活动和外部接待工作的内容和组织进行具体的安排。

（4）信息采编

通过各种途径，将企业需要的相关信息收集后作为原始信息记录在案，经过筛选整理后编辑成各种主题的信息刊物，刊物可以通过电子网络发行。对信息刊物和所有原始信息内容可以进行查询和统计。

（5）资源管理

通过资源借用、调度管理系统具有很大的灵活性和适应能力，可通过资源类别的选择自动调整资源特征。可实现企业内部如：办公设备、办公用品、器材、车辆、房产、公用资料等的基本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的资源使用费用核算功能。