娴熟地操作办公自动化设备

二、娴熟地操作办公自动化设备

“三资”企业中的办公自动化，使办公达到高效率。办公自动化是现代科学技术发展的产物。我们说涉外秘书是一种高技能的工作，一个重要的理由就是必须学会操作这些设备。

从“三资”企业的现状来看，涉外秘书必须能操作如下办公自动化设备：

电脑，它是秘书的主要办公工具，主要用于编写、修改、打印文稿，储存、查找、检索、校读文件，并具有通信传输功能。涉外秘书得掌握Windows操作系统和WPS、OFFICE文字处理系统等。有些“三资”企业要求涉外秘书能编制些简单的软件，则你应当学会其编制方法。

当前，不少办公室已使用计算机秘书，计算机秘书又叫“电子秘书”、“电脑秘书”。它是人工智能在秘书部门应用而产生的一种成果。

一般来说，“计算机秘书”可以帮助我们做以下几项工作：

①起草文件、打印材料。这可减少文书处理环节，避免重复劳动。

②管理信息资料、储存数据，可以提高管理水平。

③办理文件登记和管理信件，可加速工作进程。

④档案管理。将办理完毕的需要归档的文件材料存储管理，方便利用者查找，满足用户的各种需要。

⑤会务管理。为会场服务、起草会议文件、会议纪要等，在编组名单、设计表格、编排次序等方面更是十分有效。此外，还可记录电话、谈话内容、修改文件、编辑内部刊物等。

所以，涉外秘书必须能操作“计算机秘书”。

传真机，主要用于将文件、资料、图像等迅速、准确地传送到目的地，它比邮传更迅速、及时、可靠。不少“三资”企业通过它和国内外进行业务洽谈，成交生意，有的“三资”企业还运用它来举行远程会议。

多功能电话，它包括存储电话号码、自动拨号、免提通话、显示日历、时间、闹钟、收音、录音、计算等功能，可视电话还使通话双方能从屏幕上看到对方。多功能电话能自动回答一些简单的问题，可以重放记录通知，主人不在时录下对方来电内容，或向对方发问后录下对方的答复，如果配有呼叫转向器，还能将电话及时转接到主人所去的地方。多功能电话能使秘书节省时间，提高工作效率。秘书应当掌握它的通话、录音、时间设置、闹钟设置等操作方法。

文件粉碎机，是用来销毁绝密、机密文件、资料的机器。只要把文件放入入纸口，机器内的旋转电机就会带动锋利的刀刃，片刻之间就能将纸质文件粉碎成米粒大小，使人无法辨认字迹，以达到保密的要求。

除了上述设备以外，秘书还需掌握复印、缩微、摄影等技术。

上述办公自动化设备的操作并不难，只要经过短期的培训就可基本掌握，难在熟练。因此，要求欲成为涉外秘书者持之以恒，反复练习，使之娴熟。