“管理办公自动化”的引出

1.3　“管理办公自动化”的引出

工业革命之后大量出现的技术发明和创造，从不同侧面扩展了人类生理限制导致的低效，例如，电报、电话、传真的出现使得人类获得信息的速度不再依赖人类自身移动速度，扩展了人类的语言交流范围；打字机、打印机、传真机的出现使得人们可以更多、更快地获得纸面信息，扩展了人类的手写、记录能力，加速了信息的传递。这些发明和创造，使得某个办公领域实现了自动化或半自动化，但它们还停留在孤军作战的阶段，即独自发挥着作用。真正使管理办公活动达到自动化程度是在将计算机引入管理办公领域之后。

计算机从进入管理办公领域起，就试图模拟和扩展人脑的功能——存储（记忆）数据，计算结果，给出结论。随着计算机软硬件技术及通信技术的进一步发展，计算机的中枢作用越来越显著，最终由计算机通过通信手段把各自独立的办公设备连接成为一个自动化的管理办公系统。

1.3.1　办公自动化及办公自动化系统

自动化，顾名思义，是由机械设备或工具部分乃至全部替代人类手工工作的方式。自动化始于工厂，后来扩展到办公室，称为办公自动化（Office Automation，OA）。OA最初的意图是辅助秘书和文员工作，但它促进了公司内部和外部人员的通信，所以目前所有办公室的工作人员都利用OA来提高效率。20世纪70年代，美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了如下的定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。

20世纪80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时对办公自动化作了如下定义：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的效果，以达到既定（即经济、政治、军事或其他方面的）目标。

由上述定义可见，办公自动化是尽可能用机械设备完成人类手工工作。当人们逐渐把片断的办公场景联结在一起，从全局的角度考虑提高信息利用率和工作效率，一个办公自动化系统的雏形就产生了。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需信息。

管理办公自动化在原有办公自动化的基础上，更突出解决管理领域记录、追踪、审计、统计、分析、挖掘等高层次的办公需求。管理办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构及办公自动化技术与设备集成为一个有机的系统。该系统的性能很大程度上依赖于系统总体集成的优劣而不主要依赖于技术设备的先进与否。换言之，系统的集成应体现管理和技术的良好整合。

1.3.2　管理办公自动化系统构成

管理办公自动化系统由三个功能层次构成，从低到高对应于组织机构的三个层级。

（1）事务层管理办公自动化系统

事务层管理办公自动化系统支持分散在各个办公部门的事务处理的办公自动化。

企业中的所谓事务处理，是指具体完成某一项业务或者一项业务中的某个或某几个环节，例如，接待一个投诉，处理一个订单，超市的收银员扫描商品代码进行一次收款等。这类事情通常由企业中的具体操作人员来处理。

事务层管理办公自动化系统首先替代了原来存于企业中的大量手工工作，这一层次的自动化系统产生并存储了企业绝大部分的基础数据，但具体的操作人员的系统使用权限很有限，通常他们只能处理与自己所负责业务有关的数据，其他人的业务数据他们无权查看。

（2）管理层办公自动化系统

管理层办公自动化系统除具有办公事务处理的功能外，还具有一定的业务处理和管理功能。例如，在超市管理办公自动化系统中，部门经理除了可以自己进行一些售货、退货操作之外，他还可以使用部分管理功能，如统计当天的销量、对比分析历时数据、简单预测未来走势等。

从信息处理的角度来看，管理层办公自动化系统是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求，合理地改善信息处理的组织方式和技术手段，从而达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动组成一个整体的自动化功能模块。

管理层办公自动化系统通常由企业的中层管理者使用，他们通常有权限看到本部门基础数据的统计数据，并能够根据基础数据所反映的企业实际运行情况调整本部门下一时段的生产经营策略，以完成企业的全局目标。

（3）决策支持层办公自动化系统

决策支持层的办公自动化功能，除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言，它通常是在原有的管理办公自动化系统中增加决策支持系统模块。决策支持系统是一种基于计算机的交互式系统，用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题做出判断。

决策支持系统基于原有信息系统中大量的基础数据，通过专门的数据分析方法和决策模型，建立以未来计划为目标的、不定型的、可扩充的系统。它由三个互相联系的部分构成：

语言子系统：在用户和决策支持系统之间建立通信和交互界面，以方便获知用户已经掌握的知识，如决策目标、决策过程中参考的因素，使用的数学模型或决策方法。

知识子系统：本部分包含基础数据的采集子模块和模型/知识库。基础数据采集子模块，通过一定的采集办法，对基础数据进行综合处理，形成粒度不一的统计数据，以供模型/知识库中的模型使用；模型/知识库中包含解决本领域问题的各种模型和专家知识规则，由决策者根据实际问题选择使用。

问题处理子系统：根据语言子系统中接收到的信息，调用知识子系统中的数据和模型，进行具体运算和推理，得出辅助决策的建议，供决策者参考。