“管理办公自动化系统”的划代

1.4　“管理办公自动化系统”的划代

研究管理办公自动化系统的划代，需要从计算机进入管理办公领域开始。从那时起到计算机成为管理办公自动化设备的核心和主宰，仅经历了短短五六十年的时间。

管理办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率。因此日常工作的所有内容都可以归入管理办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品管理、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等。本节按照管理办公的应用层次对管理办公自动化进行划代讨论，绝非单纯地依据时间和管理办公自动化系统的硬件特点。

1.4.1　第一代管理办公自动化：个体工作自动化

20世纪60年代中期出现的第一代管理办公自动化系统，是以个人电脑和办公套件为主要特征，管理办公自动化系统应用基于文件系统和数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电磁介质的飞跃，实现个体工作的自动化。

本节将分别介绍第一代管理办公自动化系统的软件、硬件特征及其处理能力。

最初，企业开始使用的计算机应用系统由分解的应用组成，每个应用都有自己的数据和定义。例如，计算机初涉管理领域时广泛应用在工资处理系统中，这只是一个计算工作人员工资的小程序。针对每个人的各个工资加项、减项进行运算，最后给出每人应发的工资总额、全企业所有人的工资总额以及出纳人员应该从银行领取多少各种面值的货币（注：那个时候国内还很少使用银行卡，发工资时每人会领到一个工资袋）。应用程序直接运行在操作系统上，数据可以缀在应用程序之后，或者单独有个数据文件，应用程序通过操作系统的文件系统进行调用。数据在不同的应用间有少量的数据共享，数据之间的关系无法在数据文件中体现出来。

随着软、硬件技术的发展，“管理办公数据”的使用方法逐渐发生了变化。数据从应用程序中抽取出来，由专门的数据管理软件——数据库管理系统（Data Base Management System，DBMS）——进行管理。通过数据库管理系统创建的数据库最初是按照计算机领域研究较早的树状结构和网状结构构成的层次模型和网状模型来构建的，这类数据库在语义表达、数据操作等方面都需要使用者具有较高的计算机水平，很快被有严格数学基础、使用简便的具有关系模型的关系数据库所代替。在关系模型出现后的几十年间，人们又研制了面向对象数据库、主动数据库等多种数据库形式，但后续的数据库都沿用了关系模型的数据结构。

数据库（Data Base，DB）是长期储存在计算机内、有组织的、可共享的大量数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和储存，例如前面提到的层次模型、网状模型、关系模型都是应用广泛的数据模型；数据库中的数据可被各种用户共享，并提供共享机制以管理共享可能出现的各种冲突；由于共享机制的帮助，数据库中不需要存储多余的数据副本，数据库中数据冗余度小；在数据库管理系统管理之下，数据库中的数据和应用程序之间、数据库中的数据和数据的物理存储之间通过转换机制进行协调，使得不同层面的数据之间具有较高的数据独立性；由数据库管理系统管理数据库中的数据，与具体的应用程序分离，在信息系统开发后期乃至投入运行之后需要增加部分数据时，数据库中的数据模式都很容易扩展。

在数据库发展的短短几十年间，数据库的动态数据操作也逐渐标准化为三类，分别是用于定义数据库的数据定义类操作、用于数据操纵的数据更新和查询类操作，以及用于数据维护的数据控制类操作，它们分别对应于目前标准的数据定义语言、数据操纵语言和数据控制语言。

这一阶段，企业应用主要解决企业业务从手工状态向电子状态的飞跃，因而其开发的信息系统多以面向办公室管理层和事务处理人员为主，限于企业内部数据的计算和统计。其典型系统即应用十分广泛的管理信息系统（Management Information System，MIS）。

企业中除了基于数据库技术的信息系统外，各种办公类工具软件也逐渐进入人们的视线，从70年代基于DOS的WordStar字处理软件，到如今的各种单机版的软件如文字处理、电子表格、日历、外文字典和幻灯片等，都属于第一代管理办公软件。计算机不仅不断在数据存储、智能判断等领域深化，同时也开始进入管理办公的其他领域，并渐渐由计算机及其软件替代了原来的打字机、幻灯片机、记事本等。

从计算模式角度看，计算机硬件不断推陈出新，经历了以下几种模式：

●单主机—单终端计算模式（见图1-2）。

这是单主机计算模式的早期阶段，操作系统为单用户操作系统，一般只有一个控制台，且仅限于单项应用，如劳资报表统计等。

图1-2　单主机—单终端计算模式

●单主机—多终端计算模式（见图1-3）。

分时多用户操作系统的研制成功，以及计算机终端的普及使早期的单主机计算模式发展成为单主机—多终端的计算模式。在单主机—多终端的计算模式中，用户通过终端使用计算机。主机分时轮流为每个用户提供服务，由于主机工作速度非常快，在没有频繁外存存取情况下，每个用户都感觉是在独自享用计算机的资源，很难察觉延迟。

图1-3　单主机—多终端计算模式

随着计算机网络的出现和发展，这一新兴的通信模式渐渐融入管理办公领域，出现了基于简单网络形成的分布式客户机/服务器（C/S）模式（见图1-4）。企业较大处室设立数据库服务器，其下的各科室计算机通过网络与本部门的服务器相连，存取数据以完成日常工作。这个时期的信息系统针对企业内部门的某项业务处理，如营销管理信息系统、人事管理信息系统、财务管理信息系统、库存管理信息系统等针对各部门相对独立的系统。

图1-4　部门业务处理信息系统

1.4.2　第二代管理办公自动化：工作流程自动化

各自为战的业务处理信息系统应用由于缺乏公共的基础通信平台，彼此之间信息不能或很难沟通，不仅通用性差、再用性低，而且缺少通信和协同工作的能力，不能建立起统一的集成办公平台，形成企业内多个信息孤岛；系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息，不能随着竞争环境的改变而自定义流程；信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。

这一时期，高速发展的局域网、广域网和因特网，把管理办公自动化带入到一个新的层次。企业管理信息系统全面升级为基于网络的浏览器/服务器（Browser/Server，B/S）模式。

通信手段的便捷，开阔了企业的视野。企业管理信息系统内容上除涵盖企业原有的产、供、销、人、财、物等几大主要功能部门外，还向企业以外进行扩展——沿供应链向上，增加供应链管理系统；沿供应链向下，增加企业客户关系管理系统。由此，形成基于网络的企业资源规划系统。网络世界里企业边界变得模糊，进而出现新型的基于网络的企业——动态联盟——根据订单通过网络组织、控制生产。

企业信息系统除内容方面有巨大变革外，企业需要能够快速调整内部业务流程，以应对瞬息万变的市场。即企业信息系统应该具有足够的流程控制能力和重组能力。有业务操作系统之称的工作流管理系统应运而生，工作流管理系统作为企业资源规划系统的底层支撑，强调流程的可重组性、重用性，增强企业对市场环境的应变能力。

基于网络的计算机技术同样在其他方面迅速地改变着人们的管理办公活动。电子邮件的快捷取代了大部分的邮政通信业务；即时通信软件也正改变着人们使用电话、传真的习惯；协同软件和虚拟现实技术的发展，更使得人们虽然远隔千里仍能如同同处一室；网络技术极大地拉近了人们的空间距离。

基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以流程为主要处理内容的第二代办公自动化系统。这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。

1.4.3　第三代管理办公自动化：以知识管理为核心

随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严峻的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施的任务目标能够“知其然”，更要求员工——特别是管理者——能够“知其所以然”。在上述背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。

经过第一、二代办公自动化系统的积累，企业信息系统中存储了大量的数据，如何通过这些数据提取出有用的信息是企业的当务之急。这一时期，企业的竞争主要围绕新技术展开，而新技术、新的发明创造在其萌芽状态时都是隐藏在企业中有经验的员工头脑中的隐性知识，隐性知识只有转化为显性知识才能为企业所使用。因此，如何挖掘、保留企业员工的隐性知识，成为这一阶段企业经营者关心的主要内容，即企业需要对企业内的知识进行管理。

这里所谓的“知识管理”，实际上是一种系统，是帮助企业从现存信息系统的大量数据中发现有用的信息，并把企业内的隐性知识转化为显性知识，解决如何定位拥有专门知识的人、如何传递这些知识以及如何有效利用知识等问题的系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。

从技术角度讲，第三代办公自动化系统需要大量数据挖掘算法、数学模型支撑，以便在海量数据中找到有用的信息；较为方便的交流平台，便于人们提问或发表自己的经验教训；较为完善的搜索引擎，以便找到自己所需要的知识；较为完备的知识库体系，针对某类问题给出相关类知识的建议。

以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。

1.4.4　管理办公自动化系统

管理办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。在管理办公自动化系统的发展过程中，使用该系统的人员范围逐步扩大，由企业的行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。管理办公自动化从单个独立的办公设备，如打字机、电话、传真、复印机等，逐渐演变为以计算机为核心，集办公套件和通信于一体的全方位管理办公自动化系统；计算机软件从简单的文字、表格处理等单机办公套件，发展到基于网络的集通信，流程控制、监督、管理，知识采集、挖掘于一体的集成办公系统。

还需强调的是，管理办公自动化系统的划代是依据管理办公的应用层次，划代时间只是新技术出现或为大家所接受的大致时间，不能作为绝对标准。从技术的角度讲，当今第二代管理办公自动化系统技术已经出现，第三代管理办公自动化的理念也日渐成熟，而实际上，一、二、三代管理办公自动化系统并存于当前社会的企业中，而且这一现象还将持续很长时间。企业的信息化程度高，它可能在其内部已经实现了第二代办公自动化系统，从使用的角度，就会自发地要求信息系统具有更加智能的功能，因而逐步过渡到第三代管理办公自动化系统；相反，企业信息化程度低，企业中仅仅是部分地使用办公处理软件或部分使用了管理信息系统，甚至有可能根本没达到办公自动化的程度。