宴请活动的组织礼仪

第一节　宴请活动的组织礼仪

宴请是国际国内社会交往中比较常见的待客方式，是为了表示欢迎、庆贺、饯行、答谢等举行的一种隆重的、正式的餐饮活动。它是增进友谊和融洽气氛的重要手段，是组织与外界“广结良缘”的一个重要方式。宴请不像吃家常便饭那么简单，从落座的位置、上菜的顺序、菜肴的配置、酒水的搭配到不同餐具的使用等都有严格的规范。宴请活动的参加者往往由宴请者(东道主组织)和赴宴者(应邀的国内外公众)组成。中国“饮食文化”历史悠久，如果不熟悉宴请礼仪，举止粗俗无礼，不但损害个人形象，而且也不能达到交往的目的。所以，宴请的组织者要对宴请服务礼仪有比较充分的了解，才能较好地进行一场宴会的组织与策划。

一、宴请形式

从规格上，可把宴会分为国宴、正式宴会、便宴、家宴等；从餐别上，可把宴会分为中餐宴会、西餐宴会、中西合餐宴会等；从时间上，可把宴会分为早宴、午宴、晚宴等；从礼仪上，可把宴会分为欢迎宴会、答谢宴会、饯行宴会等。这里重点介绍国宴、正式宴会、便宴、家宴以及招待宴会。

(一)国宴

国宴是国家元首、政府首脑为欢迎外国元首、政府首脑或举办大型庆典活动等而举办的宴会。国宴规格较高，宴会厅内悬挂国旗，有乐队伴奏。国宴一般专设主持人，宴会的主人致祝酒辞或欢迎辞，主要客人致答谢辞等。

(二)正式宴会

正式宴会指各类社会组织为欢迎来访的宾客，召开各种专题性活动答谢合作者和支持者，或是来访宾客为答谢主人而举行的宴会。正式宴会规模可大可小，规格可高可低。

(三)便宴

便宴常用于非正式宴请，通常是组织为招待小批客人、个别采访者、合作者等举行的宴会。便宴的规模较小，规格要求不高，不拘于严格的礼仪，宾主可随意，气氛比较宽松、和谐。

(四)家宴

家宴是家庭为招待客人而举行的便宴。家人共同招待客人，显得亲切、自然，让客人有“宾至如归”的感觉。

(五)招待宴会

招待宴会是指各种不备正餐，只备食品、酒、水的一种方便灵活的招待宴请活动。招待宴会的形式主要有招待酒会(鸡尾酒会)、冷餐招待会(自助餐)工作餐等。

二、如何安排宴请

宴请既然作为一种礼仪性的社交活动，实现其目的，自然是组织者所追求的目标。为了能使这种交际活动获得圆满成功，组织者在宴请前必须做好充分的准备工作。

(一)确定宴请的目的、名义、对象、范围和形式

1.宴请的目的通常是各不相同的，既可以是为某一件事而举行，也可以是为某个客人而举行。

2.根据宴请的目的，确定宴请的规格、范围、对象和以谁的名义邀请。一般来说，被邀请者身份、地位越高，宴请的规格也应越高。确定邀请的范围和对象时，要根据宴请的性质、主宾身份、国际惯例、双方关系以及当前的政治气候、经济形势等方面加以考虑。确定以谁的名义邀请时，要注意主宾双方的身份应当对等，身份低会使对方感到冷淡、不礼貌。

3.选择宴请的形式。宴请的形式和种类有很多，如正式宴会、鸡尾酒会、自助餐宴会等，不同的宴请形式有不同的礼仪要求，组织者要据此做出相应的安排。

(二)宴请的时间、地点

1.宴请的时间应安排在主宾双方都较为合适的时候。注意在时间的确定上，要避免对方的重大节假日、已有重要活动的时间或是禁忌日，如在西方，13日、星期五均属不适合安排宴请的日子。

2.宴请的地点要根据邀请的对象、活动性质、规模大小及形式等因素来确定，如官方正式、隆重的宴会，一般安排在政府议会大厦或客人下榻的酒店里。

(三)宴会邀请

1.邀请的形式

邀请有两种形式，即口头邀请和书面邀请。口头邀请就是当面或者通过电话把宴请的目的、名义以及邀请的范围、时间、地点等告诉对方，然后等待对方的答复。书面邀请即给对方发送请柬，将宴请的内容告诉对方。这样做，既是出于礼貌，又是对客人的提醒和备忘。

2.邀请的时间

邀请的时间一般以提前3～7天为宜，过早，客人会因日期长久而遗忘；太迟，会使客人措手不及，难以如期应邀出席。

3.了解回执

随请柬可以附上被邀请者是否出席宴请的回执；应要求对方在宴请日的3天之前，给主办方回音，便于主办方早做准备。

三、宴会的座次安排

比较正式的宴会开始前的准备工作之一，就是要安排座位。每个席位上放置好席位卡，大型宴会座次多，每个餐桌上要放桌次卡。这样既方便宾主入座、服务员上菜，也有利于宴会的统一管理。宾客入场时，宴会厅门口的领台员要热情上前引导入席。

(一)中餐的席位排列

中餐一般使用圆桌，其席位排列，分桌次排列和席次排列。

1.桌次排列。

如果举行宴会时，所安排的桌次不止一桌，可以按照有关的礼宾秩序规则排列。主要的规则有以下三种：

以右为上，即以面对门的右侧为主桌；

以远为上，即以离门远的为主桌；

居中为上，即以居于中央者为上。

2.席次排列。

席次排列也有以下三项规定：

(1)面门为主，即指在每张餐桌上，以面朝宴会厅正门口的中央座位为主位，通常主人在此就座。

(2)以右为尊，即一般请主宾就座在主人的右侧，并按照职务或地位高低依次排列。

(3)主位同向或面向，即指两桌以上的宴会，其他各桌的第一主人位置，可以与主桌主人的位置相同方向，也可以是面向主桌的位置为主位。

(二)西餐的席位排列

西餐桌主要以长桌为主，按西方的传统习惯，正规的宴请是，男主人(第一主人)坐主位，遵照以右为尊的原则，其右手位是第一贵宾的夫人，左手位是第二贵宾的夫人。女主人(第二主人)坐在男主人的对面，其右手位是第一贵宾，左手位是第二贵宾。

四、菜单拟定与酒水搭配

菜单的拟定要根据宴请的规格，在规定的标准内安排。拟定菜单时要考虑以下四个方面的因素：

(一)菜肴的选定与酒水的搭配，主要以主宾的口味习惯为依据，而不是以主人的好恶为标准。要尊重对方的民族饮食习惯和宗教信仰。

(二)要注意菜肴的营养构成，荤素搭配要合理。时令菜、特色菜、传统菜应合理选择，另外要注意菜品与酒水、饮料的搭配，应力求照顾到多数客人的需求。

(三)菜肴不一定要选名牌菜，而应以精致、干净、卫生、可口取胜。菜肴的分量要适中。宴请注重的是气氛，而不一定是吃喝的内容。

(四)要注意量力而行。“力”主要指经费的合理开支，以及厨师的烹饪技艺是否达到了拟定菜肴的烹饪制作水准。

由此可见，菜单的拟定是很有讲究的，这不仅需要从规格、标准上考虑，而且要适合客人的习惯和爱好。原则上，不同级别的宴会菜单，是由不同级别的主管部门负责人亲自审定。菜单一经确定，即可印制，印制要精美大方。宴会菜单宜每桌上放2～4份；规格较高的宴请可每人1份，供客人留作纪念。

五、宴会气氛的调节与控制

一席宴会的成功与否，重要的并不仅仅取决于宴会提供给与宴者的菜肴的质量，关键在于宴会的气氛是否浓烈；客人的情绪是否高昂；主客双方是否在一种亲切、友好的气氛中使友谊得到升华，使情感得以沟通，使关系进一步融洽，使合作的意愿变得更加强烈……所以，宴会的组织者应当了解与掌握如何调节宴会的气氛、控制宴会的节奏。

宴会气氛的调节，主要指在宴会进行过程中，通过采用一些必要的辅助手段来烘托和调节气氛，从而使宴会达到高潮。宴会气氛的调节可运用以下手段：

(一)色彩的运用

宴会厅的布置，在色彩选择上应尽量选用暖色系列，如橙色、红色、黄色等。置身于暖色系列的进餐环境中，易使与宴者的情绪饱满、高涨，有交流与沟通的欲望，同时暖色调还可以增进人的食欲。冷色系列的颜色则达不到这样的效果，有时甚至会适得其反，破坏了宴会的气氛。另外，宴会厅的布置还要与宴会的主题相协调，如在国宴中，宴会的布置要庄重、庄严，要避免过多的不必要的装饰，要悬挂主宾双方的国旗等；而在一些喜庆的宴会中，如婚宴、生日宴会等的布置则要突出热烈、喜庆、吉祥的气氛，可以多用一些鲜花、气球等物品来进行装饰。

(二)灯光的调节

在宴会厅里，通过运用灯光的调节来制造和烘托宴会的气氛，往往会达到意想不到的效果。灯光调节主要是指通过灯光明暗度的变化，或无色光源与有色光源的变幻来调动和调节进餐者的情绪，以烘托宴会的气氛。灯光的选择没有一定之规，有的宴会要求灯光明亮，营造一种灯火辉煌的感觉；有的宴会追求神秘、浪漫的气氛，需要比较昏暗的灯光，应该根据不同的宴会类型选择合适的灯光。

(三)背景音乐的运用

背景音乐在宴会厅里的运用，往往对调节宴会的气氛起着十分重要的作用。它可以使与宴者在品尝美味佳肴的同时，得到味觉和听觉上的双重享受。轻松而舒缓的音乐，有利于减轻大脑的疲劳，使身心得以放松，从而保持较好的精神状态。当与宴者情绪高涨时，如何调节宴会气氛，组织者就显得得心应手了。

一般来说，宴会厅里背景音乐的选择，应以轻柔舒缓的背景音乐为主，如钢琴曲、小提琴曲、萨克斯独奏曲、民乐及小曲等。也可以特别播放一些客人喜欢的音乐作品；在接待有外国朋友参加的宴会中，可以选择其国家的民族音乐作品来播放，会使他们备感亲切。而一些快节奏、有强烈震撼力的音乐，则不适合用于宴会的背景音乐。

(四)邀请文艺团体现场助兴

在较高规格的宴请活动中，邀请文艺团体、著名艺术家做现场表演，也是调节宴会气氛非常行之有效的方法。它不仅可以提高宴会的档次，也使得宴会进行过程中始终保持一种热烈、欢快的气氛。必要时组织者还可以邀请主宾或重要客人上台即兴表演，将宴会气氛带入高潮。