会计信息系统的电算化及其服务对象

二、会计信息系统的电算化及其服务对象

传统的会计信息系统主要基于手工处理，主要有填制记账凭证，登记各种日记账、明细账及总分类账，编制会计报表以及成本核算等，这些工作都由会计人员手工操作。但是，随着计算机信息技术的迅速发展，计算机及信息技术已逐渐引入会计信息系统以及企业经营管理的其他方面。尤其是在当今的高科技信息时代，几乎所有的企业已经不同程度地使用计算机设备处理会计事项。很多大、中型企业已经实现会计信息系统电算化（Computerized Accounting Information System），并且不断增加对远程终端联机系统、电子通讯网络和资料库管理等信息技术的运用。

（一）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的比较

1.手工会计信息系统和电算化会计信息系统的共同点

电子计算机应用于会计信息系统，也是一种人造系统。我们将人造系统区分为不使用电子计算机的手工系统和使用电子计算机后的电算化会计信息系统。

手工系统和电算化会计信息系统的共同点有哪些呢?

（1）系统目标—致。无论是手工系统还是电算化会计信息系统，其最终目标仍然是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。

（2）遵守会计法规及财政制度。电算化会计信息系统的应用不能置财经法规、制度于不顾，相反应当更严格地维护财经法规，从技术上、制度上堵塞可能的漏洞。

（3）保存会计档案。会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管。电算化会计信息系统形成的大部分会计档案的物理性质变化了，备份的消失与复制很容易，这就要求系统的信息资料管理更要加强。

（4）编制会计报表。会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济活动的综合反映，也是国家宏观决策的依据之一，电算化会计信息系统应当编制出符合国家要求的会计报表，不得自行其是。

（5）遵循基本的会计理论与会计方法。会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。电算化会计信息系统会引起理论上与方法上的变革，但是这种变革是渐进型的，而不是突变型的。目前建立的电算化会计信息系统应当遵循基本的会计理论与会计方法，否则将导致系统研制的失败。

（6）信息系统的基本功能相同。任何一种信息系统都有五方面的基本功能，即：①信息的采集与记录（输入）；②信息的存储；③信息的加工处理；④信息的传输；⑤信息的输出。无论是手工系统还是电算化会计信息系统，要达到系统目标，必须具备上述五个功能。电算化会计信息系统的功能由于使用了现代化的装备和科学的管理体制，应当比手工系统更强。

2.手工会计信息系统和电算化会计信息系统的区别

电算化会计信息系统与手工系统相比，有着许多显著的区别，表现在：

（1）运算工具不同

手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器，计算过程每运算一次要重复一次。由于不能存储运算结果，使人不得不边运算边记录，工作量大，速度慢。

电算化会计信息系统使用的运算工具是电子计算机，数据处理过程由机器完成。由于它能存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。

（2）信息载体不同

手工系统的所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。

电算化会计信息系统除必要的会计凭证之外，均可用磁性材料（磁带、磁盘等）作信息载体，它占用空间小（一般企业一年的信息量只占用一本明细账的空间，约十余张软盘），查找方便，保管容易。

（3）簿记规则不同

手工系统规定的日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册，账簿记录的错误要用划线法或红字法更正，账页中的空行、空页要用红线划销。

电算化会计信息系统打印输出的账页是折叠或卷带状的，与市售的账簿明显不同。一个成熟的电算化会计信息系统是不应当仿照手工系统设立日记账、明细账、总账三套账簿的，更不必全部打印。手工系统用三套账簿来实现相互牵制、相互校对的目的，而电子计算机通过对凭证的分类、排序、合并，随时可以生成任何一种账簿形式，由于是一个程序完成登账工作，不存在账账、账证、账表的相互牵制与校对问题。凭证正确，输入无误，皆对，否则皆错。由于打印量大，成熟的电算化会计信息系统一般都将数据存储在磁盘中。

电算化会计信息系统不可能采用手工系统一套改错的方法。为了保证审计的追踪线索不致中断，电算化会计信息系统规定，凡是已经登过账的数据，不得更改（当然还要辅以技术控制），即使有错，只能采用输入“更改凭证”加以更改，以便留下改动痕迹。对于需要打印的账页的空行、空页，可用人工处理。

（4）账务处理程序（会计核算形式）不同

手工系统的账务处理程序有四种，但是都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员与环节的增多与差错的增多。

电算化会计信息系统的账务处理程序有两种方案可取。按目前的经济状况与开发水平，取第一方案，即基本上按手工系统的方式进行系统移植；第二方案为理想化的全自动账务处理程序，即：

①会计凭证磁性化（或用条形码）。在规格化会计凭证上，用磁性墨水书写（或打上条形码），由阅读机识别后将数据输送到中央处理机。

②中央处理机内以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大财务报表为中心，分别对数据进行处理，同时辅以成本核算模块程序。

③由用户定义输出形式与结果，输出设备（显示器、打印机）提供查询与打印。

电算化会计信息系统的账务处理程序不因企业不同或成本核算对象不同而不同；相反，成熟的电算化会计信息系统应当用同一模式来处理会计业务。成本核算只是其中的一小部分程序，随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化，可以将不同行业的成本核算程序以软件固化形式拼装在计算机里。这样，从会计凭证到会计报表，一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面，而任何要求的输出都能得到满足。

（5）会计工作组织体制不同

手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要依据。一般的手工系统划分如下的专业组：材料组、工资组、资金组、成本组、固定资产组、综合财务组，它们之间通过信息资料传递、交换，建立联系，相互稽核牵制，使系统正常运转。

电算化会计信息系统的会计工作组织体制，以数据的不同形态作为制定的主要依据。一般的电算化会计信息系统可划分如下的专业组：数据（信息）收集组（以原始凭证作为原始数据，处理各项会计业务，其主要工作是面向系统外部，类似手工系统的出纳工作）；凭证编码组（按事先规定的编码原则或编码手册对凭证或需要数据处理的其他文件进行编码）；数据处理组（包括数据输入、处理、输出等项操作）；系统维护组（对系统的软、硬件维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求）。

显然，这两种系统的工作组织体制是截然不同的。电算化会计信息系统将手工系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式，改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。这一改造是循序渐进的、由量变到质变的发展过程，当改造完毕，原系统就发生了质的飞跃。

（6）内部控制方式不同

手工系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来审核，对账目的正确性一般从三套账册的相互核对来验证，此外，还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。

电算化会计信息系统由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的处理都由计算机部门负责。很明显，原来的内部控制方式部分被计算机技术代替，由人工控制转为计算机控制，因此，对后者的控制要求更严密，范围更广泛。从国内外资料分析，如不加强电算化会计信息系统的内部控制，将造成比手工系统更大的危害。

（7）人员结构不同

手工系统中的人员均是会计专业人员，其中的权威应该是会计师。

电算化会计信息系统中的人员将由会计专业人员、电子计算机软硬件及操作人员组成，其中的权威应该是系统设计师。

纵观上述种种区别，集于一点，就是由于电算化会计信息系统数据处理方式的改变，引起了手工会计信息系统各方面的变化，这一变化将使得系统功能更为加强，系统结构更为合理，系统管理更为完善。

综上所述，会计电算化是会计史上的崭新一页。电子计算机的应用，首先带来数据处理工具的变化，也带来了信息载体的变化。会计电算化对传统的会计方法、会计理论都将产生巨大的影响，从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革。会计电算化促进了会计的规范化、标准化、通用化，促进了管理的现代化。

（二）电算化会计信息系统的特点

电算化会计信息系统是以计算机科学技术和会计技术为手段，以系统论、控制论、信息论等为理论基础，对企业经济过程进行连续的、全面的、系统的、综合的记录、反映、核算和控制，并预测未来经济的发展前景。它是由计算机系统、会计系统、程序系统和会计人员等组成的人机结合的信息系统。电算化会计信息系统是会计学发展的新阶段，具有许多鲜明的特点。主要表现在以下几个方面：

1.电算化会计信息系统的理论基础坚实丰富

电算化会计信息系统的理论基础除会计的基本理论外，还吸取了信息论、系统论、控制论等基本理论，是跨学科的新兴学科。它把会计人员和计算机软件、硬件系统作为一个整体系统，同时它又是企业管理系统的一个最重要的子系统。会计电算化信息系统是从企业管理系统目标的控制优化出发，对会计信息系统进行数据采集、信息的加工、传送、存储和利用，把核算和管理结合为一体，有效地发挥会计在企业管理中的作用，使企业获得最佳效益。

2.可实现会计信息资源共享

电算化会计信息系统对原始数据进行采集后，根据需要可通过网络进行多方向传送、多层次处理、多层次多形式（包含书面文件、屏幕显示、语音与图像等多媒体）输出，以满足不同用户和管理部门的需要，从而做到信息资源共享。

3.降低交易资料的处理成本

由于计算机系统可极为迅速地执行大批量资料的处理与运算，相对于手工会计信息系统可显著地减少会计处理费用。

4.全新的会计文档资料输出形式和载体

传统会计的书面报告资料和传递方式被电子发票、电子报表取代；传统的邮送传递网络转变为计算机网络传递，通过有线和无线一边发送，一边接收，恢复或生成所需格式；信息传递时间极短，大大提高了信息的时效性。而且，通过辅助储存设备及其他储存媒体，计算机系统可以储存大量的交易资料与信息，或是建立起整合性资料库，提供多种服务于多种用途的资料处理。

5.全新的会计档案体系

在电算化会计信息系统中，传统的会计档案、凭证、账簿、各种报表资料等是作为一种备份档案，系统本身的会计档案是一套系统完整的、使用管理方便的、保密性好的全新会计档案，这套档案存储在磁盘、光盘等存储介质上，只有经本会计信息系统授权的人员才可调用档案系统。一旦需要，几秒钟就可从大量的会计档案中找出所需要的会计资料，并可提供各种形式的输出。

6.强化了会计的管理职能，实现对再生产过程和经济效益的预决策控制

由于计算机本身的特性，再借助于现代经济数学方法，可通过对会计资料的分析，进行会计预测、会计决策、会计控制及会计分析。由于能实时采集、传输、处理经济活动中任何一时间断面的经济数据，可连续取得经济活动中的动态、静态信息，将其与预测、决策方案进行比较，将结果反馈于经济活动过程，以控制经济活动按预定目标正常进行。电算化会计信息系统可以实现事中控制、事前预决策，这是手工会计系统完全无法实现的，从而真正实现了会计管理职能。

7.全新的工作程式

传统会计工作程式是：收集原始凭证或制作原始凭证，分析业务性质，根据会计制度和记账规则编制记账凭证，根据记账凭证登记明细账、日记账、总账，计算成本、结账、编制报表等。而电算化会计信息系统的工作程式是：通过数据采集系统在现场直接进入电算化会计信息系统中，经业务性质识别、分类后，生成会计凭证记录，输出记账凭证，经审核后，生成会计主文件数据库，可据此输出成本、报表等资料。在这种工作程式下，会计工作组织机构也相应地改变了，手工会计系统内部工作岗位已变为数据录入、审核及系统维护等新的岗位，内部控制方式也发生了重大变化。

8.接收更大容量或更多类别的经营交易资料

相对于人工处理系统，电算化系统接收更大容量或更多类别的经营交易资料，更为迅速与可靠地执行各种会计处理步骤，同时能更为灵活多样地输出满足不同使用者特定需要的各种正式与非正式会计报表及其他信息。例如，电算化的会计信息系统可同时接收不同来源或地点的多种交易资料输入，而不仅仅限于会计人员的人工确认与填制记账凭证。

9.减少差错，提高效率

会计上的原始凭证填制，日记账、明细账及总分类账的登记、财务报表的编制等处理，不仅数据繁多，而且机械、繁琐，改由电算化系统的指令、程序自动处理，不仅加快了处理速度，还可以减少人工账务处理过程中可能出现的各种差错。电算化的会计信息系统还可以把会计人员从繁琐的账务处理中解脱出来，以注重对会计信息的使用及其分析，为企业的管理者提供更为相关和及时的预测与决策资料，以提高经营规划和控制的有效性与时效性。

（三）电算化会计信息系统的构成要素

电算化会计信息系统的基本构成要素如下：

1.数据的收集与输入

交易资料的确认与收集可能由不同的管理职能部门执行，如销售部门职员直接把客户订单上的相关资料转录于原始凭证，整批汇总后输入计算机系统或辅助存储设备，或者由外地的仓储管理员通过连线终端机在验收或发出物品之时，把有关存货增减变动的规格、型号、数量与价格等资料直接输入会计信息系统。

2.数据处理

输入的交易资料将由计算机系统自动执行各项会计应用程序，包括对辅助存储媒体内交易资料的读取、分类、汇总、核算以及对有关交易资料的更新存储。虽然不存在书面账页，但是仍将沿用登录、记账、核算处理流程。

3.数据输出

财务报表等的基本会计信息将由与计算机连接的输出设备输出。由于交易资料及其处理结果均存储于计算机内部记忆体或辅助储存设备，可根据使用者的特定需要，由计算机随时读取和组合成不同类型的会计报表输出；也可以直接由计算机屏幕显示输出相关的会计信息，供各级管理者及时获得有用的信息，以作出营运规划和作业控制等方面的决策。

显而易见，在电算化会计系统中，会计工作的许多传统形式发生了变化。例如，数据输入需要利用不同方式或一些特殊设备，书面记录亦大大减少；一部分交易的原始凭证或会计账簿不复存在，改由计算机内部记忆体或辅助储存媒体来代替；日记账登录和分类账过账可以连续地自动处理；会计信息的输出种类与形式更为多样化，而且更加美观与清晰，亦可以通过电子通讯网络实时传导给处于不同地点的多个使用者，提高了会计信息的使用效率。

但是，会计信息系统的电算化并不会改变会计的基本功能，亦不会减免或增添主要的会计处理步骤。因此，电算化会计系统仍以经营事项或交易资料为服务对象，通过汇总、归集、分类处理会计信息，为管理者提供各种决策数据，同时设立必要的内部控制，保证会计处理过程与结果的正确性与可靠性。