会计电算化信息系统的物理结构

第三节　会计电算化信息系统的物理结构

从系统的物理组成来看，电算化会计信息系统主要由会计软件、计算机硬件、数据、规程和人员5部分组成。

一、会计软件

软件通常分为两大类：系统软件和应用软件。其中系统软件通常包括：操作系统（例如DOS、Windows、UNIX、Windows N T、Netware等）；计算机语言系统（主要有机器语言、汇编语言、高级语言（C、Pascal、Basic、Cobol、Fortran等））；数据库系统（例如关系型（Fox、Oracle）、层次型、网状型及大、中、小型数据库）。应用软件包括：（1）按使用范围分类：通用的应用软件（例如Word、Excel等）、专用的应用软件（例如会计软件等）；（2）按与硬件的联系分类：单用户应用软件、多用户应用软件、网络应用软件。

会计软件按功能划分，通常划分为会计核算软件、财务管理软件（会计管理软件）、会计决策支持软件3个部分。其中最常用的是会计核算软件。工业企业的会计核算软件主要包括的内容如图1－1所示。会计软件主要包括的内容如图1－2所示。

图1－1　工业企业的会计核算软件

二、硬件

在此我们只介绍硬件设备的内容和硬件结构。

（一）硬件设备的内容

硬件设备一般包括输入、处理、存储、输出四大设备及通信设备（网络电缆等）和机房设施。

1．输入设备

输入设备主要有：键盘、光电自动扫描仪（可扫描汉字）、条形码扫描仪、语音输入设备、手写输入设备（磁性墨水字符设备）。

图1－2　会计软件

2．处理设备

硬件中的处理设备主要是指计算机主机。

3．存储设备

硬件中的存储主要是指设备磁盘机、光盘机、磁带机等。

4．输出设备

硬件中的输出设备主要是指显示器、打印机、音箱等。

（二）硬件结构

硬件结构是指硬件设备的不同组合方式。

一般说来，电算化会计信息系统中常见的硬件结构有：单机结构、多机松散结构、多用户分时系统和微机局域网络。

1．单机结构

单机结构属于单用户工作方式。一台微机同一时刻只能一人使用。

2．多机松散结构

多机松散结构是指有多台微机，但每台微机都有相应的输入输出设备，每台微机仍属单机结构。各台微机不发生直接的数据联系（可通过磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等传送数据）。

3．多用户分时系统

多用户分时系统（又称为联机结构），整个系统配备一台计算机主机（通常是中型机，目前也有较高档的微机）和多个终端（终端由显示器和键盘组成）。主机与终端的距离较近（0．1公里左右）。主机为各终端提供虚拟内存，各终端可同时输入数据。

4．微机局域网络

微机局域网络（又称为网络结构），是由一台服务器（通常是高档微机）将许多中低档微机连接在一起（由网络接口卡、通信电缆连接）。相互通信，共享资源，组成一个功能更强的计算机网络系统。微机局域网络参见图1－3所示。

图1－3　微机局域网络

四种硬件结构的优缺点及适用范围的比较参见表1－2。

表1－2　四种硬件结构的优缺点及适用范围的比较表

三、会计数据

在电算化会计信息系统中，数据量大、面广、数据载体无纸化。该组成部分的会计数据是广义的会计数据，主要是指会计信息、数据库、数据文件、文本文件等。电算化会计信息系统的一个重要任务是提供会计信息。这些会计信息通常以数据的形式按照一定的存储结构，存放在电算化会计信息系统的数据库中，随时供系统查询、处理和输出。

尽管一个质量可靠的电算化会计信息系统为生成真实、完整的会计信息提供了前提条件，但技术上、设备上、操作人员水平等方面的原因，容易导致会计资料失真。因此，有关法规要求，实行会计电算化的单位，用计算机生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料在格式、内容，以及会计资料的真实性和完整性等方面，都必须符合国家统一的会计制度的规定。

四、规程

规程是对电算化会计信息系统进行控制的各种指导意见、规则、规范和规章制度。规程主要包括两大类：一类是政府的指导意见、规则、规范；另一类是基层单位在会计电算化工作中的各项规定。

（一）政府的指导意见、规则、规范

这一类规程是政府的指导意见、规则、规范，在会计电算化方面通常由我国财政部发布。一是我国财政部于1994年发布的《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》和3个全国性会计电算化管理规章制度（《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》），对各地区、各单位会计电算化试点工作起到了重要指导和规范作用。二是1996年，财政部审时度势，积极支持、推动会计软件的开发、应用和完善，适时发布了《会计电算化工作规范》，并将会计电算化纳入我国会计改革与发展纲要，极大地促进了我国企业会计核算手段的革新和会计软件行业的发展。

为了进一步促进财务及企业管理软件开发的规范性，1998年6月，由财务软件分会发起，在国内多家厂商的大力支持下，出台了《中国财务软件数据接口标准》。

会计信息化是国家信息化的重要组成部分。为了贯彻国家信息化发展战略，全面推进我国会计信息化工作，进一步深化会计改革，充分发挥会计在经济社会发展中的作用，2009年4月，财政部又提出了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》。这些指导意见、规则、规范是目前指导我国会计电算化工作最重要的文件。

（二）基层单位在会计电算化工作中的各项规定

这一类规程是基层单位在会计电算化工作中的各项规定。电算化会计信息系统要正常运行，必须按照人们预先制定的各项规定进行管理。这种规程包括对系统运行控制的各种规定，例如：系统操作制度、机房管理制度、系统操作使用说明书、内部控制制度、会计档案管理制度等。

五、会计电算化人员

会计电算化人员一般是指直接从事会计电算化有关工作的人员。

（一）全面的会计电算化人员

全面的会计电算化人员包括直接从事系统研制、开发、使用和维护的人员，一般分为三类：一是系统开发、设计人员；二是系统使用、维护人员；三是系统管理人员。

（二）进行日常会计电算化工作的人员

日常的电算化工作一般只需要两个方面的人员，即：系统使用、维护人员和系统管理人员。根据财会字［1997］17号文件《会计电算化工作规范》的规定，系统使用、维护人员和系统管理人员又细分为电算主管、软件操作员、审核记账员、电算维护员、电算审查员、数据分析员共6类人员。因此，在软件和硬件的准备工作做好后，日常的电算化账务处理工作只需要进行电算主管、软件操作员、审核记账员、电算维护员、电算审查员、数据分析员这6类人员的准备。各单位可根据自己的实际情况准备相应人员，然后进行规程准备工作。