规范企业的会计业务

二、规范企业的会计业务

规范的基本含义是制定统一的规则和严格遵守规则。由于会计在经济管理中的重要作用，对会计工作始终存在规范化的要求，并制定了相应的规范体系。在手工作业环境下，由于传统手工会计处理的局限性和各企业管理水平、会计人员素质的差异，使企业在不同程度上存在会计基础工作不规范、不统一的问题，这些问题将成为企业实现会计信息化的主要基础性障碍。因此，在企业建立会计信息系统时，必须首先要规范企业的会计工作。

（一）会计数据的规范化

会计数据的规范化主要包括对会计数据收集的规范化和对基础数据及历史数据的规范化两个方面。

1．会计数据收集的规范化

为满足不同管理层对会计信息的需求，需要对会计数据的收集制定出明确的规范制度。这包括：原始数据的收集渠道和内容；各种单、证的格式要求；等等。对数据收集的规范化工作，可以按以下步骤进行：

（1）分析企业管理对信息的要求。企业的类型、规模、经营性质不同，对会计信息的要求也不同。因此，要从企业参与市场竞争、强化经济管理、提高经济效益这一根本需要出发，对会计信息的收集提出具体要求。

（2）分析现有手工会计系统的数据收集、存储和流转情况。由于体制和历史的原因，在手工条件下，现有企业的业务数据往往多以部门内的纵向流动为多，而部门间的横向流动为少。同一经济活动的数据通常要在不同的部门进行归集、汇总和使用，数据重复环节多，而各部门之间又缺乏必要的数据交流，由此造成各部门之间数据遗漏、脱节、重复、交叉现象严重，数据之间差异较大，任何部门都难以得到或提供出完整的信息。因此，在实施企业会计信息系统时，要分析现有手工环境下数据冗余、遗漏和脱节的具体原因，然后采取措施理顺数据的收集方式、传递渠道和存储方式。

（3）设计科学合理的凭证和单据格式。凭证和单据是业务数据的源载体，因此设计科学、合理的凭证和单据格式，是保证数据收集质量的前提。

企业的原始会计数据，不仅来源于企业内部，更多的要来源于企业外部。对大量的外部原始凭证，虽然在内容和格式上无法进行统一要求，但也存在规范化的问题。这种规范化主要是加强对外来原始凭证的审核，凭证上应有的格式内容要求完整，尤其对凭证上不具备但又是企业核算和管理所必须的内容（如往来企业的联系人、地址、电话、邮政编码等内容），应采取必要的措施将其记录补充完整。

2．基础和历史数据的规范化

（1）基础数据的规范化。基础数据主要有两类：一类是进行管理和会计监督所必需的能源、工时、材料等耗用定额和费用开支的标准和预算；另一类是会计核算必不可少的各种材料、零配件、产成品、固定资产等的名称和编码。对第一类基础数据，要结合制度的制定，编制出科学、合理、完整的标准，并规定相应的审核、批准权限；对第二类基础数据，应按照计算机作业的要求，进行科学、合理的规范设计。

（2）历史数据的规范化。它包括（1）往来账户的清理。即对企业以往的呆、乱、错账进行清理，以免使会计信息化系统中所建立的往来账户过于庞大。不同的会计软件对往来账户的处理不一样，有些软件将往来账户设置为明细账科目，而有些则将其设置为辅助账。对于设置有辅助账核算功能的软件，系统在登记往来账户总账和明细账的同时，还要按企业或个人名称在辅助账数据文件中进行明细登记。所以若不对往来账款进行必要的清理，那么在信息化系统中，由于往来单位或个人的名称使用不规范，将可能会出现记串账的问题。需要规范和清理的往来账户资料主要包括：企业名称、个人姓名、地址、电话、邮政编码等。这些资料要做到使用名称规范，相关资料齐全；（2）银行账的清理。将企业自己的银行存款日记账与银行方面的对账单进行核对，对出现的有关未达账项及时查找原因。会计信息化系统一般都提供了计算机自动进行银行对账的功能，为保证会计信息化系统中银行账初始数据的准确性，应对银行账及时进行清理。对于因种种原因留有大量未达账项的单位，一定要组织力量进行清理。

（二）会计核算方法的规范化

在信息化环境下，各项会计核算工作都将由计算机来完成，因此，客观上要求会计核算方法要程序化和规范化，以适应计算机自动处理的特点。会计业务的具体核算方法在《企业会计准则》和有关会计制度中都有原则性的规定。会计核算方法的规范化主要是指在制度允许的各种核算方法中，确定最适合企业特点的具体方法及其工作程序，并使之相对稳定下来。会计核算方法的规范化，可以按以下几个步骤来进行：

（1）对原有的核算方法进行分析。首先要看其是否能满足现行会计制度和其他相关财经法规的规定；其次要看其是否能满足信息化环境下企业更高层次的管理需要。在会计制度中，往往对一些业务的会计核算方法都提供了几种可选的方案，以保证所有企业都能在不同条件下有切实可行的方法可用。

（2）对会计核算方法中涉及的有关基础工作进行必要的整理。它包括生产工艺过程的整理，材料进出库计量、检验工作的整理，固定资产归口分级管理及购置、建造、调入、调出、封存、报废工作的整理等。企业的会计核算方式方法与企业的生产工艺过程密切相关。如成本核算方法需要按企业的生产工艺过程来确定，只有明确了企业产品加工工序、每工序定额工时、材料消耗定额、产品结构等情况，才能确定出科学合理的成本核算方法。

（3）确定信息化条件下企业的会计核算方法。有了前两步工作做基础，就可以根据企业的实际状况和管理的需要来确定信息化条件下企业的核算方法了。在选择企业的核算方法时，应尽量考虑发挥计算机的核算优势，选择尽可能精确的核算方法。如可选择分品种方式来处理材料的成本差异，选择单台折旧法来核算固定资产的折旧等。需要指出的是，核算方法的选择还要考虑会计软件功能的限制，特别是商品化的软件，一定要在软件功能允许的范围内进行选择。

（三）会计信息输出的规范化

会计信息系统输出，主要分为账簿和报表两种形式，报表又可分为对外报送的财务会计报表（简称财务报表）和满足企业内部管理需要的内部报表（简称管理报表）两种。因此所谓会计信息输出的规范化，主要包括账簿体系规范化、财务报表体系规范化和管理报表体系规范化三个方面。

1．账簿体系规范化

我国《企业会计准则》和有关行业会计制度都对企业账簿体系格式和内容做出了详尽严格的规定。但是需要指出的是，目前我国会计制度中的许多内容一般都是基于手工方式制定的，制度中的有些规定在信息化条件下是很难满足的。如多栏账的输出问题，随着管理的细化，科目的栏目可能越来越多，对于手工方式意义上的多栏账，一般打印机的打印宽度都难以满足它们的输出需要，所以在此情况下，多数会计软件在打印多栏账时都采取一定的变通方法。在这些方法中，有些从严格意义上说，可能并不完全符合会计制度的有关规定，但也并不违反会计核算的基本原则。这在一定意义上，暴露出了我国现行会计制度在信息化条件下不完善的一面。因此我们认为，在信息化方式下对会计账簿体系进行规范化时，一方面要考虑现行会计制度的有关规定，另一方面也要从用户的实际需要出发来考虑问题。

2．财务报表的规范化

对外报送的财务报表的格式和内容，在现行的会计制度中都有严格的规定，因此所谓对财务报表的规范化，应严格按照会计制度中的有关规定执行。

大多数商品化会计软件在报表管理系统中，都采用由用户自己设定报表格式和报表数据计算公式的方法。因此，用户在确定报表的生成方法时，应按照软件对报表生成的要求，结合企业的具体情况，来确定报表中各要素的数据来源、取值范围和运算关系等。

3．管理报表的规范化

对管理报表的格式和内容，在会计制度中未做特别的规定。因此对管理报表的规范化，主要是依据企业各管理层对会计信息的要求来确定。一般来说，可按以下步骤进行：

（1）分析企业原有管理报表体系是否能满足信息化环境下企业更高层次的管理需要。主要分析原有管理报表体系在提供会计信息的深度、广度、时效性和准确性上是否能满足企业在信息化环境下及时准确进行会计预测和决策的需要，是否能满足及时实施控制和加强管理的需要，是否能满足进一步提高企业经济效益的需要。对不能满足上述要求的地方，应及时查找原因，找出相应的解决办法。

（2）确定信息化条件下管理报表的种类、格式和内容。对需要定时编制、定范围报送的常规管理报表，在以上分析的基础上，应将这些报表的构成要素、时效要求和组织格式确定下来，同时制定出相应的编制报送制度。对原有报表体系无法提供的管理信息，特别是用于实施控制和加强管理所需要的非常规信息，应结合数据收集和处理程序的规范化，制定出相应的解决办法。

（3）确定报表格式及其数据计算公式。按照以上确定下来的报表体系要求，结合会计软件的工作特点，进行报表格式及其数据计算公式的设置。

（四）企业会计科目体系的规范化

科目体系是会计核算的基础。在会计信息系统中，各种账簿都是通过会计科目登记的，会计报表也是通过先定义会计科目然后依此从各账簿中自动取数后自动生成的。所以用户在进行会计信息化工作之前，需要按照会计信息化环境下的工作特点，对企业的会计科目体系进行科学合理的设计。

在进行会计科目体系设计时，应考虑到以下几方面的要求：

1．应能满足企业会计核算的需要。要根据不同企业的经济业务特点来设置企业的科目体系，使之能覆盖企业全部经济业务及其相关结果，即企业的全部经济业务应都能在所设置的科目体系中得到反映。

2．应能满足企业管理的要求。会计信息化的根本目的不单是适应企业核算的需要，更主要的还在于满足企业更高层次的管理需要，即能提供企业管理所需要的管理信息。在手工条件下，由于受处理条件和人工工作量的限制，科目往往不能设得过细，使用也不够规范，因而手工条件下的科目体系很难满足企业管理的高层次需要。但在会计信息化条件下，由于可以忽略数据处理速度与工作量的问题，这就为科目体系在设置时能充分考虑管理的需要，创造了良好的条件。如费用类的科目可按部门进行明细设置，可进一步考核各部门的费用开支情况；销售类的科目可按地区进行明细设置，可进一步反映企业的明细市场情况；应收账款科目可按供销人员进行明细设置，以进一步加强应收款的管理，尽量避免坏账、呆账的发生。诸如此类，这种科目体系的细化和优化设置，正是我们在信息化环境下规范企业会计科目体系时需要重点考虑的因素。

3．应能满足企业会计报表的要求。会计报表是会计核算的基本成果。一个好的会计软件，其报表数据应能方便地从机内账中自动生成。报表中的各个要素应都能从相应的各级会计科目中找到。在设置会计科目体系时，要尽量考虑使会计报表的各个项目要素都能直接从一个或多个完整的会计科目中取得，这将为软件中会计报表的自动编制带来极大的方便。如果一个报表的项目要素内容只对应一个科目的部分内容，那么在设计软件自动编制报表功能时就会遇到十分棘手的技术问题。

4．会计科目体系要保持相对的稳定性。保持科目体系的相对稳定性，是会计核算的基本要求。在会计信息化系统中，由于数据的处理都是由计算机自动完成的，而处理的基本依据是会计科目。为保证数据处理的正确性，在系统投入使用后，一般只有年末结完账才会允许对科目体系进行修改，而日常业务中通常只能允许少量地增设同级科目。因此在进行科目体系设置时，要充分考虑到企业经济活动的发展需要，在科目体系中留出一定的扩充余地。

5．会计科目体系要满足会计制度的要求。我国会计制度对一级科目的名称、编码、使用范围都有明确的规定。企业只能在制度允许的范围内进行适当的增删，但不允许私自进行修改。因此，在进行企业会计科目体系设置时，应充分考虑到会计制度的相关要求。