降低办公用品成本

办公用品作为企业的必须开支，在管理费用中占用较高的比例。这里所说的办公用品包括办公设备、文具用品、印刷单据、清洁用品等，尽管这些物品单位价值不高，多则几千，少则几角，但对一个企业来说，绝对价值还是不小的。所以总经理必须督促行政部经理重视对办公物品成本的控制与管理工作。

办公用品虽小，但积少成多。因此，加强和规范对办公用品的采购、发放、领用和回收等环节的管理，可以达到使公司压缩成本，树立形象，强化管理的目的。

1．办公用品采购

办公用品采购原则上由企业行政部统一负责实施，但对专业性较强的办公用品采购，由所需部门协助行政部共同进行采购。对单价大于1000元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，井将最终议定价格呈报总经理办公室同意后，方可实施采购任务。办公用品采购流程如下（见图8-2）：

图8-2　办公用品采购流程

2．办公用品发放领用

办公用品的发放必须有严格的制度保障，一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行（见图8-3）：

图8-3　办公用品领用流程

企业应该严禁员工将办公用品带出公司挪作私用，员工离职时，应依《办公用品领用登记表》所领办公用品如订书机、打孔机等一井退回（消耗品除外）。

点睛箴言

为了更好地控制办公消耗成本，企业必须根据实际工作情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。

3．办公用品使用原则

（1）级别区分原则。工作的需要不同，性质不同，办公用品的发放标准也不同，有的要求豪华气派、突出企业形象，有的则要求物美价廉、经济实用。

（2）定额控制原则。根据实际需要，通过制定各种定额来控制各种办公用品的发放。

（3）统计分析原则。办公用品的管理，要建立统计分析制度，要定期对各部门的用量进行核算，对于长期、大量超标的部门要提出警告、责令改正，对于因工作需要而必须增加的要尽快解决，以免影响工作。

（4）突出重点原则。有限的办公费用要用到刀刃上，就必须对于重点工作、重要部门、重要需求首先给予保障，如果资金分散，到头来只能是想要“面面俱到”，反而“面面不到”。

（5）节约原则。

节约是一种传统美德，对企业来说，富从节约来，败从浪费起，总经理应从自己做起，节约办公室的每一个用品。