应用文写作概述

第一节　应用文写作概述

一、应用文的概念和沿革

人类自从有了文字就开始了写作活动。人类最早的写作即是为了解决各种实际需要而开始的。就写作目的而言分两大类：一类是文学写作，一类是应用写作。文学写作主要用于抒发作者主观情感，反映社会现实，是为人们欣赏而进行的艺术创作，如诗歌、小说、戏剧、散文等；应用写作是为了处理公务和个人私务而写的，用于解决实际问题。人们通常把实用型文章的写作称为应用写作，而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的，是指为解决实际问题而撰写的各类文章，是在社会生活中有着特定的用途的文章。

我国应用文源远流长，已有数千年的历史。它萌芽于先秦时期的殷商和战国，发展于秦汉和南北朝，成熟于唐宋，至明清，在经历了它的后现代变革，直至今天，依然发挥着巨大作用。随着市场经济的日益规范和行政工作的日益严谨，应用文写作的重要性日益凸现出来，能否正确书写应用文关系到信息沟通的成败与日常工作的正常进行，与新时期科学管理效能息息相关。

应用文的历史由来已久，随着文字的产生就有了应用文的写作，且应用文的发展和社会各历史阶段的发展相辅相成。应用文的产生和发展可以划分为六个阶段：孕育期（原始社会）、萌芽期（奴隶社会）、成熟期（战国、秦）、发展期（汉、三国、两晋、南北朝）、高峰期（唐、宋）、稳定期（元、明、清）。

在我国原始社会时期，由于文字还没有出现，为了传递信息、统一号令，应用文以口头形式出现在经济活动中，逐渐形成了质、剂等合同形式，成为应用文的雏形。到了奴隶社会时期，甲骨文以应用文形式出现。在西周的青铜器上不仅有公牍文件，还出现了记载物资交换的契约。买卖双方将议定的条文记载在木简上用刀一劈为二，双方各执一片，一旦发生纠纷，官府以合券判案，后世称为“合同”。奴隶社会应用文虽已出现，但不成熟，还处在萌芽状态，确成为当时社会中一种重要的经济生活手段，推动了当时的经济发展。到了战国后期秦王朝统一中国，应用文在当时的社会交流中日益完善、成熟。同春秋时期相比，语言有了很大改进，文字接近口语，行文流畅，可读性强。秦朝早期著名的法令“书同文”，不仅要求书写相同的文字，也包括格式与名称方面的要求。从近代考古中发现，秦国法律条理清楚，内容简约，由此看出当时司法文书已相当完善。从汉朝到南北朝应用文得到很大的发展，并归纳了应用文写作理论，如东汉王充的《论衡·自纪》中强调文章的实用性，要求写文章要为世所用，口说务在明言，笔落应可达意。这对以后应用文的实践和理论建设，有着积极的影响。进入唐、宋，应用文的发展进入高峰期，宋代应用文体式要求进一步规范，文字的大小、字数的多少、年月件数的标记，都有了规定。并最早出现了“应用文”一词。封建王朝后期，应用文发展趋于稳定，元代应用文兼有汉蒙两族文化色彩；明代有所提高，强调规范和务实并改革文风，不用骈文写作公文；清承明制，应用文发展迟缓，但清朝刘熙载在他的《艺概·文概》中提出“……应用文应有上行、平行、下行。重其辞乃所以重其实也。”根据行文方向进行了分类。进入近代，应用文免去了繁文缛节，直陈其事。辛亥革命标志应用文改革时代的到来，革命根据地的建立为应用文的创新提供了条件。

纵观应用文发展历史，这一文体经过数千年演变不断适应社会的需要，保持着顽强的生命力，并成为体现社会成熟的标志，实用性不断增强。进入21世纪，应用文与我们的生活更加紧密相连，其习作技巧和理论也将更加趋于完善。

二、应用文的重要性

进入信息时代，应用写作越来越重要。能写与本职工作有关的应用文，已成为语文应用能力的核心。据统计，在人们每日所接触的书面文字中，95％是应用文。因此，从某种角度上说，应用写作已被看作是现代社会从业人员必备的素养和技能，它同谋生、职薪、生活水准联系在一起，成为人生竞争的一种重要手段。

情境导入

可口可乐是世界上目前最畅销的饮料之一，日销售量为2.3亿瓶，遍及世界150多个国家和地区。自1886年问世以来，一直被视为美国的象征，成为美国生活方式的组成部分。100多年来，可口可乐发展到今天这样一个兼营多种行业的资产雄厚的大帝国，成为世界饮料的霸主，除了著名的7Ⅹ秘密配方本身所带来的魔力外，在很大程度上依赖于它卓有成效的营销策略。

可口可乐的信条是：“成功在于广告。”这一点在它过去几十年的营销活动中得到了证实。可口可乐的成功吸引了许多企业，他们随之效法，但是都未能构成威胁，只有百事可乐的出现，才使它的地位开始动摇，之后两者经历了长久的广告大战，成为狼烟四起的现代商业社会的一个缩影，更成为世人数十年津津乐道的话题。

可口可乐的成功主要依赖它的营销策略和广告创意，而这一切都不约而同凸现了当今社会的一门重要课程——应用文写作。

为此，编者顺应时代发展需要以及读者写作应用的需求，编写《应用文写作教程》一书，希望能够给予广大读者以指导。

三、应用文的定义

应用文是人们在生产、工作、生活中，开展社会活动，处理政务与事务，传递交流信息过程中经常使用的文体。应用文有时又被称为文书，是党政机关、企事业单位、社会团体及人民群众在处理日常公私事务时所使用的，具有一定格式的实用性文体的统称。它是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。应用文与人们的日常生产、生活关系紧密，具有很高的实用价值。

应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。比如，科研单位的人员，需要用学术论文；政府机关指导工作，需要用公文；工商企业经营，需要用合同；打官司，需要用诉状；即使是个人，生病了，不能上课，也需要用到请假条……相对于其他文体来说，应用文的使用频率要高得多，许多人一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但他在工作、生活、学习中却免不了要写应用文，小到写张请假条，大到计划、总结、论文等。正如叶圣陶先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”可以这么说，应用文使用的广泛，已经到了无所不在的程度。今天在中国特色的社会主义市场经济条件下，应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活中不可缺少的一个重要工具。

综上所述，应用文是国家机关、企事业单位、社会团体或个人在处理各项公务和日常事务中为解决实际问题所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称。

四、应用文的分类

随着社会的发展和科学技术的进步，人们的社会活动领域不断拓宽，应用文的使用范围日益广泛，新的文体不断涌现。应用文的分类目前尚难统一，目前通用的分法是按应用文的适用范围，将其分为公务文书和私务文书。公务文书分为通用文书和专用文书。

（一）通用文书

通用文书是指人们在日常的各种生活、学习、工作和生产活动中普遍使用的应用文。通用文书则又分为法定公文和事务文书。法定公文，即《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文文种；事务文书，如计划、总结、调查报告、简报等。

1.行政公文类：指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书。包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。

2.通用事务类：包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度和会议材料等。

3.个人事务类：如日记、读书笔记及各类信函等。

（二）专用文书

专业类是指具有一定专业性的应用文。它包括传播类，如新闻、广告、演讲稿等；财经类，如经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告等；科技类，如学术论文、科学实验报告、毕业论文等；司法类，如诉状、答辩词、公证书等。

1.科技类：如毕业论文、学术论文、专利申请书和实验报告等。

2.财经类：如市场预测报告、市场调查报告、经济活动分析报告及经济合同等。

3.司法类：如诉状、辩护词、公证书和判决书等。

4.传播类：如消息、通讯、特写和广告等。

此外，专用类还有外交、军事等方面的文书。

五、应用文的特点

应用文作为一种独立的文体样式，是各级各类机关管理日常事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都具有指导作用。应用文同别的文体比较，有共性，也有个性。共性是他们都是对客观事物的反映，都要谋篇布局、用词造句、使用标点符号，讲究条理性、逻辑性，但同时必须体现其个性特征。具体表现在以下几方面：

1.价值的实用性

文章的产生，本来就是为了实用，最早的文章——甲骨卜辞，就是应用文。当今，应用文更是为了“应”付生活、“用”于实务，现代应用文的实用性就越来越突出了，有没有实用形成了判断应用写作失败的标准。如果一篇应用文不能满足实用的需要，不能直接作用于人的行为实践，即使写得条理清晰、富于文采，也算不得好应用文，甚至是废纸一张。

“实用”，是应用文区别于其他文类的本质属性，其他特性是由它派生出来的。失去了实用性，也就失去了应用文自身存在的价值。

与实用性相联系的是内容的单一性和强烈性的时效性。为达到实用目的，一篇应用文着重解决一个问题，不要把不同的问题混杂在一篇中，弄得什么事也办不成。同样，也是为达到实用的目的，要特别讲究时效。这一方面是为了提高办事效率，以免耽误时间，给工作造成损失；另一方面是有些应用文在一定时间内有效，时过境迁，也就没有什么实用价值了。

2.建构的模式性

应用文的建构具有相对固定的模式。所谓模式，指有大致相同或相似的布局和写法，有大体统一的文面要求等。应用文为实现其处理公私事务的目的，便要求按照一定的模式写作。这样，作者写起来简便、快捷，接受者看起来一目了然，便于迅速作出判断和反应。可见，这种模式性，是实用性在形式上的体现。

这种模式是应用文在长期使用的过程中形成的。有的文种是“约定俗成”的，即在民间代代相传，互相仿效，习惯成自然，得到社会公认的，如书信、条据、日记等日常应用文。

有的文种，特别是行政公文、司法文书中的文种，则是“法定使成”、由权力机关以法规形式对文种格式加以认定，并在其管辖范围内普遍遵照执行的。

3.表述的简约性

为提高文章实用的效能，应用文尚简约、忌浮华。它篇幅短小，要求用最精练的文字准确地说明事由，解说事理，陈述办法，以达到处理好公私事务的目的。

在表达方式上，应用文多用说明，也要叙述、议论，但叙述多用直笔，不用曲笔，议论不旁征博引，只就事论事。至于抒情、描写，则要尽量少用，甚至不用。

在语言运用上，应用文贵在精要，要根据处理事务和文种的要求，用精要的语言平实明快地表达，有什么说什么，有多少说多少，不能“少一字”，也不能“长一言”，因为多了、少了都会妨碍意义的表达。

4.时效性

应用文为实用而作，为解决实际问题、应对突发事件、迅速及时传递信息情报而作，所以务必及时迅捷，否则贻误时机，错过解决问题的最佳时间，将会给学习、工作和生活带来诸多不利。例如，会议通知就一定要在开会前发出，若会后再写通知，就失去了它的效用。其次，应用文的处理，即传递、阅读、办理的整个过程都要讲究时效。

5.规范性

各类应用文一般都有惯用的格式，也就是程式性。应用文在漫长的使用和发展过程中，形成了相对稳定的规范格式和语言。各种文体都有特定的适用范围，不可随意交换使用。

六、应用文的作用

应用文的作用主要体现在以下几个方面：

（一）宣传教育作用。借助行政公文的法规制度，党的方针政策得以进行及时和权威的宣传，它们对个人组织作出道德和行为规范，以统一思想和行动；各级企事业单位也可以通过宣传类应用文使自己树立良好的社会形象；社会团体和人民群众则可通过报告等形式更好地贯彻执行党的路线、方针和政策。

（二）权威规范作用。应用文是行政管理的工具，党和国家的各级组织和各部门的组织系统以及企事业单位，从上到下都是通过公务文书来传达法律规范、方针政策、意见办法，来部署工作，实现领导职能。如下达的命令、决定、通知、批复、意见等，具有领导和规范作用。

（三）沟通协调作用。上级机关可以通过批复、命令等应用文下达指导；下级机关可以通过报告、请示等应用文报请有关事情；企事业单位和人民群众可以通过各种专用书信、启事、函件等应用文来沟通思想、传递信息、加强联系。

（四）依据和凭证作用。应用文还是单位、团体履行职责、开展公务活动的真实记录，大部分文种在宣传政策、指导工作、规范行为、沟通信息的同时，也具有便于检查、监督的凭证和依据作用，一旦阅办完毕，便需立卷归档，以便查考。