工作中接打电话的礼仪

会，电话可谓是最常用的通讯工具了。在日常的工作中，

在当今的社我们也是难免会用到电话来跟客户沟通。但是，打电话也是讲求一定礼仪规范的，并且你在电话中的态度和礼仪，很大程度上决定了对方是否会再次与你合作。不要以为在电话中谁也见不到谁，可以想说什么就说什么。其实，正因为电话中谁也见不到谁，就更应该注重礼节，塑造自己良好的“电话形象”。因此，掌握正确的电话礼仪对职场中的我们来说是非常重要的。下面我们就来看一下电话中需要哪些礼仪规范。

1.接电话的礼仪

第一，通常在接电话的时候，最好是在电话铃声响起三声之内接听。一般来说，电话铃响一声的时间大概是三秒钟，如果三声之内仍不接听电话，就是让对方久等的失礼行为。但第一声响时不要急着接，否则容易掉线，或把对方吓着。当然很多时候我们可能没有及时接听到电话，那么你在接听之后最好先向对方道歉让对方久等了。谁都不愿意在打电话的时候等别人半天还接不通。如果说对方在等了很久之后，终于等到你接听电话，却只听到你“喂”的一声，对方必定会对你以及你所在的部门产生恶劣的印象。如果你确实很忙没时间接听电话，可以在接听后说：“对不起，请过十分钟后再打过来，好吗？”或者说“对不起，我现在正在开会，过一会儿我给您打过去。”但是千万不能不接电话，或接听之后说句“请稍等”就自顾自地去忙自己的事情，半天不理人家。

第二，在接电话的时候用左手接听电话，并在右手边准备好纸和笔，便于在通话中随时记录有用的信息。电话记录既要简洁又要全面，因为这些资料在工作中可能是十分重要的。你在记录的时候最好包括时间、地点、原因以及如何进行这些详细的内容，切忌笔迹潦草，杂乱无章。不要把电话内容记在容易丢失的纸片上，而要记在专门的本子上。最好按照来电者的身份和事情的紧急程度做好分类处理。这样既有条理又能防止遗漏重要的信息。

第三，通常来说，接听电话后首先应自报单位名称及所属部门，或者是可以为对方提供什么服务。这是与人方便、与己方便、节约时间、提高效率的好方式。如果在接通电话后，对方没有自报家门，而是直接询问你们领导的去向，这个时候我们应当主动询问对方的单位名称及所属部门。例如我们可以礼貌客气地问：“对不起，请问您是哪一位？”或者说“对不起，请问您是哪个单位的？”最好不要什么都不问就私自把自己领导的情况告诉对方。如果对方要找的人不在，那么在不了解对方目的的情况下，不要随便代为传话，也不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪以及个人信息，如手机号等。当然，更不能只说一个“不在”就把电话挂了。正确的做法应该是尽可能地问清楚事由，如果自己无法处理，应当认真地记录在案，并委婉地探求对方来电的目的。这样既不会误事，又不会引起对方的反感。如果对方打错了电话，应当礼貌地告知对方，语气一定要和善，千万不要表现出讽刺挖苦或不耐烦。

第四，在接电话的时候，要认真听对方讲话。接听电话后，不要一直默不作声，任对方滔滔不绝，你却毫无表示。这会让人感觉到你并没有在专心听对方讲话。你最好是适当附和一下，比如说“是”“请讲”或者“我明白了”来表示你在认真听他讲话，而不是漫不经心。当电话中需要传达号码、数字、日期等信息的时候，应当再次确认，以免出错。

第五，挂电话的时候也要有礼貌。不要以为你们谈话结束了就彻底结束了，一般是在挂断电话后你们之间的谈话才算是真正的结束。一般情况下，结束电话交谈最好是由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”后，轻轻地挂掉电话。在挂电话的时候你最好等到对方先挂断之后再接着把电话放下。

2.打电话的礼仪

第一，打电话要选好时间。如果不是十分重要的事情，打电话应当尽量避开受话人休息、用餐的时间，以及临下班前的十分钟。除非必要，最好也不要在节假日打扰对方。因此打电话最好在早晨上班的时候打，不仅不会影响对方，而且这时候人们的头脑最清楚，办事的效率也最高。

第二，给别人拨通了电话之后，应先做自我介绍，不要让对方揣测你的身份，也不要上来就说公事。因为在别人还不知道你身份之前就跟他步入正题，很可能会搞得他一头雾水。另外，如果不做自我介绍，一开口就跟对方谈公事，多少也会显得有些气势汹汹、自傲自大，很可能会引起对方的反感。一般在你做完自我介绍后应当礼貌地询问对方现在是否方便，然后再开始交谈。

第三，如果打电话所找的人不在，请人代转或者传话的时候，应说一声“劳驾了”“麻烦您了”，不要认为这是别人理所应当做的。需要请人帮忙留言时，内容一定要简明扼要，切忌长篇大论。假如没有什么重要的事情需要转告，不要一声“没有”就挂断电话，应当客气地说“谢谢”，再礼貌道别，最后轻轻地挂掉电话。

第四，给对方打电话的时候要控制好通话的时间。在打电话之前，先想好自己要讲的内容，最好是长话短说，以便节约时间，提高通话效率。而且还要说的有条理有主题，让对方一听就会明白。不要长篇大论，也不要滔滔不绝说起来没完。在打电话的时候，最好是遵循“三分钟原则”。所谓“三分钟原则”指的是使用电话时，打电话的人应自觉地、有意识地将每次通话时间控制在三分钟左右，以短为佳。如果不是十分重要、紧急、烦琐的事务，尽量不要超过这个长度。一旦所要传达的信息已经传达完毕，就应当果断地挂掉电话，不要絮絮叨叨，没话找话，说个没完。这样会给对方留下做事拖拖拉拉，缺少素养的印象。如果事务太琐碎，不妨把通话要点列出一张清单，组织好语言再给对方拨通电话。

3.通话中应遵守的其他礼仪

当然，并不是了解了这些礼仪之后我们就完全可以做到准确无误地接打电话了。在通话的时候，还有很多礼仪需要遵守。

一是通话中要注意自己的表情和举止。你要知道，声音可以传递出一个人的很多信息，是愉悦还是沮丧，是文雅还是粗俗都能够通过声音真实地体现出来，同时声音还能彰显出说话人的个人素质。所以说在通话过程中，你是否是一个有修养的人，对方是能够清楚地从你的声音中判断出来的。如果是阴沉着脸说话，从话简中传出的声音就会生硬冰冷，毫无感情色彩可言；如果是弯腰弓背或者躺着说话，话筒中传出的声音就会底气不足、慵懒无力，令听者怀疑对方的信心和态度；如果是坐立不安、匆匆忙忙地说话，从话筒传出的声音就会时高时低、容易颤抖，让听者怀疑对方的诚实度和心理状态。所以在与人谈话的时候，你要保持良好的情绪，微笑的表情，你要知道，你是否在微笑，对方是可以从言语中判断出来的。除了这些，还应避免趴着，歪斜着，把话筒夹在脖子下，抱着电话机随意走动等动作。应该保持自己站立的姿态或者是端坐的姿态。讲话时，嘴部与话筒之间应保持3厘米左右的距离。

二是保证清晰的通话。一个安静的通话环境很有必要。如果身边有人说话，请正在说话的人们音量放小一点，把开着的音响关掉，给双方创造一个良好的通话环境，保证通话的清晰和顺利。通话时，如果电话因为信号不好或者其他的原因意外中断，要立即重拨一次。重新拨通后，简短说明情况再步入正题，以免对方产生误解。

三是分清主次。很多单位的办公室都会有两部或两部以上的电话，以便提高工作效率，方便与更多的人联系并防止遗漏重要电话。当你面前同时有两部电话同时响起，一定要分清主次和轻重缓急。通常的要求是先接事先预约的电话、重要人物的电话；先接公务电话；先接最先打来的电话。

四是语言要文明。在日常工作中，使用文明的电话语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉。所以说在跟别人通话时，语言一定要文明。你最好是把文明用语时刻挂在嘴边，这样才会给对方留下良好的印象，比如“您好”“再见”“谢谢”“打扰了”。如果能够文明礼貌地使用电话，不仅能为我们的声音名片加分，为我们的职场魅力加分，而且还能为我们所在的部门及公司的形象加分。

在工作中，打电话看似一件简单的事情，但是其实里面的礼仪是很多的。通话时虽然相互之间看不见，但是你给对方的印象全都通过这看不见的礼仪传给了对方。因此，我们在打电话的时候，一定要注意这些谈话礼节。