系统管理及基础设置

任务三　系统管理及基础设置

任务描述

神州光明机械制造公司将于2010年4月1日开始由手工操作过渡为信息化管理，现已对历年的会计核算方法和会计资料进行了系统整理，目前需要根据业务资料建立核算单位账套。作为公司的财务人员，你应如何快速、准确地建立神州光明机械制造公司的账套并对操作人员准确分工呢？

任务分析

实施会计电算化，首先应该明确核算单位的性质及核算体系，搞清楚核算单位的岗位设置，然后由相关人员在软件系统中逐项设置。

相关知识

一、系统管理概述

（一）系统管理模块的主要功能

系统管理主要是对财务及企业管理软件各个系统的公共任务进行统一的操作管理和数据维护。系统管理模块主要功能包括：账套管理、年度账管理、操作员管理和系统安全管理。如图1-2所示。

图1-2　系统管理模块功能结构

1．账套管理

本模块对所有已建立的账套实施统一管理，包括建立和修改账套、引入和输出账套。

2．年度账管理

对指定账套的年度账实施统一管理，包括年度账的建立、引入、输出、结转和清空年度数据

3．操作员管理

操作员管理包括为各账套设置操作员及其角色、分配操作员权限等。

4．系统安全管理

系统安全管理主要包括定义自动备份计划、清除异常任务、管理上机日志、清除单据锁定等。

在系统管理状态下，系统管理员具有最高权限，而其他操作员的权限仅限于对某一账套的操作。

（二）启动系统管理

为了加强系统的总体控制，系统增设了一个系统管理员admin，用于管理该系统中的所有账套。

系统允许以两种身份注册进入系统管理模块：一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。以系统管理员的身份注册进入系统，可以实现对整个系统的管理和维护，包括进行账套的建立、引入、输出、操作员及权限设置、系统维护等工作。系统管理员只能进入系统管理模块，不能进入到建立的具体账套中。以账套主管的身份注册进入系统，可以实现对所主管的账套进行修改和管理，包括年度账的建立、清空、引入、输出和年末结账。账套主管还可以为其主管账套设置操作员权限，既可以登录系统管理模块，又可以注册登录所主管的账套，进行账务处理。

在单位初次运行财务软件时，由于尚未建立核算单位账套，因此，在建立账套前只能以系统默认的管理员admin的身份进行登录，此时admin的密码为空。为了确保系统安全，应及时为系统管理员admin设置登录密码。

二、账套管理

（一）账套的含义

所谓账套，是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系，其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。

账套的设置过程其实就是输入单位的有关背景资料和环境资料的过程。一个单位对应一个账套，如果单位内部还有独立核算的下级单位或下设多个独立核算的部门，则可以给每个独立核算部门分别立账，各账套之间可实现资源或数据共享。

在用友ERP管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。

（二）账套主要参数

1．账套代码

它是系统区别不同核算单位的唯一标志，所以，在同一电算化会计信息系统中不能重复。

2．账套名称

它是账套使用的会计主体，在用户操作和打印账套时，系统将自动显示和调用，所以不能为空，并且必须与账套代码相互对应。

3．报表路径

它指明了利用该账套数据的报表管理系统所在的路径，也有一些会计软件设置的是“账套路径”，其目的都是为了账务处理系统与其他子系统之间进行传递和共享数据。

4．启用日期

它是指手工会计与会计电算化交接（或转换）的日期。一般最好选择在年初或季初，以便减少初始数据装入的工作量。

5．会计期间

会计期间是指划分会计月份及其每月的起始日期和结账日期，体现分期核算的原则，最好采用公历制。为了便于年末审计调账，可将会计月份设置成13个月，这样，12月31日又将作为第13期的起始和结账日期。

6．编码规则

它包括分级级数和每级位长两项内容的设置，一般采用群码（即组合码），即本级总编码=上级编码+本级编码。编码规则主要有科目、客户、部门、项目和现金流量等。例如会计科目的编码规则分5级，每级位长分别为4、2、2、2、2。

7．记账本位币

记账本位币是指用于确定该账套核算要采用的本位币，一般系统默认为代码是“RMB”的人民币。如果单位的记账本位币为其他币种，则必须重新设置。

8．会计主管

为了便于进行账套与操作员管理，每一个账套必须有一名会计主管，即账套主管。

（三）建立账套

建立账套是所有会计处理的前提。通常，账套的建立、备份和恢复等工作由系统管理员（或账套主管）完成。建立账套需要输入或设置以下项目。

1．设置账套基本信息

账套基本信息包括账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。

账套编号是一个账套在软件系统内部的识别代码；账套名称是指供用户识别的账套名；账套数据存储路径是指账套数据的存放位置；账套启用会计期间表示新建账套开始使用的会计核算日期，账套被正式启用后，账套启用期间就不能再被修改。

2．录入单位基本数据

单位基本数据包括单位全称或简称、办公地址、邮政编码、银行账号、法人代表、通信方式等

3．选择会计核算类型

核算类型是指用户单位所属的行业性质。选择会计核算类型，目的是便于系统按照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。

4．设置本位币

我国会计准则规定，会计核算以人民币为记账本位币。

5．基础信息分类选择

基础信息分类选择是指确认对供应商、客户、存货、部门等要素是否分类以及如何分类等设置

6．确立代码设置规则

这是对科目、客户、部门等关键核算内容确定分类级次以及确定各级编码的长度。需要确定设置规则的代码项目一般包括会计科目编码、存货编码、部门编码、客户（或供应商）编码等。

7．设置结算方式

设置结算方式主要包括结算方式编码、结算方式名称以及是否进行支票管理等项目。

8．确定数据核算精度

这主要是对金额、存货数量等保留的小数位数进行定义。

（四）修改账套

账套运行一段时间之后，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成，如主管会计的变更、单位名称的改变、银行账号的变动、记账本位币的变化等。但系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的，如账套代码、启用日期和科目编码规则等参数则不能修改。因此在建立账套时，必须认真设置这些参数。

系统要求，只有账套主管才有权注册使用账套修改功能。如果要修改某一账套的信息，首先应在启动系统管理后，以账套主管的身份登录注册系统管理，并选择要修改的账套。

（五）引入、输出账套数据

引入账套是指将当前系统环境以外的某一账套数据复制到当前系统中，通常用来完成同一软件环境里的一个账套数据在不同计算机之间的转移。输出账套是指将所选的账套数据从当前软件系统中移出，以便实现账套数据的转移。

输出（引入）功能与通常的备份（恢复）功能在执行原理和操作方式上非常相似，但属于两个不同的概念。

温馨提示

只有系统管理员（或账套主管）才有权引入和恢复账套数据。

（六）删除账套

删除账套就是删除账务处理系统中不用的账套，以减少磁盘空间占用。账套一旦被删除，其中各个年度的财务数据将从硬盘上全部消失，并不是删到回收站中。目前大部分会计软件要求至少留有一个账套，账务处理系统提供的模拟账套正好符合这一要求。

如果已建账套已经没有存在的必要或操作时将账套号或启用日期设置错了，则只能删除该套账后再重新建立。

三、操作员管理

一个核算单位账套建立后，应该为这个账套配备相应的财务人员（操作员），如账套主管、会计、出纳等，并授予这些操作员在这个账套中相应的操作权限，实行财务岗位分工，达到功能权限控制的目的。

在一般通用软件中，操作员管理只有系统管理员和账套主管有权进行。账套主管是由系统管理员指定的，并且只能对所管辖账套的操作员进行管理。系统管理员（包括账套主管）负责对整个会计电算化系统的管理以及重要环节的操作。

操作员设置通常跟密码设置联系在一起。密码设置，一方面避免无关人员进入系统；另一方面防止非法和越权操作，以确保数据安全与完整，也使不相容职务岗位人员做好财务分工、相互牵制工作。

虽然某些权限可以授权几个操作员，或者某个操作员可以拥有几个权限，但在具体分工授权时，应注意以下问题。

1．会计管理工作应与其他工作分开授权

这样有利于保证账套数据的安全和完整。例如，“账套管理”和“操作员管理”的具体权限只能授权给账套主管。因为拥有了这些操作权，就可对账套和权限进行随时调整。

2．不相容的权限必须分开授权

这样有利于保证账套数据的正确性和合法性，例如，不要授予同一操作员“凭证输入”与“凭证审核”的操作权限、不要授权出纳人员同时管理“往来账”和“项目账”等。

3．重要的权限应给专人授权

例如，“记账”和“结账”的操作权应授权给专人负责操作。因为“记账”操作要处理大量数据，“结账”操作将进行期末账务处理并关闭日常账务处理的功能。

4．与岗位相关的权限可以同时授权

例如，拥有“凭证输入”权限的操作员应再授权“建立会计科目”和“凭证查询汇总”等权限，以便凭证录入员随时增加所需要的会计科目和查询与汇总机内记账凭证等。

5．工作量较大的权限可以分散授权

例如，“凭证输入”的权限可以分别授权给不同的操作员，以便合理进行财务分工。

另外，新增加的操作员必须被授权后才拥有对系统的操作权力。设置操作员需要录入操作员编号、操作员姓名和操作员密码。

四、年度账管理

在财务软件系统中，用户既可以建立多个账套，又可以在每一个账套中储存不同年度的会计数据，这就是年度账。

账套主管负责对所管账套年度账的建立、引入和输出、结转上年数据以及清空年度数据等工作，便于企业的管理，如进行账套的上报、跨年的数据管理结构调整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。

年度账管理应注意的事项有以下几项。

1）年度账的建立是以账套主管的身份来执行的，是在已有的上年度账套的基础上，通过本年度账的建立，使得每个会计期间结束时都自动将上一年度账的基本档案信息结转到新年度账中，以实现会计工作的连续性。

2）引入年度账是将系统外部的账套年度数据恢复到本系统中来，它和账套引入的功能基本一致。所不同的是，年度账的引入只是针对某账套中的某一年度的年度账进行的；输出年度账则是引入年度账的逆向操作，即将账套中某一年度的数据备份到不同的存储介质中，防止意外发生时会计数据遭受破坏。

3）结转上年数据是在新年度进行操作之前，人为地将企业上一年度账中的相关账户的余额以及其他信息结转到新的年度账中。

4）清空年度数据并不是全部清空年度账的数据，而是保留了基础信息、系统预制的会计科目等内容。

五、系统安全管理

（一）清除异常任务

在我们进行财务软件操作的过程中，有时会出现死机、网络阻断等异常现象，此时任务栏中会显示“运行不稳定”的提示。如果选中“视图”菜单中的“清除异常任务”项，系统就会将这些异常任务所申请的系统资源予以释放，使整个系统恢复到正常状态。

（二）清除单据锁定

如果在系统使用过程中发生单据被锁定的情况，会造成单据无法正常操作。此时可以在系统管理窗口中选中“视图”菜单中的“清除单据锁定”项，使得单据的正常使用得以恢复。

（三）上机日志

为了保护会计数据的安全、防止非法操作，并为审计工作留下全面的线索，系统会对各个操作员的操作起止时间、操作的具体内容等进行自动记录，形成上机日志，以便做到有迹可寻。我们可以在系统管理窗口中选中“视图”菜单中的“上机日志”项，输入过滤条件后即可查看上机日志。

（四）升级数据

财务软件自身在不断地升级更新，旧系统中的数据就将面临升级的问题，利用“升级数据”功能，能够一次性地将数据升级到新系统中。

六、其他

1．备份数据

由于存放在磁盘上的电子数据很可能被破坏，因此，数据备份是会计电算化后一项十分重要的工作。《会计电算化工作规范》规定，对磁性介质存放的数据要保存双备份，即采用AB备份法。每当系统内数据发生变化后，先用可备份功能将数据备份到可移动磁盘A中，每隔一定时间，如一周、10天或15天，将数据备份到可移动磁盘B中，到月底结账时，分别将数据备份到可移动磁盘A和可移动磁盘B中并存放在相隔一定距离的两个地方，防止火灾等事件的发生。

2．恢复数据

恢复数据就是把备份的账套数据恢复（或引入）到账务处理系统中。恢复后硬盘上相应年份的会计数据将被取代，因此，恢复数据一定要谨慎操作。

3．删除往年数据

当账务处理系统运行需要的硬盘空间不足够时，可以删除机内账套中的往年数据。为了便于使用，只要硬盘有足够的空间，尽量不要删除往年数据。为了保证账套数据的安全和完整，有的会计软件就强制要求：只有已备份的数据系统才允许删除。

4．重建文件索引

账套中的会计数据都是由系统自动按照一定的顺序排列存放的。一旦会计数据的存放顺序被特殊原因破坏时，系统就不能正常运行，此时必须利用系统提供的“重建文件索引”功能来建立数据的相关顺序。正常情况下，也可以运行此功能。

5．数据检测

账务处理系统的正常运行，不仅要有足够的硬盘空间，而且所需要的各种文件都应全部存在。当发现系统不能正常运行时，如果“重建文件索引”不能解决，就要利用系统提供的“数据检测”功能来检查各种文件是否都存在。对于不存在的文件，从软件系统盘中利用操作系统的文件拷贝命令来进行恢复。

温馨提示

至此，“系统管理”模块的任务已经完成，下面基础信息的操作由账套主管执行，系统管理员不再直接参与。

任务实施

实例1-1　根据下列资料，启动系统管理，进行用户管理，建立账套。

光明公司相关资料。

（一）公司于2010年4月1日启用会计电算化账套，会计年度与公历年度一致，按《企业会计准则》进行业务核算和管理。

（二）公司的应收应付账款将利用账务处理系统的辅助核算功能进行管理。

（三）公司的主要存货（原材料）采用计划成本计价法核算。原材料、库存商品等账户采用数量金额辅助核算，存货成本计算采用加权平均法。

（四）职工薪酬通过软件的工资管理子系统进行管理和核算，福利费与工会经费均按现行财务制度规定的比率提取。

（五）固定资产通过软件的固定资产管理子系统进行管理和核算，各项资产均采用平均年限法按个别折旧率计提折旧。

（六）公司基本信息如下。公司名称：神州光明机械制造公司；公司简称：光明公司；公司地址：酒泉市新工业园区18号；法人代表：神州；邮政编码：735000；联系电话：（0937 2612988；传真：（0937）2612989；电子邮件：SZGMJXZZGS@163.net；税务登记号：20056221228226；本币名称：人民币；本币代码：RMB；企业类型：工业；行业性质：新会计制度科目；账套主管：王燕；按行业性质预置科目；该企业对客户、供应商进行分类管理无外币核算业务；科目编码级次：4-2-2-2-2；客户分类编码级次、部门编码级次、结算方式编码级次、供应商分类编码级次均为22；存货数量、存货单价、开票单价、件数及换算率的小数位均为2。其余编码均采用系统默认值。

1．登录系统管理

操作步骤

1）单击【开始】按钮依次选择“程序”→“用友ERP-U8”→“系统服务”，单击“系统管理”选项后，进入“用友ERP-U8系统管理”界面，如图1-3所示。

图1-3　“系统管理”界面

2）在“系统管理”界面中选择“系统”菜单，在下拉菜单中单击“注册”，如图1-4所示，在弹出的“登录”对话框中，输入系统默认的“操作员”：admin。初始“密码”为：空。“账套”为（default），单击【确定】按钮，进入系统管理界面。

图1-4　系统登录界面

3）此时系统管理界面中的“账套”、“权限”功能被激活，进入使用状态，如图1-5所示。

图1-5　已登录的系统管理界面

温馨提示

第一次运行“系统管理”模块时，主要的操作都是以系统管理员admin的身份进入的，这是系统预先设定好的系统管理员名称，不允许任何删改，其口令为空，以方便用户使用。

2．用户管理设置

操作步骤

1）以系统管理员admin的身份注册进入“系统管理”界面，单击“权限”选项，选中“用户”菜单，弹出“用户管理”窗口，如图1-6所示。

图1-6　“用户管理”窗口

温馨提示

在建立新的账套前，应先设置好用户的名称及其角色。

2）在“用户管理”窗口中单击工具栏中的【增加】按钮，进入“操作员详细情况”设置界面，依次录入“编号”：110；“姓名”：王燕；“所属部门”：财务部等信息；若已建有角色，可通过选择“所属角色”复选框中的“角色编码”项来指定该角色的用户。如图1-7所示。此处选中“王燕”为账套主管，再单击【增加】按钮，使信息保存。

图1-7　“操作员详细情况”界面

3）重复以上步骤，以同样的方法录入其他操作员的信息。单击【退出】按钮，返回“系统管理”主菜单。

温馨提示

若要修改用户的信息，则使用【修改】按钮；若要删除用户，则使用【删除】按钮，但已经启用过的用户就无法删除。

3．创建账套

操作步骤

1）以系统管理员admin的身份进入“系统管理”主菜单，单击“账套”项中的“建立”菜单。在弹出的“创建账套—账套信息”对话框中，依次输入“账套号”、“账套名称”、“启用会计期”等内容，如图1-8所示。输入完毕，单击【下一步】按钮，进入“单位信息”对话框。

图1-8　“账套信息”界面

温馨提示

界面中蓝色的项目是必须输入的。其中，“已存账套”是系统中已存在的账套，不能修改；“账套号”和“启用会计期”一旦输入，也将无法修改。

2）输入单位信息。在“单位信息”对话框中，输入“单位名称”、“单位简称”等信息，如图1-9所示。单击【下一步】按钮，进入“核算类型”对话框。

3）在“核算类型”对话框中，依次输入“本币代码”、“本币名称”，选择“企业类型”、“行业性质”、“账套主管”等内容，如图1-10所示。对于“按行业性质预置科目”单选框，既可以勾选该项，由系统自动预先提供所选行业的标准科目，又可以不选而由用户自己输入所有级次的科目。单击【下一步】按钮，进入“基础信息”对话框。

图1-9　“单位信息”对话框

图1-10　“核算类型”对话框

4）在“基础信息”对话框中，勾选所需要的基础信息，如图1-11所示，表明对其实行分类核算。本例中对存货、客户、供应商进行分类并且有外币核算业务。选择好之后单击【完成】按钮即可。

图1-11　“基础信息”对话框

温馨提示

如果企业的客户较多，可以选择客户分类，并在下面的基础信息设置中先设置客户分类，再设置客户档案。供应商分类的要求与客户分类的要求相似。

5）在创建账套的选择对话框中，选择【是】按钮，稍等几分钟，则系统会自动打开“编码方案”对话框，如图1-12所示。在“编码方案”对话框中，根据企业的需要直接输入相关编码级次，单击【确定】按钮，再单击【取消】按钮，方可进入“数据精度”对话框。

图1-12　“编码方案”对话框

温馨提示

“级次”是指编码被人为分为若干段，每一段就是一个级次。“最大级数”是指系统所允许的最大限度的级次数。“最大长度”是指各级编码长度之和的最大值。

6）在“数据精度”窗口，根据企业的需要直接输入数据精度，单击【确定】按钮，再单击【取消】按钮，成功完成“光明公司”新账套的创建工作，如图1-13所示。当系统提示“是否进行系统启用设置”时，单击【否】按钮，完成建账。单击【是】按钮后，返回“系统管理”主界面。

图1-13　“数据精度”对话框

温馨提示

当系统提示“是否进行系统启用的设置”时，若单击【是】按钮，则系统会自动进入系统启用设置界面，进行其他模块的操作；若单击【否】按钮，则返回系统管理界面，以后在“企业应用平台/基础信息”中再设置。

实例1-2　根据下列资料，设置“光明机械制造公司”操作人员权限。

光明公司财务部门工作人员权限分工如表1-1所示。

表1-1　光明公司财务部门工作人员权限分工表

操作步骤

1）以系统管理员的身份进入“系统管理”主界面，单击“权限”菜单，选择“操作员”项

2）如图1-14所示，进入“操作员权限”窗口，选中操作员“王燕”，在右上方依次选中账套：001；年度：2010，系统自动勾选“账套主管”后，确认其为001账套的账套主管。

3）在“操作员权限”窗口中，将光标指向第二个操作员，单击【修改】按钮，弹出“增加和调整权限”对话框，如图1-15所示。

图1-14　“操作员权限”设置窗口

图1-15　“增加和调整权限”对话框

4）双击“GL（总账）”前的“﹢”，出现总账的五项明细权限，分别勾选“凭证”、“期末”、“账表”等功能，单击【确定】按钮后，窗口右侧显示其所有明细权限。

5）其他操作员的权限设置方法同上述步骤1）、2）。单击【退出】按钮，可返回“系统管理”主界面。

温馨提示

1）在权限分配时，应特别注意授权、执行、审核、记录等不同性质工作的分工要求，把具有相互牵制作用的操作权限授予不同的操作员。

2）本功能也可以账套主管的身份进行操作，其方法是以账套主管的身份登录“系统管理”模块，再进入权限窗口进行相关操作。系统默认了账套主管具有全权，所以不再对账套主管进行任何增、删权限的操作。

3）在具体操作中，账套主管只执行总账初始、审核签字、主管签字等操作。需要注意的是，操作员的权限一旦在有关模块中得以执行，则在本功能中不能被修改和删除。

4）系统管理员和账套主管都可以为操作员授权，但其权限存在一定的差异性。系统管理员负责指定账套主管，并对其他操作员实行财务分工；而账套主管只能够对其所管账套的操作员进行财务分工。

实例1-3　将001账套备份到“C:\001账套备份”文件夹中。

操作步骤

1）以系统管理员的身份注册登录系统管理窗口，选中“账套”项，单击“输出”菜单。

2）在弹出的“账套输出”对话框中，通过下拉菜单选择所要备份的账套号，再单击【确认】按钮，如图1-16所示。

图1-16　“账套输出”对话框

3）在弹出的“请选择账套备份路径”对话框中，选中盘符后单击【新建文件夹】按钮，如图1-17所示。在“请输入新建文件夹名称”对话框中输入文件夹名称后，单击【确定】按钮，系统提示备份成功。

图1-17　“请选择账套备份路径”对话框

温馨提示

账套的备份与删除必须以系统管理员的身份执行。依据有关会计电算化档案管理的规定，企业会计人员应该定期对会计数据进行备份。如果想删除某个账套，可以在如图1-16所示的对话框中勾选“删除当前输出账套”一项，确认后即可在该账套输出备份的同时从当前系统中彻底删除。若想实现自动备份，还可以通过在“系统”菜单中的“设置备份计划”一项中，通过设置多个备份计划，使系统能够按时自动地备份不同的账套。

实例1-4　引入“C:\001账套备份”文件夹中的账套备份数据。

操作步骤

1）以系统管理员admin的身份注册系统管理，选择系统管理主菜单中的“账套”，单击“引入”一项，进入“请选择账套备份文件”对话框，如图1-18所示。

图1-18　“请选择账套备份文件”对话框

2）在“请选择账套备份文件”对话框中选择所要引入的账套数据备份文件（其前缀名为UfErpAct）后，单击【确定】按钮，弹出引入文件的存放路径选项，选择账套存放路径，单击【确定】按钮。

3）引入完成后系统会自动提示“账套引入成功”，即把以前备份过的数据恢复到了本系统中，用户可以进行相关操作。