记账凭证填制教学视频

第三节　记账凭证的填制和审核

记账凭证是由会计部门根据原始凭证或原始凭证汇总表上的经济业务、事项内容，应用会计科目和复式记账法加以归类填制并直接作为记账依据的凭证。

一、记账凭证的基本内容

记账凭证作为登记账簿的依据，因其所反映经济业务的内容不同，各单位规模大小及其对会计核算繁简程度的要求不同，其格式亦有所不同，但为了满足记账的基本要求，均应具备以下基本内容(如表6-11所示)：

(1)记账凭证的名称。

(2)填制记账凭证的日期。

(3)记账凭证的编号。

(4)经济业务的内容摘要。

(5)经济业务所涉及的会计科目(包括一级、二级和明细科目)、记账方向及其金额。

(6)记账标记。

(7)所附原始凭证张数。

(8)会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。

二、记账凭证的填制要求

为了提高编制记账凭证的质量，发挥记账凭证的作用，记账凭证必须按照规定的格式和内容正确、及时地填制。各种记账凭证除严格按原始凭证的填制要求填制外，还应注意以下填制要求：

1.必须根据审核无误的原始凭证为依据编制记账凭证

除结账和更正错误的记账凭证可以根据账簿记录填制、不附原始凭证外，其他记账凭证必须根据原始凭证填制。收款凭证和付款凭证是根据收、付款的原始凭证编制的，转账凭证是根据有关转账业务的原始凭证或者是账簿记录编制的。根据账簿记录编制的记账凭证，没有原始凭证。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证编制，也可以根据原始凭证汇总表编制。但不得将不同内容和类别的原始凭证编制在一张记账凭证上。

2.正确确定应使用的记账凭证

采用专用记账凭证的单位，会计人员在接到审核无误的原始凭证后，应根据经济业务的性质，先确定使用收款凭证、付款凭证还是转账凭证。

涉及现金和银行存款之间以及不同的银行存款之间相互划转业务，只填制付款凭证，以避免重复记账。此外，在同一笔经济业务时，既涉及现金(或银行存款)的业务，又涉及转账业务时，应同时编制收款(或付款)凭证和转账凭证。如职工出差回来报销差旅费，退还预借的差旅费，则应在编制收款凭证的同时，编制转账凭证。

3.准确填写记账凭证的日期

一般的记账凭证，应填写填制凭证当天的日期，也可以根据需要填写经济业务发生的日期或月末日期。其中：

(1)收、付款凭证一般应按现金、银行存款的收、付款日期填写。现金收付款记账凭证应填写现金收付当日的日期。银行存款收付款业务的记账凭证应填写收到银行进账单或银行回执戳记日期，当实际收到进账单的日期与银行戳记日期相隔较远，或次月收到上月银行收付款凭证，可按财会人员实际办理转账业务日期填写。银行付款业务的记账凭证，一般以财会人员开出银行付款凭证的日期或承付的日期填写。

(2)转账凭证原则上按其填制的日期填写。月终转账业务，应按月末日期填写。如财会人员自制的计提和分配费用等转账业务的记账凭证，应当填写当月最后一天的日期。

4.正确对记账凭证进行连续编号

记账凭证应按业务发生顺序，按不同种类的记账凭证连续编号。编号的方法有两种：

(1)顺序编号法。即将全部记账凭证作为一类统一编号，每月从第一号记账凭证起，按经济业务发生的顺序，依次编号。

(2)分类编号法。即按经济业务的内容加以分类，采用收字、付字、转字编号或采用现收字、现付字、银收字、银付字和转字五类编号。

若一笔经济业务事项需要填制两张或两张以上记账凭证的，应编写分号，即在原编记账凭证号码后面用分数的形式表示。例如某企业采用三类编号的记账凭证，×月×日发生一笔转账业务需要填制三张记账凭证，凭证的顺序号为10时，则这笔经济业务所凭证的编号应分别是：转字10 1／3、转字10 2／3、转字10 3／3。

当月记账凭证的编号，可以在填写记账凭证的当日填写，也可以在月末或装订凭证时填写，但应在月末最后一张记账凭证编号的旁边加注“全”字，以免凭证丢失造成汇总、对账困难或错误。记账凭证无论是统一编号还是分类编号，均应分月份按自然数字顺序连续编号。通常，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。为避免记账凭证编号发生错误、漏编或重编，可以使用记账凭证销号单，根据已编制的记账凭证顺序销号。销号单格式如表6-22所示。

表6-21　记账凭证销号单

5.认真填写摘要

记账凭证的摘要栏是指对经济业务内容所作的简要说明，又是登记账簿的重要依据。因此，填写摘要时必须针对不同性质的经济业务的特点，考虑到登记账簿的需要，正确认真地填写，不可漏填或错填。在记账凭证的“摘要”栏内，简明扼要地写清楚经济业务内容的要点，文字要简练概括，以便于查阅凭证和登记账簿。

6.正确使用会计科目、编制会计分录

确定应借、应贷的会计科目及其金额，即编制会计分录，是编制记账凭证的最基本内容。(1)会计科目的确定。

首先，应根据经济业务的具体内容，正确运用会计科目，并填写会计科目的全称，不得简写或只写科目编号而不写名称。要写明一级科目、二级科目甚至三级科目，以便登记总分类账和明细分类账。

其次，应保持会计科目对应关系的清晰性，一般一个科目只能同一个科目或几个科目相对应，即保持一借一贷、一借多贷或多借一贷的对应关系，尽量不要编制多借多贷的会计分录。这也并不排斥在特殊需要下采用多借多贷的对应关系形式，以完整反映某一项经济业务的全貌。

例如，东海公司向川江公司购入甲材料10吨，每吨10 000元，共计买价100 000元；应付增值税进项税额17 000元；上述款项共计117 000元。东海公司已从银行存款中支付50 000元，余款尚未支付。该项经济业务发生后，应编制会计分录如下：

　借：材料采购———甲材料　　　　　　　　　　　　　100 000

　　　应交税费———应交增值税(进项税额)　　　　　 17 000

　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　50 000

　　　　应付账款———川江公司　　　　　　　　67 000

最后，应强调的是，一般来说，一张记账凭证只能反映一项经济业务，不得将不同的内容、不同类型的经济业务合并编制会计分录，填写在一张记账凭证上，以至于分不清经济业务的具体内容及其来龙去脉，给记账、查账带来困难。

(2)金额的填写。

首先，保证记账凭证填列的金额必须与原始凭证上的金额相符。

其次，在填写金额数字时书写要规范，应平行对准借贷栏次和科目栏次，防止错栏串行；金额数字要填写到分位，如果角位、分位没有数字的，则要写上“00”字样，如155.00元；如果角位有数字，而分位没有数字的，则要在分位上写上“0”字样，如155.50元。

再次，每笔经济业务填入金额后，要在记账凭证的合计行填写合计金额；一笔经济业务因涉及会计科目较多需在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的，一般在每张记账凭证的合计行填写合计金额，并应在合计数前面填写货币符号“￥”。不是合计数，则不填写货币符号。

最后，对记账凭证金额栏的空行，应该划斜线或一条“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行，要注意斜线两端都不能划到金额数字的行次上。

7.附件数量完整

除期末结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证，并在记账凭证的“附原始凭证张”栏内，应标明记账凭证原始凭证的张数。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。

8.相关人员的签章应齐全

记账凭证上必须有填制人员、审核人员、记账人员和会计主管的签章。对收款凭证和付款凭证，必须先审核后办理收付款业务。出纳人员应在有关凭证上签章，以明确经济责任。对已办妥收款或付款的凭证和所附的原始凭证，出纳人员要当即加盖“收讫”或“付讫”戳记，以免重收、重付。

9.若记账凭证填制错误，则应当重新填制

已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误的，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新编制一张正确的记账凭证。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

三、记账凭证的填制方法

对每项经济业务，都要根据审核无误的原始凭证，采用复式记账的方法，按照各种记账凭证的格式和基本内容，遵循记账凭证填制的基本要求正确地填写记账凭证。下面分别说明各种记账凭证的填制方法。

1.收款凭证的填制方法

收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证，它是根据审核无误的有关现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。其具体格式和内容见表6-11。

在借贷记账法下，收款凭证的设置科目是借方科目，在收款凭证左上方所列的“借方科目”应填列“库存现金”或“银行存款”科目；收款凭证上方的年、月、日应按编制凭证的日期填写；右上方为记账凭证编号，应按顺序编写，不得漏号、重号、错号，一般每月重编一次。“摘要”栏内填写对所记录的经济业务的简要说明。“贷方科目”栏内应填写“银行存款”或“现金”科目的对应科目，为了便于登记各种总账和明细账，在此栏中应注明一级科目、二级科目和明细科目。“记账”栏应注明记入分类账或日记账的页码，或以“√”代替，表示已经记账。在金额栏按规定的位数填写该项经济业务的发生额。“附单据张”栏填写记账凭证所附原始凭证张数。“合计”栏填列各项目金额之和，表明借贷双方的记账金额。收款凭证下面分别由会计主管、记账、稽核、制单等人员签章，以明确经济责任。

2.付款凭证的填制方法

付款凭证是用来记录货币资金付款业务的记账凭证。它是根据审核无误的有关现金或银行存款付款业务的原始凭证填制的。其具体格式和内容见表6-12。

付款凭证格式与收款凭证有两个栏次的内容不同的。即付款凭证左上方应填列“贷方科目”；凭证内第二栏应填列与付出现金或银行存款相对应的一级科目和二级明细科目。除此之外，其填制方法与收款凭证基本相同。

在实际工作中，收款业务应编制收款凭证；付款业务应编制付款凭证。但对于涉及现金和银行存款之间的划转业务，为了避免重复记账或漏记账，只填制一张付款凭证，不再填制收款凭证，记账时，根据“借方科目”和“贷方科目”分别登记入账。例如将现金存入银行，根据经济业务的原始凭证，只填制一张现金付款凭证，不再填制银行存款收款凭证；相反，从银行提取现金，根据有关原始凭证，只填制一张银行存款付款凭证，不再填制现金收款凭证。这种方法不仅可以减少记账凭证的编制数量，而且可以避免重复记账。

收款凭证和付款凭证，既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细账和总账等有关账簿的依据，也是出纳人员收付款项的依据。出纳人员不能仅依据收付款原始凭证收付款项，而是必须根据由会计主管人员或其指定人员审核盖章后的收款凭证和付款凭证办理收付款项。出纳人员根据收付款凭证收付款时，要在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收或重付，防止差错。

3.转账凭证的填制方法

转账凭证是用来记录与货币资金收付无关的经济业务的记账凭证，它是根据不涉及现金和银行存款收付的有关转账业务的原始凭证填制的。其格式和内容见表6-13。

转账凭证的格式与收款、付款凭证不同，它将经济业务所涉及的会计科目全部填列在凭证内，不设主体科目栏。“会计科目”栏应分别填列应借、应贷的一级科目和二级明细科目，借方科目在先，贷方科目在后。相应的金额栏内填列应借科目的“借方金额”和应贷科目的“贷方金额”。“借方金额”合计数与“贷方金额”合计数相等。编制时，必须划清科目性质，不能相互混淆。其他栏次的填列方法与收、付款凭证基本相同。

4.通用凭证的填制方法

通用记账凭证是用来记录各项经济业务的记账凭证，它是根据审核无误的有关原始凭证填制的。其填制的方法与转账凭证的填制方法基本相同，这是不再重复。其具体格式和内容见表6-9。所不同的是，在凭证的编号上，采用按照发生经济业务的先后顺序编号的方法。对于一笔经济业务涉及两张以上记账凭证时，应当采取分数编号法。

5.单式记账凭证的填制方法

单式记账凭证又称单科目记账凭证，它是由会计人员根据审核无误的原始凭证编制的。

单式记账凭证按一项经济业务所涉及的每个会计科目单独编制一张记账凭证，每一张记账凭证中只登记一个会计科目，单式记账凭证为单独反映每项经济业务所涉及的会计科目及其对应关系，又分设“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”。在实际工作中，已很少有单位采用这种方法编制记账凭证。

6.汇总记账凭证的填制方法

记账凭证是登记各种账簿的依据，在大中型企业中，由于经济业务、事项繁多复杂，为了简化登记总分类账的手续，可以根据企业业务量的大小及企业核算和管理的要求，在月末一次或月中定期(如5天、10天、15天)分数次把记账凭证进行汇总，编制汇总记账凭证或记账凭证汇总表，然后据以登记总分类账。

(1)汇总收款凭证。是按照借方科目，即“库存现金”或“银行存款”科目来设置，凭证内按“库存现金”或“银行存款”所对应的贷方科目来，然后根据汇总后的金额登记总账。登记总分类账时，应根据汇总收款凭证上的合计数，记入“库存现金”或“银行存款”总分类账户的借方，根据收款凭证内各贷方科目的合计数分别记入有关总分类账户的贷方。

(2)汇总付款凭证。是将现金或银行存款的付款凭证，按贷方科目设置，分别按借方科目归类，定期汇总，然后根据汇总后的金额登记总账。登记总分类账时，应根据汇总付款凭证上的合计数，记入“库存现金”或“银行存款”总分类账户的贷方，根据汇总收款凭证内各借方科目的合计数分别记入有关总分类账户的借方。

(3)汇总转账凭证。是按照贷方科目，如“原材料”、“产成品”等来设置，按其对应的借方科目来汇总，然后根据汇总后的金额入账。为了便于汇总，对转账凭证的对应关系，要求保持一借一贷或一贷多借，而不宜采用一借多贷。转账凭证在编制时，最好复写两联，一联作为借方账户的转账凭证，另一联作为贷方账户的转账凭证，也可采用单式记账凭证，即分别将借方和贷方账户各编制一张转账凭证。

(4)记账凭证汇总表(科目汇总表)。是根据一定时期内的全部记账凭证，按照每一科目的借方、贷方本期发生额分别汇总，将汇总后每一科目的借方发生额、贷方发生额填列在一张科目汇总表上，反映全部账户的借方本期发生额和贷方本期发生额，而且借、贷方本期发生额“合计”栏应相等。

为了便于编制记账凭证汇总表，所有记账凭证的账户对应关系最好保持一借一贷。转账凭证在编制时，最好复写两联，一联作为借方账户的转账凭证，另一联作为贷方账户的转账凭证，也可采用单式记账凭证，即分别将借方和贷方账户各编制一张转账凭证。这样，即可以简化汇总的手续，也可减少差错。

上述各种汇总记账凭证，在经济业务较少、种类记账凭证不多的情况下，可将记账凭证按总账账户的金额直接相加，编制汇总记账凭证；当经济业务较多、各类记账凭证很多的情况下，为方便汇总、避免汇总过程的差错，可以采用汇总底表或丁字账方式，先将各张凭证按总分类账户记入汇总底表或丁字账内，加总金额，经试算确定借方发生额与贷方发生额相等

后，再编制汇总凭证。汇总底表的格式如表6-22所示。

表6-22　汇总底表

例6-6　黄海公司2008年7月发生以下经济业务：

(1)1日从银行借款60 000元。

(2)2日购入材料一批，已验收入库，由银行存款支付45 600元。(3)3日李明出差借款1 680元。

(4)4日购买办公用品600元由银行存款支付。

(5)5日产品生产领用材料62 400元。

(6)6日购入材料一批52 200元，材料已验收入库，款项未付。

(7)7日销售产品一批，通过银行收款190 200元。

(8)8日归还银行借款96 000元。

(9)9日从银行提取现金，支付工资33 600元，其中工人工资24 000元，车间管理人员工资1 200元，企业管理人员工资8 400元。

(10)11日按工资总额14%提取职工福利费。(注：若实际借用后有余额，年末应冲销)(11)12日从银行提取现金2 400元。

(12)13日销售价值9 000元的产品一批，未收款。

(13)15日归还6日材料欠款52 200元。

(14)16日李明报销差旅费1 500元，余款交回。

(15)27日通过银行支付本月水电费4 800元，其中车间用3 600元，企业厂部用1 200元。

(16)29日产品生产领用材料105 600元。

(17)30日提取本月折旧费4 560元，其中车间3 360元，厂部1 200元。(18)31日结转本月工资费用。(19)31日结转本月制造费用。

(20)31日结转本月产品成本156 000元。

(21)31日按销售收入的税率5%交本月销售税金。

(22)31日结转本月销售成本160 800元。

(23)31日结转本月销售收入。

(24)31日将本月销售成本、管理费用、财务费用和销售税金转入本年利润。

如该公司使用收、付、转三种记账凭证，根据前五笔经济业务编制记账凭证如下：

(1)　　收款凭证

(2)　　付款凭证

(3)　　付款凭证

(4)　　付款凭证

(5)　　转账凭证

若该公司使用通用记账凭证来反映所有业务，上述五笔经济业务应编制的会计凭证如下：

(1)　　记账凭证

(2)　　记账凭证

(3)　　记账凭证

(4)　　记账凭证

(5)　　记账凭证

若该公司使用单式记账凭证反映所有业务，上述第一笔经济业务应编制的会计凭证如下：

借项记账凭证

贷项记账凭证

其他经济业务应编制的会计凭证以分录代替：

(6)借：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　52 200

　　　贷：应付账款　　　　　　　　　　　　　　　　　　 52 200

(7)借：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　190 200

　　　贷：主营业务收入　　　　　　　　　　　　　　　　 52 200

(8)借：短期借款　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　96 000

　　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 96 000

(9)借：库存现金　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　33 600

　　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 33 600

借：应付职工薪酬　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　33 600

　贷：库存现金　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　33 600

(10)借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3 360

　　　　　制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　168

　　　　　管理费用　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1 176

　　　　贷：应付职工薪酬　　　　　　　　　　　　　　　　　　4　 70　4

(11)借：库存现金　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2 400

　　　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2 400

(12)借：应收账款　　　　　　　　　　　　　　　　　　　9 000

　　　　贷：主营业务收入　　　　　　　　　　　　　　　　　　9 000

(13)借：应付账款　　　　　　　　　　　　　　　　　52 200　　

　　　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　　52 200

(14)借：管理费用　　　　　　　　　　　　　　　　　1 500

　　　　　库存现金　　　　　　　　　　　　　　　　　　180

　　　　贷：其他应收款　　　　　　　　　　　　　　　　　1 680

(15)借：制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　3 600　　　

　　　　　管理费用　　　　　　　　　　　　　　　　　1 200

　　　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　　4 800

(16)借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　105 600

　　　　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　105 600

(17)借：制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　3 360

　　　　　管理费用　　　　　　　　　　　　　　　　　1 200

　　　　贷：累计折旧　　　　　　　　　　　　　　　　　　4 560

(18)借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　24 000

　　　　　制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　 1 200

　　　　　管理费用　　　　　　　　　　　　　　　　　 8 400

　　　　贷：应付职工薪酬　　　　　　　　　　　　　　　　33 600

(19)借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　8 328

　　　　贷：制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　　8 328

(20)借：库存商品　　　　　　　　　　　　　　　　　156 000

　　　　贷：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　　156 000

(21)借：营业税金及附加　　　　　　　　　　　　　　9 960

　　　　贷：应交税费　　　　　　　　　　　　　　　　　　9 960

(22)借：主营业务成本　　　　　　　　　　　　　　　160 800

　　　　贷：库存商品　　　　　　　　　　　　　　　　　　160 800

(23)借：主营业务收入　　　　　　　　　　　　　　　199 200

　　　　贷：本年利润　　　　　　　　　　　　　　　　　　199 200

(24)借：本年利润　　　　　　　　　　　　　　　　　184 836

　　　　贷：主营业务成本　　　　　　　　　　　　　　　　160 800

　　　　　　管理费用　　　　　　　　　　　　　　　　　　 14 076

　　　　　　营业税金及附加　　　　　　　　　　　　　　　　9 960

若该公司为了简化登记总分类账的手续，按月对记账凭证进行汇总，编制科目汇总表，然后据以登记总分类账。为减少差错，可利用下列汇总底表进行汇总(以现金为例，其他项目略)编制记账凭证汇总表如表6-23所示。科目汇总表如表6-24所示。

表6-23　汇总底表

表6-24　科目汇总表

四、记账凭证的审核

为了保证记账凭证的编制质量，正确登记账簿，必须对记账凭证严肃认真地审核，只有经审核无误后的记账凭证，才能作为记账的依据。记账凭证的审核包括以下三项内容：

(1)合规性审核。根据会计准则、会计制度等会计法规的规定，审核记账凭证所确定的会计分录是否合规、合法。这就要求审核人员必须根据记账凭证所附原始凭证的经济内容，按照会计核算方法的要求，审核会计分录的编制(主要是确定的会计科目及其金额)是否准确无误，同时审核记账凭证是否附有审核无误的原始凭证，所附原始凭证的张数及内容是否与记账凭证一致。

(2)完整性审核。根据记账凭证的要素，逐项审核记账凭证的内容是否按规定要求填制完整无缺，各项目是否按规定填写齐全并按规定手续办理。

(3)技术性审核。根据记账凭证的填制要求，审核记账凭证的摘要、应借、应贷会计科目及金额以及账户对应关系是否清晰、完整，核算内容是否符合会计制度和会计政策的要求。

在审核中若发现差错，应查明原因予以重填或予以更正，并由更正人员在更正处签章。