的环境设置

实验二　Word的环境设置

一、实验目的

1．理解Word各视图的特点和用途。

2．学会在Word中显示不同比例的方法。

3．理解设置自定义选项的必要性和方法。

二、实验内容

1．Word的各类视图

Word提供了多种视图形式，不同的视图可以查看不同的显示效果。

（1）版式视图介绍

●普通视图：在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式，它可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。普通视图不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为“嵌入型”环绕方式的图片，因而工作速度较快（如图8．13所示）。

图8．13　普通视图

●Web版式视图：模拟浏览器的效果，正文显示得更大且能自动换行以适应窗口。可以在Web版式下给正文添加背景等，图形位置与在Web浏览器中的位置一致（如图8．14所示）。

图8．14　Web版式视图

●页面视图：页面视图是最常用的视图，因为它是“所见即所得”（WYSIWYG，即What You See Is What You Get）的视图，即视图中显示的效果和打印出来的效果是一样的。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距、处理分栏和图形对象。如果想在该视图中尽量多地显示内容，可以通过单击两页接合处从而隐藏页面顶部和底部的空白空间来节省屏幕空间（如图8．15和图8．16所示）。因为要分页，所以页面视图的处理速度相对较慢（如图8．17所示）。

图8．15　隐藏空白前

图8．16　隐藏空白后

图8．17　页面视图

●大纲视图：在这个视图中会出现一个“大纲”工具栏，可以方便地查看、修改文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本，特别适合大块文本的移动。在该视图中可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题乃至正文。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景（如图8．18所示）。

图8．18　大纲视图

视图的切换方法有：

●点击“视图”→“普通”／“Web版式”／“页面”／“阅读版式”／“大纲”。

●单击水平滚动条左边的切换按钮。

（2）查看模式视图介绍

●阅读版式：阅读是Word 2003新增的视图，目标是增加可读性。在这种模式中，Word删除了混乱的屏幕元素，例如多余的工具栏。在该视图中可以方便地增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小（如图8．19所示）。

图8．19　阅读版式视图

●缩略图：缩略图是文档中每一页的小示意图，显示在一个单独的窗格内。缩略图提供了一个各页面内容的直观印象。可以单击缩略图视图直接跳到某一页（如图8．20所示）。普通视图、页面视图、大纲视图和阅读版式视图中有缩略图，Web版式视图中或与文档结构图一起使用时没有缩略图。

图8．20　缩略图

●文档结构图：文档结构图是一个位于文档窗口左侧的纵向窗格，能够显示文档的分级标题列表。单击文档结构图中的标题后，Word就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部（如图8．21所示）。编辑长文档时建议结合文档结构图与页面视图。

视图的切换方法是：点击“视图”→“阅读版式”／“文档结构图”／“缩略图”。

图8．21　文档结构图

（3）预览视图介绍

●网页预览：显示了文档在Web浏览器中的外观。如果Web浏览器没有运行，Word会自动启动它（如图8．22所示）。

图8．22　网页预览视图

●打印预览：通过缩小尺寸以显示多页文档。在该视图中可以看到分页符和水印，从整体上显现了文档的排版和布局，模拟了文档被打印出的效果（如图8．23所示）。

图8．23　打印预览视图

视图的切换方法有：

●点击“文件”→“网页预览”／“打印预览”。

●点击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮。

2．显示比例

为了方便输入文字，Word预设的显示比例通常是100%，当文档编辑接近完成或需要插入表格、绘图对象时，就得缩小显示比例才能确认整体版面的效果。可以在页面视图或打印预览模式中更改显示比例。

（1）页面视图的显示比例

●使用“常用”工具栏上的“显示比例”下拉列表，在下拉列表中选择相应的选项（如图8．24所示）。

●点击“视图”→“显示比例”，弹出如图8．25所示的对话框，然后选择相应的选项。

图8．24　“显示比例”下拉列表

图8．25　“显示比例”对话框

图8．17为页面视图模式中100%显示比例的效果，而图8．26为页面视图模式中75%显示比例的效果。

图8．26　页面视图模式中75%显示比例的效果

想要尽可能显示出更多的文档内容，可以选择“视图”→“全屏显示”，图8．27显示了在页面视图模式中全屏显示的效果。在该视图模式中，标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏都被隐藏起来，只显示了“全屏显示”工具栏。想要回到原先的视图模式，可以单击工具栏上的“关闭全屏显示”按钮。

图8．27　全屏显示

（2）打印预览的显示比例

图8．23显示了在打印预览视图中的文档模式。在该视图中，可以选择按页查看文档，也可以选择按百分比查看文档。若想回到编辑视图，可以单击“打印预览”工具栏上的“关闭”按钮（如图8．28所示）。

图8．28　“打印预览”工具栏

3．设置自定义选项

在创建文档之前先设置一些Word基本选项，以方便日后的编辑工作。

（1）文件位置

每次打开或保存Word文档时，Word通常会打开“我的文档”文件夹，可这不是用户所想保存文件的位置，而每次都必须重新选择文件夹的位置非常麻烦。可以通过修改相关设置来改变这种情况。

点击“工具”→“选项”，在弹出的“选项”对话框中选择“文件位置”选项卡，单击“文件类型”列表中的“文档”，然后单击“修改”按钮，设置成常用的打开和保存文件的位置并按“确定”按钮即可（如图8．29所示）。

图8．29　“选项”对话框中的“文件位置”选项卡

（2）保存设置功能

在编辑文档的过程中，如果遇到死机或停电而文档恰巧没有保存，损失将十分惨重。通过设置Word中的自动保存时间间隔则可减少损失。

点击“工具”→“选项”，在弹出的“选项”对话框中选择“保存”选项卡，勾选“自动保存时间间隔”复选框，在后面的时间设置框中输入恰当的时间即可（如图8．30所示）。

注意，在文档较长时保存时间也会增长，因此时间间隔不宜过短，否则动辄保存文档的话，时间都浪费在等待保存完成的过程中；时间间隔亦不宜过长，否则遭遇突发事件时还要花费精力补救。

虽然Word提供自动恢复文档的功能，但日常保存工作必不可少，也是不可取代的。

图8．30　“选项”对话框中的“保存”选项卡

（3）用户信息

事先设置好用户信息，方便以后在文件中使用。

点击“工具”→“选项”，在弹出的“选项”对话框中选择“用户信息”选项卡（如图8．31所示），然后输入相关信息内容。

图8．31　“选项”对话框中的“用户信息”选项卡

用户信息将被使用在如下场合：

●插入自动图文集：作者信息和页码一样，属于功能变量，会根据选项中的用户信息的改变而改变。如果在选项中更改了作者信息，则在今后建立的所有新文档中的作者等相关信息都将跟着改变。图8．32显示了在页眉或页脚中插入作者信息的情况。

图8．32“页眉和页脚”工具栏

●查看文件的作者信息：每份Word文档都会记录文件的摘要信息，方便用户进行文件管理。点击“文件”→“属性”，在弹出的“属性”对话框中选择“摘要”选项卡，可以查看到该文件的摘要信息（如图8．33所示）。用户也可以在该对话框中修改作者信息，但仅对当前文档有效。为了一劳永逸，建议直接修改选项中的属性设置。

在文件夹中选中文件后，在左栏的“详细信息”中会直接显示出该文件的大小、修改日期、作者信息等（如图8．34所示）。

图8．33　“属性”对话框的“摘要”选项卡

图8．34　文件的“详细信息”