财务信息设置

五、财务信息设置

财务信息的内容包括会计科目、外币种类及汇率、凭证类别、项目目录等内容。

（一）设置会计科目

会计科目是会计核算的基础。为方便用户，软件在【系统管理】建立账套功能中提供了预置会计科目功能，用户可根据实际情况决定是否预置会计科目。如果选择了预置会计科目，则只需在已预置科目的基础上进行补充或修改即可。而明细科目，各单位可根据实际情况在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定。

需要说明的是，在手工会计中，设置会计科目（即制定科目计划）与科目开设账户是两项不同的工作。但在计算机会计信息系统中，二者是同步完成的。即在设置科目的界面同步完成了其相关账户的开设工作。基本账（即总账和明细账）随科目的设置自动开设，不需再专门操作。而需要专门进行设置的是各种辅助账（数量核算、外币核算、部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算）及日记账和银行账。但在设立辅助账之前，必须要预先设置好相关的基础档案，如外币汇率、部门、职员、往来客户与供应商、项目等档案。辅助核算有两种设置方法：其一是在上级科目和末级明细科目上同时设置辅助核算；其二是只在末级明细科目上设置辅助核算。两种方法的区别在于是否可以查询上级科目的辅助核算账簿。如果末级科目都设置了相同的辅助核算，则建议上级科目也设置相同的辅助核算，否则建议不设置。但不可以只在上级科目设置辅助核算而不在下级科目设置辅助核算，这样计算机会拒绝执行。

1．增加新会计科目

如果所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可在建账套时选择预置会计科目。这样，在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改或对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与行业会计制度规定的会计科目相差较多，则可以在建立账套时选择不预置会计科目，这样可根据自身的需要自行设置全部会计科目。

例8：增加一个会计科目，编码为100201，名称为“工行存款”。

【操作步骤】

（1）选择【企业应用平台】|【基础设置】|【基础档案】|【财务】|【会计科目】，打开会计科目设置对话框，如图9-18所示。

图9-18　【会计科目】窗口

（2）单击【增加】按钮，打开【新增会计科目】对话框，如图9-19所示。

图9-19　【新增会计科目】对话框

（3）输入科目编码100201、科目中文名称“工行存款”（其他项目默认系统设置，不做修改），单击【确定】按钮。

（4）如果需要继续增加会计科目，可单击【增加】按钮，重复步骤（3）的操作。不需要再增加时，可单击对话框右上角【关闭】按钮返回。

【操作注意】

（1）增加会计科目时，要遵循先建上级再建下级的原则。编码不能重复且科目编码的长度及每级位数要符合编码规则。

（2）科目性质只需在一级科目设置，下级科目性质与其一级科目自然相同。

（3）科目已经使用后再增加明细科目时，系统自动将上级科目的数据结转到新增加的第一个明细科目上，以保证账账平衡。

（4）只有处于修改状态的会计科目才能设置汇总打印和封存。汇总打印是指在同一张凭证中存在多个会计科目、方向相同并且它们有相同的上级科目，如果希望将这些分录按科目汇总成一笔打印，可以在修改该科目时设置为“汇总打印”，汇总到的科目可以是该科目本身，也可以是它的上级科目；被封存的科目在制单时是不能被使用的。

（5）如果同时启用了应收、应付和存货核算系统，那么与应收、应付和存货核算业务有关的科目业务凭证应分别在应收、应付和存货核算系统中录入，进行专项核算。此时应当将这些科目设置受控于其对应系统。如设置“应收账款”科目受控于应收系统，“应付账款”科目受控于应付系统。这些系统就是其对应科目的“受控系统”。需要说明的是，受控于应收系统的科目必须首先要定义为是客户往来辅助核算科目，受控于应付系统的科目必须要首先定义为是供应商往来辅助核算科目。但是如果在总账系统的“选项”中设置了“可以使用应收/应付/存货受控科目”参数选项，那么属于受控于应收/应付/存货系统的科目业务凭证也可在总账系统中录入。

（6）科目自定义项是指可以对科目自由设置并在填制凭证时对该科目自由录入的辅助项信息。在填制凭证时，除输入的摘要、科目、金额等主要信息外，可能还有许多辅助信息可以用来说明该业务的情况。如科目为部门辅助核算科目时，希望录入此项业务所发生的部门信息，这通过设置辅助账类就可以实现。但除此之外，可能还需要录入其他的信息，如固定资产科目发生增加业务时，希望录入其增加方式信息（如购建、盘盈、捐赠等）；库存商品科目发生业务时，希望录入其出库、入库方式信息等等。这些信息不是凭证的主要信息，也无法设定其辅助账类，但在制单时又希望对这些信息提供录入地方，并在查询时可以进行相关统计。那么通过定义科目自定义项，就可以方便地实现这些功能。在“会计科目”界面中单击“定义”按钮，即可进入“定义自定义项”操作窗口，双击科目对应的自定义项，可标上“√”，表示已将该科目设为自定义项，双击标有“√”的自定义项的格，可去掉“√”，表示取消自定义项。

（7）为加快建立会计科目的速度和准确性，可对下级或同级性质相近的科目进行复制，可选择【编辑】菜单中的【复制】命令来完成，这样只需稍作改动即可完成增加工作。

2．修改会计科目

如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前，在会计科目的【修改】功能中完成。

例9：将“1002银行存款”科目修改为有“日记账”、“银行账”辅助核算的科目。

【操作步骤】

（1）在【会计科目】窗口中，将光标移动到“1002银行存款”科目所在行。

（2）单击【修改】按钮（或双击该会计科目），打开【会计科目—修改】对话框，再单击【修改】按钮。

（3）选中“日记账”、“银行账”复选框，单击【确定】按钮，系统显示修改后信息，如图9-20所示。

图9-20　【会计科目—修改】对话框

（4）如果需要成批修改，可以单击【＜】、【＞】按钮，直接查找科目进行修改；否则单击【返回】按钮，退出【会计科目—修改】对话框。

【操作注意】

（1）没有会计科目设置权的用户只能浏览会计科目，而不能进行修改。

（2）如果科目已被制过单或已录入了期初余额，则不能再被修改。如要修改，则须先删除该科目的相关凭证，并将该科目及其下级科目余额清零后再进行。修改完毕后要将余额及凭证补上；非末级科目及已使用的末级科目不能再修改科目编码。

（3）只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。

3．删除会计科目

如某些会计科目暂时不用或不适合用户科目体系的特点，可在未使用之前将其删除。

【操作注意】

（1）删除科目后不能被自动恢复；非末级科目不能删除；已有数据的科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。

（2）对已使用的科目不能再被删除。以下情况有一种成立，该科目就被认为是已使用的科目：已制单、已记账或已录入待核银行账期初；已录入科目期初余额；已录入辅助账期初余额；已在凭证类别设置中使用；已在转账凭证定义中使用；已在多栏定义中使用；已在常用摘要定义中使用；已在支票登记簿中使用；已有受控系统。

4．指定会计科目

所谓“指定科目”，就是指定由出纳专管的科目。指定科目分为三大类：现金总账类、银行存款总账类和与现金流量表制作有关的科目类。如果某科目被设置为“指定科目”，那么出纳将对该科目实行以下专管：

（1）该科目的日记账不能在总账系统的一般日记账查询功能中进行，必须在出纳功能菜单中进行；该科目可以进行银行对账以及在制单中进行支票控制和资金赤字控制。

（2）如果在总账系统的【选项—权限】中设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”选项，那么凡在填制的凭证中出现有“指定科目”的业务，则该凭证必须要经出纳签字方可进行记账处理。换个角度来说，也可以这样来理解会计信息系统中“出纳凭证”的概念：“出纳凭证”即是发生有“指定科目”业务的凭证。即在信息化条件下，我们不能简单地把“收（付）款凭证”理解为就是“出纳凭证”。要想把“收（付）款凭证”设置为“出纳凭证”，需要进行以下方面的设置：一是在收（付）款凭证类别设置时启用“科目限制”功能，且限制“借（贷）必有”科目为“现金”和“银行存款”；二是将“现金”和“银行存款”科目设置为“指定科目”；三是在总账系统【选项—权限】功能中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。上述条件缺少任何一个，都不能使“收（付）款凭证”成为真正意义上的“出纳凭证”。

（3）被指定与现金流量表制作有关的科目，在填制其有关凭证时，系统提示同时要填制现金流量表中被发生业务的有关表项。

另外，还需要特别说明的是，即使“指定科目”从未发生过业务，也没有下级科目，该科目也不能被直接删除。只有将其“指定”设置取消后，方可执行删除操作。

例10：指定“1001库存现金”为现金总账科目，“1002银行存款”为银行总账科目。

【操作步骤】

（1）在【会计科目】窗口中，选择【编辑】菜单中的【指定科目】命令。

（2）打开【指定科目】对话框，选择【现金总账科目】单选按钮，在“待选科目”列表框中，将光标移动到“1001库存现金”所在行，单击【＞】按钮，系统自动将其列于“已选科目”表框中，如图9-21所示。

（3）同样，选择【银行总账科目】单选按钮，在“待选科目”列表框中，将光标移动到“1002银行存款”所在行，单击【＞】按钮，系统自动将其列于“已选科目”列表框中。

（4）再单击【确定】按钮。

图9-21　指定现金总账科目

【操作注意】

（1）若想取消已指定的会计科目，可单击【＜】按钮。

（2）若想完成出纳签字的操作还应在【总账系统】|【设置】|【选项—权限】选项卡中，选中“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框。

5．设置会计科目的辅助核算

辅助核算功能是计算机会计信息系统中的一大特色和优势，但这一优势的发挥却与会计信息系统中的会计科目体系设置有密切关系。

为充分体现计算机的辅助核算和管理优势，要在会计信息系统的科目体系设置时，对科目结构进行必要的调整和优化。一般说来，如果企业原来有许多往来单位、个人、部门和项目，在手工环境下它们都是通过设置明细科目的方式来实现明细核算和管理的，那么在会计信息系统中，为发挥会计信息系统辅助核算和管理的优势，最好将这种明细科目的设置方式改为用辅助核算的方式设置。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上。具体的做法是：将原来以往来单位、个人、部门和项目名称命名的末级明细科目删去，将这些名称设置为相应的辅助核算目录，而将其上级科目设置为末级科目，并将这些末级科目设置为有相应辅助核算的科目。这样做有以下一些好处：

（1）可以大大压缩会计科目体系。

（2）可以借助所建的往来单位、个人、部门和项目公共目录库，充分实现数据共享。

（3）可以充分利用和发挥计算机总账系统辅助核算的强大功能，使对以往来单位、个人、部门和项目为对象的明细核算更加科学、明细、有效和方便。

例：如在使用辅助核算功能以前，某公司的原有会计科目体系的部分科目设置如下：

那么在使用了总账系统的辅助核算功能后，就可以将科目设置为如下结构：

例5：将“2202应付账款”科目修改为有“供应商往来”辅助核算且受控于应付系统的会计科目。

【操作步骤】

（1）在【会计科目】窗口，将光标移动到“2202应付账款”科目上，单击【修改】按钮。或双击该会计科目，打开【会计科目—修改】对话框，再单击【修改】按钮。

（2）选中“供应商往来”复选框。

（3）在“受控系统”栏选择“应付系统”，如图9-22所示。

图9-22　设置辅助核算

（4）单击【确定】按钮即可。

【操作注意】

（1）如果不设置科目“客户往来”或“供应商往来”辅助核算，则不能进行该科目的“受控系统”设置。

（2）辅助核算是会计信息系统中一个十分强大且独特的核算和管理功能，它通过建立公共的目录支持体系（如部门目录、个人目录、客户目录、供应商目录、项目目录和外币档案等），使所有设立有相同辅助核算的科目共享一套基础目录库。一个科目可同时设置两种组合的辅助核算，如对“管理费用”科目，若既想核算各部门的费用情况，又想了解各项目的费用情况，就可为“管理费用”科目同时设置“部门”和“项目”两种组合的辅助核算。总结起来，这种组合形式大概有：部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目、个人项目六种。其他情况一般不允许组合使用，如客户与供应商辅助核算不能一同设置。

（3）辅助核算的账类必须要设在末级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在末级和上级科目同时设置辅助账类。但若只在上级科目设置辅助账类，而其末级科目没有设置该账类，则系统不予承认；设置辅助核算应尽量慎重，如果科目已有数据，此时再对科目的辅助核算进行修改，那么就可能造成总账与辅助账对账不平的情况。

为科目设置了某种辅助核算，就相当于为该科目开设了相应的辅助账。以后在填制凭证时，一旦发生了该科目的业务，那么随着凭证的记账，该笔业务就会在科目的基本账（即总账、各级明细账、日记账等）和辅助账上自动同时登记。

（4）为科目开设辅助账包括两个环节：一是要预先建立相关的公共目录体系（如部门目录、个人目录、客户目录、供应商目录、项目目录和外币档案等）。当然这种目录体系是由所有科目共享的；二是在科目设置窗口的相关辅助核算选项处打上选择标识。

（5）若不启用往来系统，那么往来业务的核算就应在总账系统中进行，此时在设置供应商往来和客户往来款项的辅助核算项时，应不设置受控系统。如果默认了系统设置的受控系统，则往来科目应主要在往来系统使用。

（二）设置外币及汇率档案

若企业有外币核算业务时，在进行日常业务前应将外币及汇率档案预先设置下来。

例11：设置币符为USD，币名为美元，2009年1月份的记账汇率为6.8367的外币及汇率的内容。

【操作步骤】

（1）选择【企业应用平台】|【基础设置】|【基础档案】|【财务】|【外币设置】，打开外币设置对话框。

（2）单击【增加】按钮，输入币符USD，币名“美元”，其他各项默认，单击【确认】按钮，系统需要确认各月记账汇率。在“2009.01月份”的“记账汇率”栏中输入6.83270，然后单击【退出】按钮，如图9-23所示。

图9-23　外币种类及汇率设置

【操作注意】

（1）按照记账汇率的设定，在平时制单时，系统自动显示所设汇率。如果使用固定汇率（月初汇率），在填制每月凭证前，记账汇率必须要输入，否则制单时汇率为0。如果使用浮动汇率，则填制当天凭证前，应预先录入当天的记账汇率。

（2）此处选择录入的固定汇率或浮动汇率并不决定制单时就一定使用固定汇率或浮动汇率，而在总账“其他”选项卡中的“外币汇率方式”设置才决定了制单使用的是固定汇率还是浮动汇率。如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），而在月末计算汇兑损益时再录入相应的调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当日汇率。

（3）“最大折算误差”指的是在记账时，如果外币×（或/）汇率−本位币＞最大折算误差，则系统给予提示，系统默认最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示。

（三）设置凭证类别档案

手工会计中对凭证进行分类的主要原因在于：一是可将不同类别的凭证印制成不同的颜色，有些凭证只需填写对方科目，可节省书写的工作量；二是便于进行某种分类统计和汇总。但在计算机环境下，这种分类的必要性消失了。我们这里仍然保持凭证分类的设置接口，一方面是为了适应手工的习惯，另一方面主要还是为了通过设置不同凭证类别的“限制类型”和“限制科目”属性来由计算机自动检测凭证录入的某些错误。

系统提供了常用的凭证分类方式，用户可从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了“收款凭证 付款凭证 转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。

例12：设置凭证分类方式为“收款凭证付款凭证转账凭证”。

【操作步骤】

（1）选择【企业应用平台】|【基础设置】|【财务】|【凭证类别】，打开【凭证类别】对话框，选定“收款凭证 付款凭证 转账凭证”单选按钮。点击【确定】，如图9-24所示。

图9-24　【凭证分类设置】对话框

（2）在【凭证类别】窗口，在“收款凭证”所在行双击“限制类型”栏，出现下拉列表框的下三角按钮，单击该按钮，从弹出的下拉列表中选择“借方必有”选项；双击“限制科目”栏，单击参照按钮，选择“1001库存现金”和“1002银行存款”，或直接输入“1001，1002”。

（3）重复上述步骤（2）的操作，将付款凭证的“限制类型”定义为“贷方必有”，“限制科目”定义为“1001，1002”；将转账凭证的“限制类型”定义为“凭证必无”，“限制科目”定义为“1001，1002”，如图9-25所示，然后单击【退出】按钮。

图9-25　【凭证类别】对话框

【操作注意】

（1）若选有科目限制（即在凭证类别的“限制类型”中，不是选择“无限制”），则至少要输入一个限制科目。若限制类型选“无限制”，则不能输入限制科目；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。如转账凭证限制为“凭证必无”1001及1002，且1001科目下有100101及100102两个下级科目，那么，在填制转账凭证时，将不能使用100101，100102及1002下的所有科目。限制科目数量不限，科目间用英文状态下的逗号分隔。填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统将拒绝保存。

（2）可以通过凭证类别列表右侧的上、下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。

（四）设置项目目录

项目辅助核算是财务软件中使用最为广泛的专项辅助核算。部门辅助核算的对象是企业内部的部门，它的公共目录支持库是“部门档案”库；个人往来辅助核算的对象是单位内部的职员，它的公共目录支持库是“人员档案”库；客户往来和供应商辅助核算的对象是与企业有业务来往的外部单位，它们的公共目录支持库分别是“客户档案”库和“供应商档案”库。那么除此之外，企业可能还会有许许多多的其他专项辅助核算的需求，如在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等等，为了满足企业这种多样的、灵活的专项核算需要，财务软件提供了“项目辅助核算”功能，它可以将企业中任何需要专项核算且具有相同特性的一类对象进行“归类立项”，定义成一个项目大类，如果需要，还可以根据性质或用途将这一项目大类继续划分为许多中类、小类等等，在此基础上再建立项目档案库，以此形成此类项目的专项辅助核算机制。这就是项目辅助核算的原理。

需要指出的是，建立项目专项辅助核算机制，需要有与之相适应的会计科目体系，为此，在建立项目辅助核算机制之前，要首先计划这些项目核算都会用到哪些会计科目，然后在建立会计科目体系时就要预先在这些科目设置界面的“项目核算”选择框打上选择标识，使这些科目成为以后建立项目辅助核算机制的备选科目。需要说明的是：一个备选科目只能用于一个项目大类的使用。我们可以把建立项目专项辅助核算机制的过程归纳为以下步骤：

1．制定科目计划

考虑这种项目核算都会用到哪些会计科目，然后在建立科目体系时预先在这些科目设置界面的“项目核算”选择框打上选择标识（当然也可以在以后通过修改这些科目信息的方式来完成），使这些科目成为以后建立项目辅助核算机制时的备选科目。这些工作要在【会计科目】设置界面完成。

2．建立项目核算档案

这种工作要在【项目目录】设置界面完成。它主要经过以下步骤：

（1）立项。即建立项目大类名称。对需要专项核算且具有相同特性的一类对象，进行“归类立项”定义项目大类名称。

（2）选择是否针对这些项目进行分类管理，若需要，则在这里要制定分类编码方案。

（3）建立该项目大类档案库的库结构，即定义档案库的各个库字段。

（4）建立项目分类定义档案。

（5）录入具体的项目对象档案内容。

（6）在备选科目中选取可以支持该项目大类辅助核算的科目，将这些科目从“待选科目”栏选入“已选科目”栏。此步骤第5步不分前后。

下面我们以河南郑东置业股份有限公司对要建立的若干栋楼宇进行专项核算为例，介绍其专项辅助核算机制的建立过程。

例13：河南郑东置业股份有限公司对若干栋楼宇进行专项核算的资料计划如下：

（1）立项名称（即项目大类名称）：在建工程。

（2）对在建工程楼宇项目计划进行分类核算。分类编码方案为2-2。其资料如下表9-4。

表9-4　在建工程楼宇项目的分类方案

（3）专项核算所用到的部分科目有：“1604在建工程”、“1605工程物资”、“160501专项材料”、“160502专项设备”、“160503工器具”。

（4）楼宇项目的档案库结构字段：项目编号、楼宇名称、是否结算、所属分类码、开工日期、完工日期、负责人。

（5）部分楼宇项目资料：行政大楼（编号001，“办公楼”类）；1号职工宿舍（编号002，“男职工”类）、2号职工宿舍（编号003，“男职工”类）、3号职工宿舍（编号004，“女职工”类）、研发大厦（编号006，“研发”类）、1号厂房（编号007，“生产”类）。

【操作步骤】

（1）打开【会计科目】对话框，将光标移动到“1604在建工程“科目所在行。单击【修改】按钮（或双击该会计科目），打开【会计科目—修改】对话框。单击【修改】按钮，选择“项目核算”单选钮，单击【确定】按钮，如图9-26所示。

（2）重复（1）步骤，为需要的其他科目设置项目核算。

（3）选择【企业应用平台】|【基础设置】|【财务】|【项目目录】，打开【项目目录】对话框，如图9-27所示。

（4）单击【增加】按钮，打开【项目大类定义_增加——项目大类名称】对话框，如图9-28所示。输入新项目大类名称为“在建工程”。注意：如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用存货目录定义项目”，即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录。这里的项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。

（5）单击【下一步】按钮，打开【项目大类定义_增加——定义项目级次】对话框，按需要设置项目级次为2、2制级次编码方案，如图9-29所示。

图9-26　【会计科目—修改】窗口

图9-27　【项目档案】对话框

图9-28　【项目大类定义_增加——项目大类名称】对话框

图9-29　【项目大类定义_增加——定义项目级次】对话框

（6）单击【下一步】按钮，打开【项目大类定义_增加——定义项目栏目】对话框，然后单击该对话框中的【增加】按钮，录入开工日期、完工日期、负责人等内容，如图9-30所示。然后单击【完成】按钮，返回【项目档案】对话框。

图9-30　【项目大类定义_增加——定义项目栏目】对话框

（7）在【项目档案】对话框中，打开【项目分类定义】选项卡，然后单击该选项卡右下角的【增加】按钮，在“分类编码”中录入“01”，在“分类名称”栏中录入“办公楼”，点击【确定】按钮。继续用同样方法录入其他项目各级分类，如图9-31所示。

（8）在【项目档案】对话框中打开【项目目录】选项卡，然后单击该选项卡右下角【维护】按钮打开【项目目录维护】窗口，在该窗口单击【增加】按钮，输入项目编号、项目名称、所属分类、开工日期等信息，如图9-32所示。最后单击【退出】按钮返回。

（9）在【项目档案】对话框中打开【核算科目】选项卡，单击【＞】按钮（若需一次选择全部的，则可以单击【＞＞】按钮）将待选科目栏中的“1604在建工程”、“1605工程物资”、“160501专项材料”、“160502专项设备”选入到“已选科目”栏。然后单击【确定】按钮，如图9-33所示。

图9-31　【项目分类】中【项目分类定义】对话框

图9-32　【项目目录维护】窗口

图9-33　【项目档案】中【核算科目】对话框

【操作注意】

（1）一个项目大类可指定多个核算科目，但一个科目只能用于一个项目大类。若希望一个性质的科目能同时应用于多个项目大类核算，可通过在该科目下设明细科目方法实现。

（2）平时项目目录有变动也应及时在本功能中进行调整。在每年年初应将已结算或不用的项目删除。

（3）按照上面所介绍的项目辅助核算原理来理解，实际上，对部门、个人、往来客户或供应商的辅助专项核算，也同样可以归属为用项目辅助核算的方式来完成。

（4）“项目类别”和“项目对象”不是一个概念，前者是对后者的分类。在建立项目档案时，项目对象要建在最末一级的分类上。同一项目大类中的所有项目对象都共建于一个项目档案库中，区分它们的一个重要标志就是“所属分类码”。

（5）标志为已结算的项目将不可以再使用。不能隔级录入分类编码。

（6）若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。不能删除非末级项目分类。

（7）若项目核算机制设计得好，像类似于会计中较复杂的存货核算、成本核算、现金流量表制作等工作，都可以巧妙地采用项目核算来完成，大大提高工作效率。