撰写函件并发送的基本方法与实例

8.3.2　撰写函件并发送的基本方法与实例

在8.3.1中，我们撰写并发出的是一份最基本的电子函件。一般在撰写和发送函件时可能需要更多的项目。这里我们给出撰写函件并发送出去的一般过程。

①在Outlook Express的主界面中，单击工具栏上的“新函件”图标()或“函件”菜单的“新函件…”命令，就会出现相应的函件撰写窗口，这时窗口标题栏显示的是“新函件”。

若要给Outlook Express的主界面左下的“联系人”窗格中的某个人(怎样为Outlook Express加入联系人，参见8.9节的内容)撰写新函件，则可以直接双击该人的姓名或E-mail地址，这样也会出现函件撰写窗口，窗口标题栏显示为“新函件”，被双击的姓名自动出现在“收件人”栏。

若要以特定的语言或字符集撰写函件，请从“格式”菜单下的“编码”选定所使用的语言和字符集。

②当我们设置有多个函件账户时，如果需要，可以从“发件人”下拉列表中重新选取一个函件账户。

Outlook Express可以同时向多个人发送函件，因此根据需要在“收件人”和“抄送”分别输入各收件人的E-mail地址(或姓名)。在同一栏目中不同的E-mail地址(或姓名)间以分号(;)相隔。

如果要从“通讯簿”(有关“通讯簿”的建立和管理的内容请参看8.9节的内容)中取得收件人的姓名，则单击“收件人”栏、“抄送”栏或“密件抄送”栏中的通讯簿图标()，或者单击“工具”菜单中的“选择收件人…”命令。随后在出现的“选择收件人”对话框(参看图8.13)中利用“通讯簿”中的信息来设置“收件人”、“抄送”和“密件抄送”栏的内容。说明：当在“收件人”、“抄送”和“密件抄送”栏中选定收信人后，按下Delete键可以删除。

例如，图8.13示出了在撰写一个新函件时利用“通讯簿”确定“收件人”和“抄送”等的情况：从“选择收件人”对话框的左边联系人列表中选中联系人，然后单击“收件人”和“抄送”等按钮将联系人添加到“收件人”和“抄送”等栏中，设置好后单击“确定”按钮，则回到函件撰写窗口，“收件人”和“抄送”等栏被自动填写好，如图8.13所示。

图8.13　用通讯簿选择E-mail收件人的例子

③最好在“主题”栏中输入函件标题。

④在下面的内容窗格中输入和编排函件的内容。

图8.14示出了我们用英文撰写的一封可以同时发给多个人的E-mail。

⑤当函件撰写完毕后，如果要马上发送，则单击函件撰写窗口工具栏上的“发送”图标()或“文件”菜单的“发送函件”命令；如果以后发送，则单击“文件”菜单的“以后发送”命令，这样就将撰写好的函件放置到了“发件箱”中，等待以后发送。

图8.14　撰写的可以同时发给多个人的函件举例

放置在“发件箱”中的函件最终是通过单击工具栏上的“发送/接收”图标()或者“工具”菜单的“发送和接收”下的“发送全部函件”或“发送和接受全部函件”命令来具体实现发送的。