§12．3建设监理信息管理系统

§12．3　建设监理信息管理系统

12．3．1　信息编码系统及属性关键词

1．信息编码系统

信息编码是指根据信息实体的名称、属性和状态而设计的符号和数字代码。这类代码主要有两个作用，一是可以为信息实体提供一个简练的、准确的记号；二是可以提高信息处理效率。这是因为代码比数据全称要短得多，这样可以大大节省存贮空间和处理时间，对查询、整编、记录、修改、增删都十分方便。监理机构应系统设计信息编码，印制编码手册，人人会用、人人能懂。

（1）编码的原则

信息编码时，应遵循下述原则：

①每一代码所指代的信息实体（或其属性）是惟一的；反之，每一信息实体（或其属性）必须用一个确定的代码来表示。

②信息编码应系统化，以便于使用。如按组织机构、项目或工作性质等编码。必要时可以用“—”等符号分组设计。

③代码设计应等长度，以便于计算机处理。

④代码设计应留有足够的余地，以适应新的情况变化而扩充。

⑤代码应尽量短小，以便于使用和减少工作失误。

（2）编码的方法

信息编码是一项重要且复杂的工作，编码方法正在实践中摸索与发展。常用的方法有：

①顺序编码。顺序编码是按照信息发生的先后顺序，依次排列下去，直至最后的编码方法。该方法简单，代码较短，但因代码本身不反应任何信息属性，在大中型工程监理的信息管理中无法采用。

②属性编码。属性编码法是按照信息的某种或几种特定的属性进行编码的方法，如按工程部位、管理机构、工作性质和作用、客体种类（如工程项目、工程设备、人员、材料、施工机械等）等进行编码。这种编码方法系统合理，层次分明，适用于大中型建设项目监理的信息管理。

2．信息属性关键词

需要说明的是，尽管信息编码中体现了信息实体的某些属性，但不能错误地指望这一编码中反应了数据管理中所需的信息实体的全部属性，这是因为若用信息代码一一对应地表示信息实体的全部属性，将会使编码过分冗长，既不便于使用，又容易出现错误。因此，对于信息代码中表示信息实体的其他属性，可以由信息发出者填写信息属性关键词，然后由文档管理人员归档存贮的方法处理。如填写“质量检验”、“变更”、“支付”等关键词。

信息代码可根据需要，用数字、英文、汉语拼音、汉字等各种符号表示。

图12－1为一种信息编码形式。其设计思想为：

（1）流通码

流通码说明信息的流向。分别用E（Employer）、S（Supervisory Engineer）、C（Contractor）三个字母分别表示项目法人、监理工程师、承包商。具体含义为：前一字母表示信息发出者，称为信息源；后一字母表示信息接收者，称为信息汇。如S C表示监理工程师向承包商发出的指示、通知。对于监理工程师内部指示、文件和原始文件，可以用SS表示。

（2）项目码

项目码表示信息所指的工程项目对象。如涉及第二标整个合同的问题可以用20000表示，第一标第二个单位工程项目的问题可以用12000表示。

图12－1　信息编码形式示意图

12．3．2　建设监理信息系统的主要模块

建设监理的信息管理系统一般由投资控制子模块、进度控制子模块、质量控制子模块、合同管理子模块、行政事务子模块等五个子模块和一个数据库管理系统组成。

1．投资控制子模块

建设项目投资控制的首要问题是对项目的总投资进行分解，也就是说，将项目的总投资按照项目的构成进行分解。例如水电工程，可以分解成若干个单项工程和若干个单位工程，每一个单项工程和单位工程均有投资数额要求，它们的投资数额加在一起构成项目的总投资。在整个控制过程中，要详细掌握每一项投资发生在哪一部位，一旦投资的实际值和计划值发生偏差，就应找出其原因，以便采取措施进行纠偏，使其满足总投资控制的要求。控制过程如图12－2所示。

如图12－3所示，投资控制子模块的主要内容有：

（1）资金使用计划。

（2）资金计划、概算和预算的调整。

（3）资金分配、概算的对比分析。

（4）项目概算与项目预算的对比分析。

（5）合同价格与投资分配、概（预）算的对比分析。

（6）实际费用支出的统计分析。

图12－2　投资控制方法示意图

（7）实际投资与计划投资的动态比较。

（8）项目投资变化趋势预测。

（9）项目计划投资的调整。

（10）项目结算与预算、合同价的对比分析。

（11）项目投资信息查询。

（12）提供各种项目投资的管理报表。

图12－3　投资控制子模块功能图

2．进度控制子模块

进行进度控制的方法主要是定期地收集工程项目实际进度的数据，并与工程项目进度计划分析比较。若发现进度实际值与项目进度计划值有偏差，要及时采取措施，调整工程进度计划，才能确保工期目标实现，如图12－4所示。

如图12－5所示，进度控制子模块的主要功能为：

（1）进度控制数据的存贮、修改、查询。

（2）进度计划的编制与调整，包括横道图计划、网络计划、日历进度计划等不同形式。

图12－4　进度控制方法示意图

（3）工程实际进度的统计分析。

（4）实际进度与计划进度的动态比较。

（5）工程进度变化趋势预测。

（6）计划进度的定期调整。

（7）工程进度的查询。

（8）进度计划、各种进度控制图表的打印输出。

（9）各种资源的统计分析。

图12－5　进度控制子模块功能图

3．质量控制子模块的功能

如图12－6所示，质量控制子模块的主要功能有：

（1）设计质量控制。包括储存设计文件；核查记录；技术规范、技术方案；计算机进行统计分析：提供相关信息；储存设计质量鉴定结果；储存设计文件签证记录，包括签证项目、签证时间、签证资料等内容；提供图纸资料交付情况报告，统计图纸资料按时交付率、合格率等指标；择要登录设计变更文件等。

（2）施工质量控制。包括质量检验评定记录：单元工程、分部工程、单位工程的检查评定结果及相关质量保证资料；进行数据的校验和统计分析；根据单元工程评定结果和相关质量检验评定标准，进行分部工程、单位工程质量评定，为建设主管部门进行质量评定提供参考依据；运用数据统计方法，对重点工序和重要质量指标的数据进行统计分析，绘制直方图、控制图等管理图表；根据质量控制的不同要求，提供各种报表。

（3）材料质量跟踪。对主要的建筑材料、成品、半成品及构件进行跟踪管理，处理信息包括材料入库或到货验收记录、材料分配记录、施工现场材料验收记录等。

（4）设备质量管理。是指对大型设备及其安装调试的质量管理。大型设备的供应有两种方式：订购和委托外系统加工，订购设备的质量管理包括开箱检验、安装调试、试运行三个环节；委托外系统加工的设备还包括设计控制、设备监造等环节，计算机储存各环节的记录信息，并提出相关报表。

（5）工程事故处理。包括储存重大工程事故的报告，登录一般事故报告摘要，提供多种工程事故统计分析报告。

（6）质监活动档案。包括记录质监人员的一些基本情况，如职务、职责等；根据单元工程质量检验评定记录等资料进行的统计汇总，提供质监人员活动月报等报表。

图12－6　质量控制子模块功能图

4．合同管理子模块的功能

如图12－7所示，在施工监理信息管理中，除了投资控制、进度控制、质量控制子模块外，以合同文件为中心，合同管理子模块应具备如下功能：

（1）合同文件、资料、会议记录的登录、修改、删除、查询和统计。

（2）合同条款的查询与分析。

（3）技术规范的查询。

（4）合同执行情况的跟踪及其管理。

（5）合同管理信息函、报表、文件的打印输出。

（6）法规文件的查询。

图12－7　合同管理子模块功能图

5．行政事务管理子模块功能

行政事务管理是监理工作中不可缺少的一项工作。在监理工作中，应将各类文件分别归类建档，包括：政府主管部门、项目法人、施工单位、监理单位等来自各个部门的文件，进行编辑登录整理，并及时进行处理，以便各项工作顺利进行。

行政事务子模块的功能如图12－8所示。

图12－8　行政事务管理子模块功能图