物流信息管理系统的运行管理

时间：2022-11-05 理论教育版权反馈

【摘要】：信息系统的运行管理工作是系统研制工作的继续，主要包括日常运行的管理、运行情况的记录和对系统的运行情况进行检查与评价。例如，在库存管理工作中，对每天进货、出货的业务处理都应该包括数据收集、数据校验及数据录入。数据校验工作在较小的系统中往往由系统主管人员自己来完成。在数据由手动处理方式转变到计算机处理的过程中，必须做好数据校验工作。

611 运行管理的目标和内容

1运行管理的含义

所谓运行管理工作就是对信息系统的运行进行监测和控制，记录其运行状态，对信息系统进行必要的完善、修改和补充，以使信息系统充分地发挥其功能。信息系统进入使用阶段后的任务是对系统进行管理和维护，使信息系统真正发挥为管理者提供信息的作用。如果缺乏科学的组织与管理，信息系统不仅不能为管理工作提供高质量的信息服务，而且信息系统本身也会陷入混乱。信息系统运行管理主要通过行政手段，利用技术辅助手段进行。一个信息系统如果不能正常有效地运行将给组织带来极大的危害。在工作实践中，我们经常发现信息系统不能有效运行是一些认识因素造成的。我们不应将信息系统的管理工作与机器设备本身的管理工作等同起来。计算机应用系统的任务是为管理工作服务，它的管理工作是以向一个组织提供必要的信息为目标的，是以能够满足管理工作人员的信息需求为标准的，而机器本身的管理与维护工作只是这一工作的一小部分，只是提供了硬件的保证，真正做到向管理人员提供信息还需要做许多软件操作、数据收集、成果提供等工作。因此，信息系统应该有专人负责其运行管理与维护工作。这里说的专人不应该是只管理硬件设备的硬件人员，还应该是了解系统功能及目标的、与管理人员直接接触的信息管理人员。

2．运行管理的内容

信息系统的运行管理工作是系统研制工作的继续，主要包括日常运行的管理、运行情况的记录和对系统的运行情况进行检查与评价。

1）日常运行的管理

信息系统投入使用后，日常运行的管理工作是相当繁重的。经常性的运行管理工作包括以下几个方面。

（1）数据的收集。例如，在库存管理工作中，对每天进货、出货的业务处理都应该包括数据收集、数据校验及数据录入。

数据收集工作常常是由分散在各业务部门的业务管理人员进行的。因此，其组织工作往往比较难以进行。系统主管人员应该努力利用各种方法，提高这些人员的技术水平和工作责任感，并对他们的工作进行评价、指导和帮助，以便提高所收集数据的质量，为系统有效地工作打下坚实的基础。

数据校验工作在较小的系统中往往由系统主管人员自己来完成。在较大的系统中，一般需要设立专职人员来完成，国外称其为数据控制人员。需要指出的是，系统对数据控制人员的业务要求是比较高的。因为信息系统最重要的资源是数据，一切硬件、软件等都是为了保证数据的及时、完整及准确，整个系统的效率及对外的形象都依赖于它所保存的数据。无论多么先进的硬件设备、多么完善的加工功能，如果没有及时、完整、准确的数据，都不能发挥实际的效益。保证数据的及时、准确和完整，并不只是计算机技术本身的问题，还与具体的业务紧密联系。数据校验存在于几种工作中，如将分散的数据集中，手动数据向计算机数据格式转化等。在数据由手动处理方式转变到计算机处理的过程中，必须做好数据校验工作。这就要求：一方面，校验者必须对系统所处理的业务有足够的了解，许多数据的正确或错误是不能只从数据本身字面上来判断的，往往需要对数据的逻辑含义有理解，甚至需要相当的实际经验，对于系统所处理的业务一无所知是不可能做好校验工作的；另一方面，从事校验工作的人又必须对计算机系统的数据要求（包括格式、范围、平衡关系等）有确切的了解。

对录入工作的要求是迅速与准确。录入人员的责任在于把经过校验的数据输入计算机，他们应严格地把收到的数据及时准确地录入计算机系统，一般来说，录入的数据记载在某种磁性介质，如磁盘、磁带上。他们并不对数据在逻辑上、具体业务中的含义进行考虑与承担责任，这一责任由校验人员承担，录入人员只需要保证录入计算机的数据与纸面上的数据严格一致，这是由录入人员和校验人员的职责决定的。因此，录入人员不能代替校验人员。当然，这两项工作也不是截然分开的，某些校验工作是在录入之前完成的。例如，某些显而易见的超出合理范围的数据，无疑应在录入之前排除，而某些需要大量计算的平衡检验，则可以在录入数据之后用事先准备好的程序来检验。另外，还需要用事先准备好的程序来检验录入工作的质量。在许多系统中，为了保证重要数据的安全，常常在录入或更新数据时，先把新录入的数据存放在临时的工作文件之中，而不让录入人员直接接触重要数据原文件。待经过检验，确实无误之后，再由系统管理人员或负责数据检验的人员运行专门的程序存入数据或进行更新。总之，必须由系统主管人员或比较熟悉系统的专职人员把关，以确保数据的安全。这方面的工作，局外人并不直接了解，然而却是整个系统有效工作的基础。它看起来很琐碎、单调，然而却非常重要。

（2）信息处理及信息服务工作。常见的工作包括例行的数据更新、统计分析、报表生成、数据的复制及保存、与外界的定期数据交流等。这些工作一般来说都按照一定的规程，定期或不定期地运行某些事先编制好的程序，由软件操作人员来完成。这些工作的规程应该在系统研制中已作好详细规定，操作人员也应经过严格的培训，清楚地了解各项操作规则，了解各种情况的处理方法。在系统已有各种资源的基础上，能向领导、管理人员及其他使用者提供信息服务，当然，这里只包括例行的服务。组织软件操作人员完成这些例行的信息处理及信息服务工作是系统主管人员的又一项经常性任务。

（3）计算机硬件的运行与维护工作。信息系统应在任何情况下都能正常运行，为此，需要有一些硬件工作人员负责计算机本身的运行与维护。对于大型计算机，这一工作需要有较多的专职人员来完成，对于微型计算机，则不要求那么多的人员及专门设备，这是微型计算机的一个重要优点。计算机硬件的运行和维护工作包括设备的使用管理、定期检修、备用品和配件的准备及使用、各种消耗性材料（如软盘、打印纸等）的使用及管理、电源及工作环境的管理等。

（4）系统的安全管理也是日常工作的重要部分。

信息系统运行管理工作的上述内容是日常运行中需要认真组织、切实完成的。信息系统的主管人员必须全面考虑这些问题，组织有关人员按规定的程序实施，并严格要求，严格管理，否则信息系统很难发挥其应有的实际效益。

除了这些例行工作之外，常常还会有一些临时的信息服务要求向计算机应用系统提出。例如，临时查询某些数据、生成某些一次性的报告、进行某些统计分析、进行某种预测或方案测算等，这些信息服务不在系统的日常工作范围之内，然而，其作用往往要比例行的信息服务大得多。随着管理水平的提高和各级领导信息意识的加强，这种要求还会越来越多。领导和管理人员往往会更多地通过这些要求的满足程度来评价和看待计算机应用系统。满足这些要求的工作，其复杂程度是很不相同的，一般地说，基于系统已有的数据比较容易满足，需要增添新的数据信息服务比较难以满足；查询系统中现成的数据比较容易满足，需要对数据加工综合比较难以满足；已有加工办法，变化次序或参数比较容易满足，只是新的加工方法难以满足。因此，系统主管人员必须对自己手中所掌握的数据及加工方法有确切的了解，才能准确地判断哪些能满足，哪些比较难，哪些暂时还不能满足，并估计出满足这些要求所需要的工作量（包括程序编写、数据录入、程序运行等）。

从长远来说，系统的主管人员还应该积累这些临时要求，找出规律，把一些带有普遍性的要求加以提炼，形成一般的要求，对系统进行扩充，从而转化为例行服务。这是信息系统改善的一个重要方面。当然，这方面的工作不可能由系统主管人员自己全部承担，信息系统往往需要一些程序员。这些程序员的任务包括两方面，首先对系统运行中发现的错误进行修改，根据情况的变化或用户需要的变化对系统进行修改和扩充。其次，满足使用者提出的各种临时要求。系统主管人员的责任在于全面地考察系统的运行情况，确定修改或扩充的目的、方向及要求，组织程序员对某一模块进行必要的修改或增添。最后，系统主管人员负责保证全系统的结构完整，程序员负责正确地修改或扩充某一个模块。

信息系统的日常管理工作是十分繁重的。特别要注意的是，信息系统的管理绝不只是对机器的管理，对机器的管理只是整个管理工作的一部分，更重要的是对人员、数据及软件的管理。为完成上述各项日常管理工作，应该对系统的工作情况进行详细的记录。

2）信息系统运行情况记录

系统的运行情况对系统管理、评价而言是十分重要且宝贵的资料。如果缺乏系统运行情况的基本数据，只停留在一般的印象上，无法对系统运行情况进行科学的分析和合理的判断，就难以进一步提高信息系统的工作水平。信息系统的管理人员应该从系统运行的一开始就注意积累系统运行情况的详细材料。

（1）有关工作数量的信息。例如开机的时间，每天、每周、每月提供的报表的数量，每天、每周、每月录入数据的数量，系统中积累的数据量，修改程序的数量，数据使用的频率，满足用户临时要求的数量等。这些数据反映了系统的工作负担及所提供的信息服务的规模，是反映计算机应用系统功能的最基本的数据。

（2）工作的效率。这是指系统为了完成所规定的工作，所占用的人力、物力及时间。例如完成一次年度报表的编制用了多长时间和多少人力；使用者提出一个临时的查询要求，系统花费了多长时间才给出所要的数据；系统在日常运行中所花费的人力是多少，消耗性材料的使用情况如何等。随着经济体制的改革，各级领导越来越多地注意经营管理。任何新技术的采用如不注意经济效益都是不可能得到广泛应用的。

（3）系统所提供的信息服务的质量。信息服务和其他服务一样，不能只看数量，不看质量。如果一个信息系统生成的报表并不是管理工作所需要的，管理人员使用起来并不方便，那么这样的报表生成得再多再快也没有意义。同样，使用者对于提供的方式是否满意，所提供信息的精确程度是否符合要求，信息提供是否及时，临时提出的信息需求能否得到满足等，也都属于信息服务的质量范围之内。

（4）系统的维护修改情况。系统中的数据、软件和硬件都有一定的更新、维护和检修的工作规程。这些工作都要有详细、及时的记载，包括维护工作的内容、情况、时间、执行人员等。这不仅是为了保证系统的安全和正常运行，而且有利于系统的评价及进一步扩充。

（5）系统故障情况。无论故障大小，都应该及时地记录以下情况：故障的发生时间、故障的现象、故障发生时的工作环境、处理的方法、处理的结果、处理人员、善后措施、原因分析。这里要注意的是，我们所说的故障不只是指计算机本身的故障，还包括整个信息系统。例如，由于数据收集不及时，使年度报表的生成未能按期完成，这是整个信息系统的故障，而不是计算机的故障。同样，收集来的原始数据有错也不是计算机的故障，然而这些错误的类型、数量等统计数据是非常有用的资料。

在运行管理工作中，那些在正常情况下的运行数据很容易被忽视。因为发生故障时，人们往往比较重视对故障情况作及时记载，而在系统正常运行时，则不注意记录。事实上，要全面地掌握系统的情况，必须十分重视正常运行时的情况记录。例如，设备发生了故障，我们需要考察它是在累计工作了多长时间之后发生的故障。平均无故障时间这一重要指标的计算也需要日常的工作记录。

在信息系统的运行管理中，必须有严格的运行记录制度，并要求有关人员严格遵守，认真执行。为了使信息记载完整准确，一方面要强调在事情发生的当时当地、由当事人记录，而决不能代填或倒填（这是许多地方信息收集不准确的原因之一），避免时过境迁，使信息记载失真。另一方面，尽量采用固定的表格或本册进行登记，而不要使用自然语言含糊地表达。这些表格或登记簿的编制应该使填写者容易填写，节省时间，同时，需要填写的内容应该含义明确，用词确切，并且尽量给予定量的描述；对于不易定量化的内容，则可以采取分类、分级的办法，让填写者选择打钩等。总之，要努力通过各种手段，尽量详尽准确地记录系统运行的情况。各类工作人员都应该担负起记载运行信息的责任。硬件操作人员应该记录硬件的运行及维护情况，软件操作人员应该记录各种程序的运行及维护情况，负责数据校验的人员应该记录数据收集的情况，包括各类错误的数量及分类，录入人员应该记录录入的速度、数量、出错率等。要通过严格的制度及经常的教育，使所有工作人员都把记录运行情况作为自己的重要任务。

有些情况不是在信息系统运行过程中记录下来的。例如，生成的表格的使用率、使用者对例行报表的意见等。对于这些信息应该通过访问或发调查表等方式向使用者征集，这是由信息系统的服务性质所决定的。这种工作可以定期进行，例如，结合季度、半年或一年的工作总结进行，也可以根据系统运行的情况不定期地进行。不论哪种方式，信息系统的主管人员都必须亲自动手，满足管理者的需求是信息系统的出发点和内容，这是对系统是否已达到目标的检验，是整个系统工作最根本的检验。企业或组织的领导人也应以此作为对信息系统和信息管理部门工作情况进行评价的标准。

3）信息系统运行情况检查

信息系统在其运行过程中除了不断进行大量的管理和维护工作外，还应定期对系统的运行状况进行审核和评价。这项工作主要在高层领导的直接领导下，由系统分析员或专门的审计人员会同各类开发人员和业务部门经理共同参与进行。其目的是估计系统的技术能力、工作性能和系统的利用率。它不仅对系统当前的性能进行总结与评价，而且为系统的改进和扩展提供依据。系统评价一般从以下几个方面考虑。

（1）系统是否达到预定目标，目标是否需作修改。

（2）系统的适应性、安全性评价。系统的适应性包括系统运行是否稳定可靠，系统使用与维护是否方便，运行效率能否满足管理人员的管理需求等。

（3）系统的经济效益评价。经济效益是指通过信息系统开发与运行的投资，使企业增加收入、降低成本，进而为企业带来更大的效益。例如，在信息系统建设中的资金投入将在系统运行后多长时间内，能通过降低成本、增加收入收回，继续创造效益；在系统运行中必要的资金投入与所带来的收益的比例如何等，这些都可以用来衡量信息系统的经济效益，它可以看作是各个应用效益的总和。当总效益大于系统的投入时，这个系统便是一个成功的、有益的系统。如果系统运行一段时间以后，其投入与产出的比例不合适，投入大于或等于产出，则应考虑是否重新开发新的信息系统。因此要定期进行有关经济效益的评价，对系统未来的发展提出合理的意见和建议。然而，对信息系统所带来的经济效益的评价常常不易量化，且信息系统效益的发挥与人的因素密切相关，需要综合地进行分析、评价。客观地评价信息系统的效益，才能真正地把握系统的命脉，确定系统未来发展的方向。

612 运行管理的组织与人员

1系统运行的组织机构

目前我国各企业中负责信息系统运行的大多数是信息中心、计算中心、信息处等信息管理职能部门。从信息系统在企业中的地位来看，系统管理的组织有四种形式，如图61所示。

图61（a）是一种较低级的方式，信息系统为部门独立所有，不能成为企业的共享资源。有些企业虽然将某个业务信息系统交由某部门托管，但部门管理的局限性制约了系统整体资源的调配与利用，使系统的效率大受影响。

图61（b）是一种将信息系统的管理机构与企业内部的其他部门平行看待享有同等权力的方式。这种方式下，信息系统的地位要比第一种方式高。尽管信息资源可以为整个企业共享，但信息系统部门的决策能力较弱，系统运行中有关的协调和决策工作将受到影响。

图61（c）是一种由最高层直接领导，系统作为企业的信息中心和参谋中心而存在的方式。这种方式有利于集中管理，资源共享，能充分发挥领导的指挥作用及系统向领导提供的决策支持作用，但容易造成脱离业务部门或服务较差的现象。

图61（d）是第三种方式的改进。由于目前计算机、网络、通信等各项技术的发展，客户—服务器体系结构的运用，信息系统部门不但以信息中心形式存在于各业务部门之上，同时，又在各业务部门设立信息系统室（IS室），或者信息系统室干脆与业务部门成为一个整体，只是规定专人负责该部门的信息系统业务，这个专人或IS室在业务上同时又归信息中心领导。这样，信息中心既能站在企业的高度研究信息系统的发展，又能深入了解并满足各业务部门的需要，有利于加强企业的信息资源管理。

图61 系统管理的组织形式

由于信息系统在企业中的作用越来越大，越来越多的企业设立了信息主管（Chief Information Office，CIO）一职。CIO往往是由组织的高层决策人士担任，其地位如同公司的副总经理，有的甚至更高。在国外CIO只是一种职业或一个职位，在我国CIO不仅仅是这些，而更是一种思维，体现的是对信息资源、信息技术的重视。CIO并不从事服务性、辅助性的工作，而是分管信息资源部这一重要部门、负责企业信息管理有关事务、领导专门从事信息管理的人员、管理多种形式的企业运行信息、外部行业信息、国家性的经济政策等。各部门要协助CIO利用信息技术所提供的信息及必要的分析工具迅速确定企业战略目标和实施策略，并且在实施当中及时获得反馈，迅速调整战略规划。以CIO为首的信息系统部门有以下职责。

（1）制定系统规划。对信息管理系统实施和更新换代、系统的管理维护和使用、资金计划、人员安排和培训等做出统一规划。

（2）负责信息处理的全过程。与企业领导和有关管理部门一起，确定合理、统一的信息流程，按照流程协调各个有关部门在信息处理方面的关系，同时负责对各个部门每时每刻产生的信息进行收集、整理、加工和存储，确保信息的准确性和一致性。

（3）信息的综合开发。对各方面的信息进行综合处理和分析，得到对全局更为重要的信息，提供给各个管理部门，尤其是决策层，并由系统以适当的形式发布。

（4）搞好信息标准化等基础管理。和有关管理部门一起，共同搞好系统运行中的基础管理工作，主要是信息编码等标准化、规范化工作。

（5）负责系统的运行和维护。作为系统主要的日常技术性工作，包括系统硬件软件维护；数据库管理的检查数据录入情况、机房日常管理、用户服务等，其中软件维护是最主要的工作。

各个企业的实际情况不同，机构设置不同，机构改革和整体的目标也不同，因此不能用同一种模式。但设置信息管理机构是一个总的发展趋势，具体实现可以在原有机构的基础上落实人员，抓好几项重点工作，然后逐步充实，不一定一步到位。

鉴于目前计算机、网络、通信等各项技术的发展，客户—服务器体系结构的运用，信息系统在组织中的地位安排最好是将上述几种方式结合在一起，各尽其责。信息中心主任最好由组织中的副总经理兼任，这样更有利于加强信息资源管理。

2人员配置

人员是信息管理系统三要素中的最重要因素，拥有一支应用开发队伍是企业信息管理系统正常运行并能发挥效益的保证。

运行期间的信息系统管理部门内部人员大致可以分为三大类，如图62所示。一类是系统维护人员或系统管理员，包括硬件维护员、软件维护员、数据库维护员和网络维护员等；另一类是管理人员，包括耗材管理员、资料管理员、机房值班员和培训规划员等，其中培训规划员负责安排三类人员特别是系统维护人员和操作人员的培训工作，对于系统维护人员的培训主要依靠请专家进来和派骨干出去的办法，而操作人员的培训则主要依靠系统维护人员；还有一类是系统操作人员，这类人员数量最大，除少数在物理意义上的信息中心工作外，大多数在各具体业务部门工作。因而，信息系统管理部门的主要成员由前两类人员组成。

一般来说，中小型企业中信息系统部门的人员较少，常常是一人身兼数职，而大型企业的信息系统管理部门的构成比较复杂，人员较多，分工也较细，但人员的合理数量，还要视管理需求和信息系统的规模而定。

由于信息系统本身的特点（运用先进的技术为管理工作服务），其工作必然要涉及多方面的、具有不同知识水平及技术背景的人员。这些人员在系统中各起一定的作用，他们互相配合，共同实现系统的功能。人员的管理包括以下3个方面。首先，明确规定其任务及职权范围，尽可能确切地规定各类人员在各项业务活动中应负的责任、应做的事情、办事的方式、工作的次序。简单地说，要有明确的授权。其次，对于每个岗位的工作要有定期的检查及评价，为此，每种工作都要有一定的评价指标。这些指标应该尽可能有定量的尺度，以便检查与比较，应有一定的客观衡量办法，并且要真正按这些标准衡量各类工作人员的工作，即必须有检查和评价。最后，要在工作中对人员进行培训，以便使他们的工作能力不断提高，工作质量不断改善，从而提高整个系统的效率。

图62 运行期间信息系统管理部分人员组成

系统主管人员的责任是组织各方面人员协调一致地完成系统所担负的信息处理任务，掌握系统的全局，保证系统结构的完整，确定系统改善或扩充的方向，并按此方向组织系统的修改及扩充工作。工作的评价标准应是整个应用系统在管理中发挥的作用和产生的效益。

数据收集人员的责任是及时、准确、完整地收集各类数据，并通过所要求的途径把它们送到专职工作人员手中。数据是否准确、完整、及时是评价他们工作的主要指标。

数据校验人员（或称数据控制人员）的责任是保证送到录入人员手中的数据从逻辑上讲是正确的，即保证进入信息系统的数据正确地反映客观事实。在系统内部发现的不正确数据的数量及比例是衡量校验人员业务水平的主要指标。

数据录入人员的任务是把数据准确地录入计算机。录入的速度及差错率是他们工作的主要衡量标准。

硬件和软件维护人员的任务是按照系统规定的工作规程进行日常的运行管理。系统是否安全正常地运行是衡量他们工作的最主要指标。

程序员的任务是在系统主管人员的组织下，完成系统的修改和扩充，为满足使用者的临时要求编写所需要的程序。编写程序的速度和质量是衡量他们工作情况的标准。

以上就是各类人员的责任及对他们工作的评价指标。

在信息系统管理中，人力资源管理是十分重要的内容，包括：人员的招募、人员的使用、人员的培训、人员的绩效考核、人员的工资薪酬等。人员培训是人力资源开发的重要组成部分，尤其对从事信息系统管理工作的人员来说更为重要。从长远来看，这种工作将使系统具有不断发展不断完善的巨大潜力。无论对管理人员还是对计算机技术人员来说，都必须把学习、培训和提高专业素质及业务能力作为自己工作不可缺少的部分。信息系统的主管人员应该鼓励并组织各类人员进行知识更新和技术学习，给予时间、创造条件使他们能够在完成日常工作的同时，在业务知识和工作能力上也不断有所进步。各类人员的知识更新或业务学习，无疑应该根据工作的需要来进行。例如，在银行工作的计算机技术人员应该逐步了解银行的业务工作。在工厂工作的信息系统工作人员则应该逐步了解所在工厂的生产及管理情况。此外，各类人员都需要在工作中进行基本思想方法及工作方法的训练及培养，内容包括：了解信息和信息系统的基本观点、信息系统为管理工作服务的基本观点、系统全面地考察问题的思想方法、重视人在信息系统中作用的基本观点等。同时，还应该养成严格遵守操作规程及步骤的工作习惯。

613 运行管理制度的建立与实施

要保证系统正常工作，就必须保证系统的工作环境、保证系统的安全，为此要建立和健全信息系统管理体制，有效地利用运行日志等对运行的系统施行监督和控制。手动管理方式相应地有一整套管理规则，明确规定了各类人员的职权范围和责任，出现问题也有一套规则进行处理。用计算机实现的各项管理活动也同样需要一套管理制度，规定什么用户拥有什么样的操作权限，在什么时间、什么条件下应该完成什么工作，如果出现问题应如何处理；当有新的信息需求时遵照什么管理程序向信息管理部门提出，作为信息管理部门又如何处理这些信息需求，其内部的各类人员又应该遵照什么要求和规则开展各项工作等。

1机房管理制度

专用机房（包括非专用机房）要有一套严格的管理制度，制订正式行文并张贴出来。该制度主要包括以下几个方面。

（1）操作人员的操作行为，例如开机、关机、登记运行日记、异常情况处理等。

（2）出入机房人员的规定。

（3）机房的电力供应。

（4）机房的温度、湿度、清洁度。

（5）机房安全防火等。

（6）机器软件使用规定，如禁止在计算机上玩游戏，禁止与外界的软盘互相复制等。

（7）机器硬件使用规定，如不得在带电状态下拔、插机器部件和电线、电缆。

（8）专用机房的专人管理制度。

2运行管理制度

（1）操作规范。要使每一个操作计算机的人养成遵守管理制度的习惯，对运行中的异常情况要做好记录，及时报告，以便得到及时处理。

（2）数据管理。如禁止利用PCTOOLS、数据管理等软件工具直接修改数据。

（3）备份管理。数据备份是保证系统安全的一个重要措施，它能够保证系统发生故障后能恢复到最近的时间界面。一般情况下，重要的数据要每天备份，通常使用两套软盘，单日用A套软盘，双日用B套软盘。每周要对软盘作一次格式化，以便剔除软盘上的坏区。一些系统在对数据作重要修改前也应有相应的备份功能，以便保证系统数据的绝对安全。

（4）人员管理。应制定机房的专人管理和专人负责制度、计算机使用人员的权限分配及使用制度等。

（5）组织管理。建立必要的信息系统管理组织，如信息处、信息中心、计算中心等，有专人负责。专职工作人员应有相应的行政权力，行使管理职权。

3运行日记制度

系统运行日记主要为系统的运行情况提供历史资料，也可为查找系统故障提供线索。因此运行日记应当认真填写，妥善保存。运行日记的内容应当包括：时间、操作人、运行情况、异常情况包括发生时间、现象、处理人、处理过程（处理记录文件名和在场人员等）、值班人签字、负责人签字。

614 档案管理

物流信息系统的文档是系统开发过程的 “痕迹”，是系统维护人员的指南，是开发人员与用户交流的工具。规范的文档意味着系统是按照工程化开发的，意味着信息系统的质量有了形式上的保障。文档的欠缺、随意性和不规范极有可能导致原来的系统开发人员流动后，系统无法维护、升级，变成一个没有扩展性、没有生命力的系统。所以，为了建立一个良好的信息管理系统，不仅要充分利用各种现代化信息技术和正确的系统开发方法，同时还要做好文档的管理工作。

1信息系统文档的类型

（1）按照产生的频率，系统文档可分为一次性文档和非一次性文档。一次性文档是指在系统开发过程中只产生一次的文档，如系统分析说明书、系统设计说明书等；非一次性文档是指在系统开发过程中产生多次的文档，如需求变更申请书、维护修改建议书、信息系统运行日志等。

（2）按照信息系统生命周期的阶段不同，系统文档可以划分为系统规划阶段文档、系统分析阶段文档、系统设计阶段文档、系统实现阶段文档和系统运行与维护阶段文档。系统规划阶段文档如系统可行性研究报告、项目开发计划书等；系统分析阶段文档如系统分析说明书等；系统设计阶段的文档如系统设计说明书、需求变更申请书等；系统实现阶段的文档如程序设计报告、系统测试报告、开发总结报告等；系统运行与维护阶段的文档如用户手册、操作手册与维护修改建议书等。

（3）按照文档服务目的不同，系统文档可以分为用户文档、开发文档与管理文档。用户文档主要是为用户服务的，如用户手册、操作手册等；开发文档主要是为开发人员服务的，如系统分析说明书、系统设计说明书等；管理文档主要是为项目管理人员服务的，如可行性研究报告、项目开发计划等。

2信息系统各类文档的内容简介

信息系统开发过程中的主要文档有：系统开发立项报告、可行性研究报告、系统开发计划书、系统分析说明书、系统设计说明书、程序设计报告、系统测试计划与测试报告、系统使用与维护手册、系统评价报告、系统开发月报与系统开发总结报告。

1）系统开发立项报告

在信息系统的正式开发前，用户单位必须提出要开发的新系统的目标、功能、费用、时间、对组织机构的影响等。如果是本单位独立开发或联合开发，这些内容形成的文档称作立项报告，用于向领导申请经费及支持等；如果是委托开发，则以任务委托书或开发协议（合同）的方式进行说明。立项报告主要包括以下内容：

（1）概述。概述现行系统的组织结构、功能、业务流程及存在的主要问题。

（2）新系统的目标。开发新系统的意义和新系统实现后的功能、技术指标、安全和保密性、新系统运行环境等。

（3）经费预算和经费来源。

（4）项目进度和完成期限。

（5）验收标准和方法。

（6）移交的文档资料。

（7）开始可行性研究的组织队伍、机构与预算。

（8）其他有关需要说明的问题。

2）可行性研究报告

可行性研究阶段的文档是可行性研究报告。在可行性研究报告中要说明待开发项目在技术上、经济上和社会因素上的可行性，评述为了合理地达到开发目标可供选择的各种可能实施方案，说明并论证所选定实施方案的理由。可行性研究报告主要包括以下内容：

（1）概述。

（2）新系统的目标、要求和约束。

（3）可行性研究的基本准则。

（4）现行系统描述及现行系统存在的主要问题。

（5）新系统对现行系统的影响。

（6）投资和效益分析。

（7）其他可选方案及与国内外同类方案的比较。

（8）有关建议。

3）系统开发计划书

可行性报告被批准后，系统开发之前，需要拟定一份较为详细的系统开发计划，以保证系统开发工作按计划保质保量按时完成。在开发计划书中应该说明各任务的负责人员、开发的进度、开发经费的预算、所需的硬件及软件资源等。开发计划书应提供给项目管理人员，作为开发阶段评审的参考。对于项目计划的管理，可以采用Microsoft Project等项目管理软件进行辅助管理。系统开发计划书的主要内容如下：

（1）概述。主要包括系统开发的主要目标、基本方针、参加人员、工作阶段和内容等。

（2）开发计划。系统开发各工作阶段或子项目的任务、分工、负责人、计划时间（开始及结束时间）、人力与资金及设备消耗、实际执行情况等，可用工作进度表、甘特图、网络图及关键路径法等工具辅助管理。

（3）验收标准。每项工作完成后验收的标准（时间、资金、质量等）。

（4）协调方法。信息系统开发中各个单位、阶段之间的衔接、协调方法、负责人、权限等。

4）系统分析说明书

当信息系统采用委托方式进行开发时，用户需求说明书（或叫用户需求报告）成为开发单位与用户间交流的桥梁，同时也是系统设计的基础和依据。当采用独立开发或合作开发时，系统分析是系统开发中最重要的工作，其工作成果就是系统分析说明书（或叫系统分析报告）。系统分析工作的好坏决定了新系统的成败。从信息系统生命周期的角度来看，用户需求说明书就是系统分析说明书。系统分析说明书的主要内容一般包括以下几个方面：

（1）概述。

（2）系统需求。

（3）新系统的目标与功能。

（4）新系统的逻辑模型。

（5）新系统的运行环境。

（6）新系统的验收标准与培训计划。

5）系统设计说明书

在系统分析的基础上，根据系统分析说明书进行新系统的物理设计，并完成系统设计说明书（或叫系统设计报告）的撰写。系统设计说明书主要包括以下内容：

（1）概述。

（2）总体结构。

（3）计算机系统配置。

（4）代码设计。

（5）数据库设计。

（6）输入与输出设计。

（7）计算机处理过程设计。

（8）接口及通信环境设计。

（9）安全和保密设计。

（10）数据准备。

（11）培训计划。

6）程序设计报告

依据系统设计报告进行程序设计工作。程序设计经调试通过后，应完成程序设计报告，以便为系统调试和系统维护工作提供依据。有了程序设计报告，就可以避免因程序员的流动造成系统维护工作的困难。程序设计报告的主要内容如下：

（1）概述。

（2）程序结构图。

（3）程序控制图。

（4）算法。

（5）程序流程图。

（6）源程序。

（7）程序注释说明。

7）系统测试计划与测试报告

为做好组装测试和确认测试，需为如何组织测试制定实施计划。测试计划应包括测试的内容、进度、条件、人员、测试用例的选取原则、测试结果允许的偏差范围等。

测试工作完成以后，应提交测试计划执行情况的说明，对测试结果加以分析，并提出测试的结论意见。系统测试是系统实施阶段的重要工作。系统测试报告主要内容如下：

（1）概述。说明系统测试的目的。

（2）测试环境。包括有关软硬件、通信、数据库、人员等情况。

（3）测试内容。包括系统、子系统、模块的名称，性能技术指标等。

（4）测试方案。包括测试的方法、测试数据、测试步骤、测试中故障的解决方案等。

（5）测试结果。包括测试的实际情况、结果等。

（6）结论。包括系统功能评价、性能技术指标评价、结论。

8）系统使用与维护手册

系统使用与维护手册是为用户准备的文档。有的系统比较大，将使用手册与维护手册分开。其中，系统使用手册（或叫操作手册）一般是面向业务人员的，他们是系统的最终使用者。系统维护手册（或叫技术手册）是供具有一定信息技术专业知识的系统维护人员使用的。系统使用与维护手册的主要内容如下：

（1）概述。主要包括系统功能、系统运行环境、系统安装等内容。

（2）使用说明。系统操作使用说明较为详细地说明了操作的目的、过程、方式、输入输出的数据等。最好将系统操作的界面图放入说明书，这样便于使用者学习与操作。

（3）问题解释。解释系统使用中可能出现的问题及解决办法，如非常规操作命令、系统恢复过程及意外情况与开发单位的联系方式等。

信息系统运行过程中，用户还需要记录运行日志。在发现需要对系统修正、更改的问题时，应将存在的问题、修改的考虑及修改的影响估计作详细的描述，写成维护修改建议书（或叫维护修改申请书），提交审批。维护修改建议书也是系统运行维护期间的重要文档。

9）系统评价报告系统

评价报告主要是根据系统可行性研究报告、系统分析说明书、系统设计说明书所确定的新系统的目标、功能、性能、计划执行情况及新系统实现后的经济效益和社会效益等给予评价。如果该信息系统的开发已作为立项的科研项目，那么，还要请专家进行鉴定。系统评价报告主要包括以下内容：

（1）概述。

（2）系统构成。

（3）系统达到设计目标的情况。

（4）系统的可靠性、安全性、保密性、可维护性等状况。

（5）系统的经济效益与社会效益的评价。

（6）总结性评价。

有的项目聘请了相应的监理方与审计机构，那么还需要有相应的系统监理报告和系统审计报告，这两种报告的内容与系统评价报告大体相同。

10）系统开发月报与系统开发总结报告

信息系统项目的建设开始以后，各任务的负责人应该按月向管理部门提交相应的项目进展情况报告。报告应包括进度计划与实际执行情况的比较、阶段成果、遇到的问题和解决的办法及下个月的打算等。

在整个信息系统项目开发已经完成，并且系统正式运行一段时间以后，系统开发人员应与项目实施计划对照，总结实际执行的情况，如进度、成果、资源利用、成本和投入的人力，从而对开发工作做出评价，总结出经验和教训，形成系统开发总结报告。系统开发总结报告包括以下内容：

（1）概述。包括信息系统的提出者、开发者、用户；系统开发的主要依据；系统开发的目的；系统开发的可行性分析等。

（2）信息系统项目的完成情况。包括系统构成与主要功能；系统性能与技术指标；计划与实际进度对比；费用预算与实际费用的对比等。

（3）系统评价。系统的主要特点；采用的技术方法与评价；系统工作效率与质量；存在的问题与原因；用户的评价与反馈意见。

（4）经验与教训。系统开发过程中的经验与教训；对今后工作的建议；对外发表的论文。

总而言之，信息系统的文档是系统建设中的重要组成部分，对于系统开发的成功和系统的正常维护起着保证和支持作用。对各阶段产生的文档要参照国家软件开发规范进行填写，并按照统一的格式进行编号。文档的多少、大小和复杂程度与所开发的信息系统的大小和复杂程度成正比。另外，信息系统的文档还因开发方法的不同而有所差异。用户可根据实际情况确定信息系统开发的文档种类和内容。文档要尽可能地简单明了，便于阅读，并且尽量使用图、表进行说明。

3信息系统文档的管理

为了最终得到高质量的信息系统文档，在信息系统的建设过程中必须加强对文档的管理。文档管理应从以下几个方面着手进行。

1）文档管理的制度化、标准化

必须形成一整套的文档管理制度，其内容包括：

（1）明确必须提供文档的种类、格式规范；

（2）明确文档管理人员；

（3）明确文档的制定、修改和审核的权限；

（4）制定文档资料管理制度。

根据这一套完善的制度协调、控制系统开发工作，并以此对每一个开发成员的工作进行评价。

2）文档管理的人员保证

项目小组应设文档组或至少一位文档保管人员，负责集中保管本项目已有文档的两套主文本。两套文本内容应完全一致，其中的一套可按一定手续办理借阅。

3）维护文档的一致性