物业管理系统的主要功能

11.5.1　物业管理系统的主要功能

随着人们生活水平、小区管理水平的提高，有关物业的数据越来越庞杂，人们对物业信息的处理要求日益提高，因此采用计算机作为物业管理的工具是历史发展的必然；开发电子计算机在此领域的应用，这是物业管理手段智能化、现代化的发展方向。

只有利用计算机进行物业管理，特别是进行联网管理，才可能实现物业信息的标准化和智能化，为物业管理工作提供准确及时的信息，有助于物业管理部门进行管理并做出相关决策；同时也使物业管理公司及时准确地了解运营状况，做出经营决策，这样才能使物业管理智能化提高到一个新水平。

1）房产档案信息管理系统

（1）房产档案。主要功能是储存、输出所有需要长期管理的公寓房屋的各种详细信息。

（2）业主档案。主要功能是储存、输出每套公寓的住户（包括租用户）的详细信息，进行住户的入住和迁出操作。

（3）产权档案。主要功能是储存、输出每套公寓的产权信息，进行产权分配的操作。

2）物业收费自动化系统

物业管理的很大一部分是物业收费。在物业管理计算机化的基础上，应该实现物业收费的规范化。对纳入社区收费管理的收费项目进行电子收费管理（包括冷热水费、电费、卫生费、物业管理费和停车费等），提供网上应缴费用的查询，定期催缴，对没有上网能力的住户提供电话查询或者在物业管理中心进行查询，具有收费的登记、转账、统计功能及收费项目、计费方式的变更登记等功能，居民可通过IC卡或小区电子银行缴费。

（1）收费标准（各种费用、租金、物业管理费等）。主要功能是对收取的各类费用确定价格因素以及进行计算工作。

（2）收费计算。主要功能是确定最后应向用户收取的费用和设定费用追补项目，为费用收取做准备。

（3）费用结算。主要功能是进行实际的费用收取工作，输出每一套户各类费用收欠情况。

3）IC卡管理系统

IC卡作为一种信息的存储和传递媒体，在现代社会中得到越来越广泛的应用。小区“一卡通”系统的最终目的是实现真正的小区一卡通，用IC卡取代小区管理和生活中所使用的个人证件和现金支付手段。用IC卡实现一卡通，是小区信息化标志之一，能够提高业主的生活水平，也使物业管理自动化更加成熟。

4）设备报修、维护管理系统

通过计算机记录日常设备的维护与报修等信息，对设备报修、维护管理情况，有查询、考核与统计等管理功能，定期产生考核情况明细、报修信息的录入，具有网上报修功能，相应的费用通过收费信息系统进行统一的结算。

（1）储存、输出物业维修养护的详细情况。

（2）储存、输出对各种公共设施、各种楼宇设备进行维修养护的详细情况。

（3）储存、输出所有维修养护工作的综合情况以及按照产权人来统计其应交的各种费用。

5）人事信息、财务信息系统和内部办公自动化系统

该系统专为物业管理公司的人事信息、财务信息和内部办公自动化而提供，具有与其他子系统的接口，便于信息共享和统一管理。在小区网络的基础上提供一个足够开放的平台，实现充分的数据共享，内部通信和无纸办公。办公自动化主要包括：文档管理、收发文管理、各类报表的收集整理、接待管理（来宾来客、投诉、管理、报修等）、事务处理等。

（1）文档管理。将物业公司发布的文件分类整理，以电子文档形式保存，以方便公司人员检索、查询。

（2）收发文管理。文件的收发、登记、管理。

（3）报表管理。收集整理各类报表提供给公司领导和上级有关部门。

（4）接待管理。对公司的来宾来客进行登记，为编写公司大事记提供资料。记录各类投诉、报修等并转给事务处理。

（5）事务处理。对公司内部事务、各类投诉、报修等事务的处理进行监控登记，为管理者提供事务处理全过程监控和事后查询，为查询系统提供信息。

6）公共设施管理系统

现代化物业管理要求对公用设备进行智能化集中管理，主要对建筑的采暖热交换系统、生活热交换系统、水箱液位、照明回路、变配电系统等进行信号采集和控制，实现设备管理系统自动化，起到集中管理、分散控制、节能降耗的作用。同时对小区内各类设备的基本信息及其运行状况进行登记、维护，对修理、更换情况进行汇总。