3.2.1 文档的基本操作
Word文档的基本操作是运用Word的基础， 用户只有在充分掌握这些基本操作之后， 才能更好地使用Word。 Word为建立和完成一个新文档提供了各种工具， 其可用于修改文档的外观和完善文档的内容。
文档的基本操作主要包括以下几部分: 创建新文档、 打开文档、 保存文档、关闭文档和保护文档。
1. 创建新文档
创建一个新建文档是学会使用Word的第一步， Word2010文档的扩展名是“.docx”。 一般来说， 当用户启动Word2010后， 会自动创建一个默认名为 “文档1” 的新文档。如图3-9所示窗口称为文档编辑窗口， 在该文档编辑窗口中，用户可以输入所需要的文本、 表格和图形。
图3-9 文档编辑窗口
1) 创建新文档的方法
(1) 选择 “文件” 菜单中的 “新建” 命令， 然后在 “可用模板” 中选择“空白文档”， 单击 “创建” 按钮即可完成新文档的创建。
(2) 按 【Ctrl】 ＋ 【N】 组合键。
当创建一个对样式无特殊要求的文档时，按【Ctrl】 ＋ 【N】 组合键是最为方便的方法。
2) “新建” 任务窗口
“新建” 任务窗口如图3-10所示， 用户在可用模板中选择空白文档、 博客文章、 书法字帖等模板。
图3-10 “新建” 任务窗口
选择 “根据现有内容创建”， 将会弹出 “根据现有文档新建” 对话框， 在该对话框中选择一文件， 单击 “新建” 按钮， Word2010将自动以该文档为基础新建一个文档， 即新建的文档包含了所选文档的所有内容。
2. 打开文档
打开文档就是指把磁盘中对应的文件调入内存， 并显示在工作区中。 如果用户需要对已经存在的文档进行操作， 就要先打开该文档。 在Word2010中， 既能够打开本机硬盘上已经存在的位于不同位置的文档， 又可以通过网络打开与本机相连的网络上的文档。
Word2010中常用的打开文档的方法如下:
1) 选择 “文件” 菜单中的 “打开” 命令
选择“文件” 菜单中的 “打开” 命令； 或按 【Ctrl】 ＋ 【O】 组合键， 将弹出 “打开” 对话框，如图3-11所示。在“查找范围” 下拉列表框中， 选择要打开文档所在的位置， 在 “文件名” 下拉列表框中选择文件名， 也可以从对话框左边的图标中设置要打开文档的位置， 或者直接输入需要打开文档的路径及文件名。 一般打开文件的文件类型， 系统默认为 “所有Word文档” (文件扩展名是“.docx” 或 “.dot” 等)。 若要打开其他类型的文件， 则可在 “文件类型” 的下拉列表框中选择文件类型， 如 “.txt” 文件。 当在该下拉列表框中指定了文件类型之后， 在对话框的列表框中将只显示该种类型的文件。 “文件类型” 列表框中提供了Word2010可以转换的常见文件类型， 系统在打开文件的同时自动进行文件格式转换。 选择文件位置、 名称、 类型后， 单击 “打开” 就可以打开指定的文档； 双击要打开的文档名称也可将其打开。 如果要同时打开多个文档， 则可以事先选定多个文档， 再单击 “打开” 按钮。
图3-11 “打开” 对话框
2) 打开最近使用过的文档
在 “文件” 菜单的下方单击 “最近所用文件” 可以显示最近打开的文件列表， 选择其中的文件名可打开该文件。
3. 保存文档
编辑和排版文档只是存储在计算机的随机存储器里， 关机或突然断电都会造成信息的丢失。 所以用户要随时保存文档， 以避免突然断电或误操作造成的数据丢失。
1) 保存文档常用的方法
(1) 利用 “文件” 菜单中的 “保存” 或 “另存为” 命令保存文档， 如图3-12所示。
(2) 单击工具栏中的 “保存” 按钮保存文档。
(3) 按【Ctrl】 ＋ 【S】 组合键保存文档。
图3-12 “另存为” 对话框
2) 保存所有打开的文档
先按住 【Shift】 键， 然后单击 “文件” 菜单， 选择 “同时保存” 命令， 可以同时保存所有打开的文档和模板， 若在打开的文档中含有未命名的文档， 则系统会自动弹出 “另存为” 对话框， 提示用户为文档命名。
3) 自动保存文档
选择“文件” 菜单中的 “选项” 命令， 如图3-13所示， 在打开的 “选项”对话框中选择 “保存” 选项卡。 选中 “保存自动恢复信息时间间隔” 的复选框，能够启用该功能并设置间隔时间。 当 “自动保存” 功能启用后， 可以根据保存时间间隔的设置， 自动将文档的修改进行保存， 以便在系统停止响应或断电后能够恢复文档。 如果Word2010在文档打开时中止， 并且不得不重新启动， 则Word 2010将在重新启动时自动打开并恢复文件 (恢复的文件内容为最后一次自动保存的文档内容)。 这样可以避免因程序中止、 停止响应或断电造成数据丢失。
图3-13 “保存” 选项卡
4. 关闭文档
关闭文档的方法有两种:
(1) 利用 “文件” 菜单中的 “关闭” 或 “退出” 命令关闭文档。
(2) 单击菜单栏右侧的 “关闭窗口” 按钮关闭文档。
若当前文档在编辑后没有保存， 则关闭前将会弹出一对话框， 询问用户是否对文档所做的修改进行保存。 单击 “是” 按钮保存此修改的文档； 单击 “否”按钮放弃保存此文档； 单击 “取消” 按钮取消关闭当前文档， 可以继续对文档进行编辑。 若要关闭当前打开的全部文档， 则可先按住 【Shift】 键， 然后打开“文件” 菜单， 可看到 “关闭” 菜单项变成 “同时关闭” 后， 选择 “同时关闭”命令， Word2010将关闭所有文件。
3.2.2 文档的浏览
在Word2010中， 系统提供了多种显示文档的方法。 对于同一个文档， 我们可以从不同的角度去浏览， 这样可以满足不同状态下的编辑需要， 对于每一种显示方式都可以称为一种视图。 一般性的文档浏览只需通过调整显示比例和使用滚动条就能够完成， 而如果对窗口进行 “拆分”， 还能同时浏览或操作同一文档的不同部分， 对多窗口进行 “重排”， 可同时浏览多个文档。
1. Word2010视图
Word2010提供的几种视图分别为页面视图、 阅读版式视图、 Web版式视图、 大纲视图和草稿。 视图之间的切换方法如下:
方法一: 单击文档窗口右下方视图切换按钮组中的相应按钮可以切换视图。
方法二: 打开 “视图” 功能区即可看到五种视图模式， 单击相应按钮即可切换。
1) 页面视图
页面视图是Word2010默认的视图方式， 如图3-14所示， 这种视图能够使用户看到图、 文的排列格式， 其显示的效果与最终打印出来的效果完全相同。
图3-14 页面视图
2) 阅读版式视图
阅读版式视图如图3-15所示， 其最大的特点是便于用户阅读操作， 它能同时将相连的两页显示在一个版面上， 使得阅读文档十分方便； 利用其中的文档结构图还能够同时将文档的大纲结构显示在左侧窗格中， 对于阅读和编辑文档十分方便。
图3-15 阅读版式视图
3) Web版式视图
Web版式视图的显示与浏览器中的显示完全一致。 采用这种视图方式， 能够编辑用于向网站发布的文档， 即能将Word2010中编辑的文档直接用于网站， 而且能够通过浏览器直接浏览。 Web版式视图中不显示标尺， 也不分页， 所以没有分页线， 该视图可用于制作Web页， 并且在浏览器中显示时可以自动分页。
4) 大纲视图
一篇文章的结构总是以大纲来组织的， 比如其包括文章名 (一级标题)、 节名 (二级标题) 等， 使用大纲视图能够很方便地查看文章的层次， 并且能够通过拖动标题来移动、 复制、 删除和重新组织段落， 使得文档的编辑非常方便。
在大纲视图中， 能够折叠文档， 只查看主标题或者扩展文档， 以便于查看整个文档； 每种大纲级别的段落左侧都有一定的符号表示， 在 “大纲” 工具栏中能够看到当前显示的是 “显示所有级别”， 在该下拉列表框中则能选择 “显示级别” 选项， 确定想要显示到的级别。 所以大纲视图适合对长文档进行编辑操作。
2. 导航窗格
导航窗格是一个独立的窗格， 能够显示文档的标题列表。 导航窗格能够对整个文档进行浏览， 而且还能跟踪其在文档中的位置。 选择 “视图” 菜单中的“导航窗格” 命令，可打开导航窗格， 如图3-16所示。 单击导航窗格中的标题后， Word就会跳到文档中对应的标题， 并将其显示在文本区域的顶部， 同时该标题在文档结构图中被突出显示。 需要注意的是， 如果想要识别出其层次结构，必须正确应用标题样式的文档才可以， 否则文档结构图中没有任何内容。
图3-16 导航窗格
3. 打印和打印预览
打印预览可以模拟显示文档的打印效果， 模拟效果十分相似。 选择 “文件”菜单中的“打印” 命令，就可以打开打印窗口，如图3-17所示。 在打印窗口的右侧则为当前文档的打印预览。
4. 调整文档的显示比例
选择 “视图” 功能区的 “显示比例” 命令， 能够在编辑文档时使文档有合适的显示比例。“显示比例” 对话框如图3-18所示， 在其中能够选择多种不同的比例显示文档。 打开 “文字宽度” 选项卡， Word2010能够自动根据文字的宽度调整显示比例， 以达到最大的显示效果。
在Word2010中也可以通过拖动窗口右下角的滑动块或是单击滑动条两侧的“-” “＋” 来调整显示比例，如图3-19所示。
5. 浏览文档
使用文档编辑窗口中的滚动条、 键盘上的上下翻页按钮以及滚动鼠标中的滚动滑轮浏览文档是最常用的方法。 此外利用键盘上的光标定位键也可以进行文档的浏览，如按【Ctrl】 ＋ 【PgUp】 组合键可以直接定位于文档之首。
图3-17 打印窗口
图3-18 “显示比例” 对话框
图3-19 调整显示比例
3.2.3 文档的基本编辑
在Word2010文档中能输入文本、 各种符号、 日期和时间以及数学公式。 文本的输入主要是把汉字、 符号等输入到当前文档的光标位置处， 因此首先要确定光标的位置， 然后选择输入法。
1. 输入文本
1) 插入点
插入点就是在启动Word2010之后， 在文档窗口中闪烁的竖线 “｜ ” 光标，它表示可以在此位置向文档中输入文本。 Word2010采用 “即点即输”， 即插入点在什么位置， 将要输入的内容就会出现在插入点所在的位置。 输入文本时， 插入点自动由左向右移动， 用户能够连续不断地输入文本。 当插入点移到页面右边界时， 如果再输入字符， 则插入点会自动移到下一行的行首位置。 如果输完一个段落， 按 【Enter】 键将会插入一个段落标记， 即将光标移到新一段的行首。 另外删除错误或者是不想要的字符， 可通过按 【Backspace】 键删除插入点之前的字符， 或按 【Delete】 键删除插入点之后的字符。
2) 移动插入点
使用鼠标或者键盘都能移动插入点。 使用鼠标的方法就是将鼠标指针移动到需要设置插入点的地方，单击即可，如表3-1所示。
3) 插入/改写状态
Word2010提供了两种编辑模式， 分别为插入和改写。 默认情况下， 在文档中输入文本是处于插入状态， 在这种状态下， 输入的内容会出现在光标所在位置， 而该位置原有的内容将顺次后移。 而在改写状态时， 输入的内容将替换光标后面的内容， 来实现对文档的修改。 通过按 【Insert】 键可实现两种输入方式的切换。
表3-1 常用插入点移动键功能
续表
2. 输入符号
当在录入文字要输入一些不能用键盘直接输入的特殊符号时， 就要使用Word2010所提供的插入符号功能。
1) “插入” 菜单插入
操作步骤具体如下:
(1) 切换到 “插入” 功能区；
(2) 选择“插入” 功能区的 “符号” → “其他符号” 命令， 打开 “符号”对话框，如图3-20所示，可从中选择 “符号” 或“特殊字符” 选项卡；
(3) 双击要插入的符号， 即可将该符号插入到文档中。
图3-20 “符号” 对话框
2) 快捷键插入
在Word2010中提供了快捷键插入方法。 一般情况下， Word2010为常用的符号提供了快捷键， 在 “符号” 对话框中可以看到它们的快捷键定义， 如图3-21所示。
图3-21 符号快捷键
若感觉Word2010定义的快捷键使用起来不方便， 用户也可以自己为该字符定义快捷键。
3. 输入日期、 时间
日期和时间向文档中输入有两种方式: 一为键盘直接输入方式， 二为利用菜单插入方式。
1) 键盘直接输入
用键盘直接输入时间、 日期即可。 时间和日期可以是任意的， 不受系统时间的限制， 不会自动更新。
2) 菜单插入
利用菜单方式插入的是系统时间和日期， 时间和日期一旦插入， 可以选择是否自动更新， 其操作步骤如下:
(1) 将光标置于要插入时间或日期的位置。
(2) 选择 “插入” 功能区的 “日期和时间” 命令， 打开 “日期和时间” 对话框，如图3-22所示。
(3) 在 “可用格式” 列表框中选择需要的日期和时间格式， 单击 “确定”按钮， 日期或时间就会按选定的格式插入到文档中。
(4) 如果在 “日期和时间” 对话框中选中 “自动更新” 复选框， 则插入的日期和时间还会随着系统时间的改变而改变。
图3-22 “日期和时间” 对话框
4. 输入数学公式
当需要在文档中建立数学公式时， 由于编排数学公式比较复杂， 故Word 2010提供了一个 “公式编辑器”， 为数学公式提供了若干套 “样板”， 包括特殊的符号和各种公式。
公式编辑器的两个主要功能为:
(1) 插入公式；
(2) 编辑公式。
3.2.4 文本的编辑
输完一篇文稿时， 往往要对文档的某一部分进行编辑和修改， 文本编辑包括插入、 删除、 移动、 复制、 重复、 撤销、 查找和替换等。
1. 文本选取
要进行文本编辑， 首先应选取要进行操作的部分， 被选取的文字以黑底白字的高亮形式显示在屏幕上。 选取文本之后， 用户所做的所有操作都只作用于选定的文本。 在Word2010中， 选取文本的方法有多种， 如利用鼠标、 键盘， 等等。下面介绍几种常用的选取方法。
1) 鼠标选取
最常用的选取方式就是用鼠标选取， 通过拖动鼠标， 用户可以选取需要的文字。 具体操作步骤如下:
(1) 用鼠标在欲选文本的第1个字符前单击， 使指针变为闪烁的 “｜ ” 形；
(2) 按住左键向后拖动鼠标，如图3-23所示。
图3-23 被选取的文字
鼠标快速选定文本的操作方式见表3-2。
表3-2 用鼠标选定文本的快速方法
在选定文本后， 如果发现选定的内容不合适， 欲取消选择， 只需单击选定区域以外的任意位置即可。
2) 键盘选取
键盘快速选定文本的操作方法见表3-3。
表3-3 常用键盘选取
2. 移动文本
1) 鼠标移动
选定要移动的文本， 拖动选定文本到目标位置即可。 这种方法适用于实现短距离移动文本。
2) 剪贴板移动
剪贴板是操作系统在内存中开辟的一块可共享的公共信息区域， 它不但能够保存文本信息， 还能保存图形、 图像和表格等各种信息。 因此可将其作为一个信息交换的桥梁。 用户在使用 “复制” “剪切” “粘贴” 等命令时， 这些命令都由操作系统自动完成了。 如果要移动一段选定的文本， 需分解成两个步骤， 即先剪切目标文本， 然后复制到剪贴板， 最后再从剪贴板粘贴到目标处。
3. 复制文本
1) 鼠标复制
选定要复制的文本，在按住 【Shift】 键的同时拖动选定文本到目标位置即可。
2) 剪贴板复制
剪贴板复制文本有以下几种方法:
方法一: 先选中要复制的文本， 在选中区域上单击右键， 在出现的菜单中选择 “复制” 命令， 然后在需要插入的地方单击右键， 在出现的菜单中选择 “粘贴” 命令。
方法二: 将要复制的文本选中， 单击 “开始” 功能区的 “复制” 按钮， 将选定文本复制到剪贴板中， 然后将光标定位到要粘贴的位置， 单击 “开始” 功能区的 “粘贴” 按钮， 完成复制。
方法三:先选中要复制的文本，按【Ctrl】 ＋ 【C】 组合键，将选定文本复制到剪贴板中， 然后把插入点移动到要粘贴的位置，按【Ctrl】 ＋ 【V】 组合键，完成复制。
图3-24 “粘贴选项”
3) 选择性粘贴
在进行复制粘贴操作时， Word2010通常会将文本的格式一同复制过来， 这时可以单击 “粘贴选项”， 此时会出现一个菜单， 如图3-24所示。用户可根据自己的要求来选择。
4. 删除文字
1) 删除字符
如果要删除一个字符， 应先将光标定位到要删除字符的前面， 若按【Delete】 键， 则该字符被删除； 若按 【Backspace】 键， 则会删除插入点之前的字符， 同时被删除字符后面的文字依次前移。
2) 删除多个字符或段落
若要删除多个字符、 一整段或多段文字内容， 可以先选中想要删除部分的文字， 然后按 【Delete】 键， 或者用 “编辑” 菜单 “清除” 命令中的 “内容” 选项， 进行删除。
5. 查找与替换
对较长文档进行编辑时， 通过查找功能可以快速定位所要查找字符的位置；利用替换功能， 能够快速完成文字内容的替换。
1) 查找文本
查找文本的具体操作步骤有以下几步:
(1) 要查找某一特定范围内的文档， 则在查找之前应先选取该区域的文档。
(2) 单击“开始” 功能区的 “查找” 命令或者按 【Ctrl】 ＋ 【F】 组合键，打开“查找和替换” 对话框，如图3-25所示。
(3) 在 “查找内容” 的下拉列表框中输入要查找的内容。
(4) 单击 “查找下一处” 按钮， 能够找到指定的文本， 找到文本后，Word2010会将其所在页移到屏幕中央， 并选中文本。 若文档中还有相同的内容， 则可以通过再次单击 “查找下一处” 按钮， 继续查找指定的文本。 单击“取消” 按钮可以返回到文档中。 用户可以对查找进行高级选项的设置， 来限定查找范围或者查找带格式的文本。 具体方法是单击 “查找和替换” 对话框中的“更多” 按钮，打开其高级选项，如图3-26所示。
图3-25 “查找和替换” 对话框
图3-26 “查找和替换” 的 “更多” 选项
(5) 当查找结束后， 将会弹出一个提示框， 能够显示查找结果。 单击 “确定” 按钮返回文档。
2) 替换文本
执行替换功能的操作步骤如下:
(1) 使用“编辑” 菜单中的“替换” 选项或者直接应用 【Ctrl】 ＋ 【H】 组合键， 打开 “查找和替换” 对话框， 这时会默认打开 “替换” 选项卡。
(2) 在 “查找内容” 的下拉列表框中输入将要替换的文本。
(3) 在 “替换为” 下拉列表框中输入替换文本。
(4) 单击 “查找下一处” 按钮， Word2010能自动找到要替换的文本， 并且能够显示在屏幕上， 倘若用户决定替换， 则可以单击 “替换” 按钮； 单击 “查找下一处” 按钮继续查找或单击 “取消” 按钮取消替换操作。 如果单击 “全部替换” 按钮， 则Word2010能自动替换所有指定的文本。 与查找类似， 用户也能够设定替换的范围等选项。 如果在 “替换为” 文本框中不输入内容， 则会删除文档中要替换的文本。
6. 撤销与恢复
编辑文档时， 经常会发生一些错误操作， 这时我们可以利用Word2010提供的撤销与恢复功能。 撤销是为了能纠正错误， 即取消上一步的操作结果， 能将编辑状态恢复到所做错误操作前的状态； 恢复操作则是相对于撤销操作而言的， 是撤销的逆操作。
1) 撤销操作
撤销操作的方法如下:
(1) 单击 “常用” 工具栏中的 “撤销” 按钮；
(2) 按【Ctrl】 ＋ 【Z】 组合键。
2) 恢复操作
恢复操作的方法如下:
(1) 单击 “常用” 工具栏的 “恢复” 按钮；
(2) 按【Ctrl】 ＋ 【Y】 组合键。
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