【摘要】：所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。档案信息电子化，信息成果可多份拷贝。档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
所谓档案信息电子化，就是以档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
（1）可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字储存，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。
（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是“选题—选材—编辑—出版”，这种“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间过长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
（3）档案信息电子化，可一次投入、多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。
（4）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝。将拷贝成果分享给各个部门，可以扩大社会影响，拓宽服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
（5）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面的发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，为将来在“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
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