（一）协同研究、统一规范
这项工作涉及学院的各个部门，建议由评建办牵头，教务处、人事处、学生处等配合，学院其他部门包括各个管理部门、各个教学系 （部）参与，共同研讨，制订出广泛适用的学院基础信息编码规则和标准，颁布学院统一执行。
（二）解决问题的技术路线
1.基础信息编码的基本原则
（1）唯一性。
基础信息的编码是描述对象基本属性的唯一标识。例如，教职工号是在职教职工的唯一标识，一个教职工只有一个教职工号；同样，一个教职工号只对应一个教职工。
编码对象在不同的系统中可能会有不同的描述。例如，一个系部名称有系部全称、简称、英文全称、英文缩写等，但在一个分类编码中，必须保证给一个系部仅赋予一个编码，同时这个编码也只反映这个对象。也就是说，在不同信息平台中允许有不同的系部名称，但编码必须是唯一的、相同的。当然，系部名称也需要规范，在不同信息平台中保持相同。
（2）规范性。
在同一类基础信息编码中，编码的类型、结构以及编写格式必须统一。
数据在数据库中必须以规范的格式存在。在高校信息化建设中，信息编码的一项重要原则就是采用标准代码，凡有国家标准的尽量采用国家标准代码。同时，各个部门使用的管理信息系统尽量采用统一的信息编码标准，为其他信息平台预留外部数据接口，成为学院不同信息化平台中一个相互服务的信息岛屿。达到数据共享的目的，减少许多无谓的工作量。
（3）可扩充性。
基础信息编码设计要考虑到长远使用，应能满足几十年甚至上百年使用。编码结构要考虑到数据不断增长与变化的未来趋势，在各类基础信息编码中要留有适当的空间。例如，系部代码的宽度为两位，采用数字编码，那么数据容量最大为99，必须考虑未来系部不断增加的可能性。
具体编码时，同类型系部尽量编排在一起，同时要有所预留。例如，我院目前教学系有酒店系、导游系、国土系、信息系、基础部，编码目前为01～05。考虑今后会增加新的系，可以这样设计：增加一个识别码，系部代码采用三位。第一位为识别码 （1——教学；2——行政；3——党群；4——后勤；5——其他），后两位为流水码。这样，不同类别的部门编码最大可到99。
（4）稳定性。
基础信息编码要反映对象最本质的属性或特征，要有相对的稳定性。凡不稳定的因素一律不予考虑。
例如，教职工号一般只包含教职工入职年份，这样可以保证教职工号稳定不变。如果教职工号中包含系部、角色等信息，则会因为教职工角色转换或正常调动而需要更改教职工号，造成信息管理上的不延续。
另外当增加新的对象时，应可以直接在原编码基础上进行扩充，而无须变动整个编码体系与规则。基础信息编码的稳定性直接关系到整个高校信息平台的稳定与安全。
（5）兼容性。
与相关标准 （原有编码、包括国家标准、部颁标准）协调一致。
（6）实用性。
编码要尽可能反映对象的特点，有助于记忆，便于填写。数字编码与字符编码各有特点，但数字、字符混合编码缺点突出——字符有大小写之分，键盘录入容易出错，所以一般尽量避免采用数字、字符混合编码。
2.信息编码的类型
一般应有的代码有两类，一类是有意义代码，即赋予代码一定的实际意义，便于分类处理，亦称作分类识别码；一类是无意义代码，仅仅是赋予信息元素唯一的代号，便于对信息的操作，通常是流水码。
由于无意义代码不具备一定意义，不能反映对象的任何属性信息，因此信息蕴含量较低，人工识别性较差。
通常由对象的各级属性含义代码组合而成，所以可以将一些重要的、使用频率较高的属性信息加入编码中，从而增强人工识别性。例如，学号由入学年份、专业序号、班级序号、顺序号等几段编码组成，根据编码规则一般可以推断出学生的年级、专业、班级等信息。
由于对象属性可能会随着时间的变化而变化。当对象属性发生改变时，有意义的编码就面临着属性及其含义对应不上的问题，反而使编码不真实、确切，如转专业、留级的学生，其学号上所对应的年级、专业、班级信息就可能与实际产生偏差，这就需要调整编码以保证编码的唯一性。所以，编码的稳定性至关重要，一般对于稳定性很强的对象属性才考虑编制在代码中。
3.部分具体信息编码的可行性分析
（1）系部代码。
在编制系部代码时，最重要的就是可扩充性。以前我们习惯把系部代码编排得 “有规律”，按顺序编排各系部代码，这样虽然简单，但没有考虑随学院发展以后会增加新的教学系和职能部门，如酒店系01、旅游系02、国土系03、信息系04、基础部05、教务处06……，那么以后出现新的教学系 （部）和管理部门就应该考虑引入类型识别码。系部代码各字段编码规则与说明如图1、表1所示。
图1 系部代码各字段编码规则示意
第一位为类型识别码 （1——教学；2——行政；3——党群；4——后勤；5——其他），后两位为流水码。
表1 系部代码编排规则
（2）教职工代码。
教职工号编排时，当时没有一套全校统一的教职工编号，财务上的工资号、教务上的教师号以及数据平台的教职工号各自编排，很不统一，每个教职工登录不同的系统使用的帐号都不同，记忆起来相当烦琐。将教职工号统一由人事处编排，采用有意义编码和无意义编码结合，只将最稳定的属性——参加工作的日期编进教职工号，其他易变属性如所在部门等都不予考虑。这样教职工号编定后，所有应用系统都采用此套标准编码，其他任何人不能轻易改、换、删。系统用户不论登录哪个系统都只需要记忆一个工号，不会混淆，在系统内部也会消除冲突，节省存储空间和转换数据的时间，更加会给学校统一数据带来方便。
教职工代码各字段编码规则与说明如图2。
图2 教职工代码各字段编码规则示意
入职年份即开始参加工作的年份。
（3）专业代码。
具体参照国家标准专业代码 （如表2）。
表2 国家标准专业代码
（4）课程代码。
课程编码目的是给学院所开课程一个 “身份证”，是课程的识别码，具有唯一性。区分课程的唯一标准是课程标准 （课程教学大纲），课程编码的核心号码是专业编号。
有效的课程编码，可以通过专业人才培养方案 （教学计划）一轮的执行，在人才培养工作状态数据采集平台中反映出该专业的课程体系 （结构），也可以看出该专业人才方案的执行情况，以发挥数据采集平台对教学质量的监控作用。
①课程编码各字段编码规则与说明如图3所示。
图3 课程编码各字段编码规则示意
课程编码共十位，前三位是系部代码，第四五两位是专业编号，第六位是课程类型码，第七位为课程性质码，第八位是专业核心课程码，最后两位是流水码。
②各类课程编码的说明。
A.基本素质课程。
a.全院统一教学标准 （大纲）的课程。
第一类：体育与健康、毛泽东思想与中国特色社会主义、思想道德修养与法律基础、心理健康教育、形势与政策、计算机文化基础、大学生职业生涯与就业指导等课程。编码规则为：
系部代码105；专业编号00；课程类型 （A、B、C选一）；课程性质 （1）；专业核心课程码 （0）；流水码从01～99编写。
第二类：入学教育、国防教育、毕业教育等。编码规则为：
系部代码106；专业编号00；课程类型 （A、B、C选一）；课程性质 （1）；专业核心课程码 （0）；流水码从01～99编写。
b.根据专业不同，学院按照文科类和工科类制定不同教学标准的课程。如大学语文、高等数学、大学英语、普通化学等。编码规则为：
系部代码105；专业编号00；课程类型 （A、B、C选一）；课程性质 （1）；专业核心课程码 （0）；流水码从01～99编写。
B.公共选修课。
编码规则为：
系部代码106；专业编号00；课程类型 （A、B、C选一）；课程性质 （3）；专业核心课程码 （0）；流水码从01～99编写。
C.除A、B所列课程之外的课程，即专业基础能力课、专业能力课、专业选修课、实习实训课程等，以专业人才培养方案 （教学计划）为单位，对其专业课程体系中的每门课程进行编码。
（5）其他基础信息编码。
a.班号。（如图4所示）
图4 班号编码规则示意
例如，“酒店1101”。
b.学号。（如图5所示）
图5 学号编码规则示意
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