第九章展会活动所谓展会是指组织围绕自身成果运用

第九章　展会活动

所谓展会,是指组织围绕自身成果,运用经过反复精选的实物、模型、文字说明、图片、宣传品、现场讲解、幻灯、录像、电影、音响效果、模拟制作、小型研讨等多种媒介、符号和手段进行的综合传播活动。展会具有形象、生动、直观及融知识性、趣味性于一体的特点,因其风格统一,艺术感染力强,对公众有比较强的吸引力,容易成为媒介宣传报道的对象。展会能有效地传播组织的信息,展示组织的综合实力,宣传组织的形象,从而起到明显的和公众进行双向互动的效果。目前展会已形成一个产业。

展会有多种形式和不同的规模。展销会、博览会、展示会等都属于此类。

1.大型展会:通常由专业展览机构主办,参展者可通过报名、缴费租用展位的方式参展。

2.小型展会:由企业或组织自办,主要用于展示本组织的产品或与本组织关系密切的主题。常见的有企业产品陈列室、厂史展览室或其他相关的专题展览(如《北京大学文库》陈列室)。其中有些展览应该长期保存,它们是公众认识、了解企业和组织的窗口,也是集中体现组织文化、企业精神,并对员工进行相关教育的理想场所和有效方式。

策划与组织有关的小型展会,是公关人员的一项重要工作。其运作程序包括:

1.确定展会主题,制定详细的计划,明确展会的内容、形式、持续时间、传播方式等,落实展会所需经费；

2.搜集、复制各种展品,并按整体计划,对展品进行编号和陈列；

3.准备各种文字说明和宣传品,与美术师、灯光音响师等一起布置展览会场；

4.策划、组织展会的开幕式,诚恳接待和欢迎前来采访的媒体公众以及其他各类公众,热心地为公众进行讲解；

5.采取各种方式,及时了解公众对展览的意见和反应,作为对展览成效进行测评的依据。长期陈列的展览,要及时补充新的内容,使之更适合不同阶段公众的参观需要,更能反映组织工作的发展过程和最近成就。

一个成功的展会应该有鲜明的主题,展会的规格、色彩和特征都要体现主办者的良苦用心,要新颖美观,富有独特魅力；公关人员面对观众要态度真诚,有条不紊；此外展会要通过媒体进行大规模的对外宣传,以进一步扩大社会影响。